論移動辦公系統在物業管理中的應用

文/孫燕 萊蕪鋼鐵集團金鼎實業有限公司 山東濟南 271104

所謂移動辦公就是指辦公人員通過安裝在移動終端設備上的客戶端軟件程序進行辦公的過程。在這個過程中，移動終端成為了一個小小的移動電腦，而工作人員卻可以完全擺脫固定不變的辦公場所，而使工作環境更為輕松、自由和舒適。因此，這是對傳統辦公理念的一次革新。至今為止，這種辦公模式已經更多的應用于政府、企業、銀行等部門的業務中，為各個行業提升辦公效率起到了促進作用。近些年來，這種辦公模式又被應用于物業管理工作中，為物業管理工作的高效完成帶來了質的飛躍。

1、物業管理中移動辦公的應用模型

1.1 移動辦公系統的主要工作原理和功能

移動辦公的主要原理就是將個人電腦中的各種功能轉移到智能手持終端設備中。而將移動辦公模式應用在物業管理工作的主要目的就是通過智能手持終端設備可以快速的訪問某一個局域網內的可用資源[1]。并在此基礎上實現數據庫的查詢、文檔的瀏覽、文件的上傳、下載、審批和相關的費用支付等業務。而且，由于移動辦公系統采用的是智能化的客戶端服務技術，所以客戶可以終生享用維護的權利。此外，對于局域網內的任何數據，移動辦公系統都可以實現其與現有應用系統的無縫對接。這就在很大程度上加快了終端手持設備對個人電腦的取代速度。所以，從這個角度而言，移動辦公系統為使用者搭建了一個健全的、具備個性特點的、應用范圍廣泛的移動辦公應用系統。這極大的促進了物業管理工作的高效進行。

1.2 移動辦公系統必備的功能模塊

由于移動辦公系統的業務功能的辦公流程和菜單類型可以由客戶自行定義，以方便物業管理中的各種查詢、瀏覽等相關業務的開展和進行，所以移動辦公系統必須具備以下的功能模塊：

首先，必須要具備安全控制模塊，安全控制模塊主要是控制軟件系統的發布授權，以保證用戶登錄身份的正確識別和確認。這就為物業管理工作的嚴密性提供了重要的保障。

其次，必須要具備網絡傳輸模塊，這一模塊的存在，確保了網絡通信穩定、暢通的運行[2]。對于物業管理中各種資訊和數據的查詢、文件的傳送提供了必要的技術保障。

第三，必須具備數據加解密模塊，這一模塊主要運用于財務管理之中，對于一些敏感的客戶信息進行加密或解密。從而確保在物業管理工作中進行的資金業務往來安全的進行。

2、移動辦公系統在物業管理中的具體應用

當前，由于移動辦公系統在物業管理工作中的應用，物業管理工作的理念已經發生了重要的轉變，已經由原來的“管理型”轉為“服務型”，這就在很大程度上促使物業管理工作更加的人性化。從而促進物業管理工作朝著更有利于業主的方向發展，進而也促進工作人員與業主之間的和諧相處。

2.1 業主管理模塊

2.1.1 登記查詢模塊

原有的物業管理模式很多都是紙質的登記管理模式，而移動辦公系統在物業管理中的應用，則實現了針對于業主的無紙化辦公管理模式。這一模塊中集合了各種業務系統數據平臺，從而確保業主在身份驗證之后及時的登錄系統查詢自己的各種相關信息。如個人繳費信息等等。除此之外，這一模塊中還設置了用戶提醒功能，從而確保用戶及時的繳納各種相關的物業費用，進而促進了辦公系統在應用方面的升級。

2.1.2 網上支付功能

在提醒功能的基礎之上，業主管理模塊中還兼容了網上支付功能。這一功能徹底解決了業主為了各種繳費而疲于奔波的狀況。在網上支付已成為普遍消費現象的情況下，網上支付業務也日臻成熟，所以通過這一功能，用戶可以通過手持終端設備就完成各種物業繳費，從而更好的實現了物業服務的便捷性。

2.1.3 在線溝通功能

在這一模塊中，最為貼心的功能應屬在線交流溝通功能。通過這一功能，可以實現業主和物業管理中心的及時溝通，這對于物業工作人員及時了解和解決用戶的需求起到了有效的促進作用。通過在線溝通功能，物業管理中心可以直接將各種信息、公告發布在業主的手機上，以便于業主及時了解小區的各種實時動態和相關規定，從而更好的促進了物業管理工作的有序進行。

如業主常常需要用到的留言簿功能，就是通過給予業主相關的授權，從而實現用戶的簡短留言，進而實現用戶和物業管理中心的溝通。這一模塊主要包括留言錄入、查詢等功能，非常的方便并且實用。

2.2 公文管理模塊

公文管理模塊主要包括公文和通知的收發、文件報表的審批、公文的檢索等等。公文管理模塊的應用，是物業管理工作更加的方便和快捷。具體而言，主要包括以下幾個方面：

2.2.1 收發管理

收發管理，特別需要關注的是文件在收發過程中的權限控制。在操作過程中，通過移動辦公系統的安全控制模塊和網絡傳輸模塊的應用，確保文件在接收和傳發的過程中的安全和隱秘。保證文件在適時、適地的環境下合理的頒布和傳播。

如對文件上報的工作，通過收發管理模塊，公司、物業管理中心包括各個上下級單位之間，都可以進行聯合文件處理。即實現多個單位領導的聯合簽字以及多個單位的聯合蓋章，并可同時選擇多人對文件進行傳閱。這不僅實現了人力上的節省，同時還實現了時間上的節省，從而形成了縱橫之間的貫通。

2.2.2 公文審批

公文審批可以確保客戶根據自身的需要來進行審批流程配置。

2.2.3 流程跟蹤

流程跟蹤模塊可以確保工作人員更好的監管按流程發文的時間、按流程已歸檔或流轉中的狀態來查詢流程，同時進行有效的流程跟蹤，并對每一個環節的處理人和處理時間都清晰的掌握。同時，還可以對相關停滯的流程進行有效的流程催辦業務。

除此之外，關于績效查詢和公文歸檔管理等工作也可以通過移動辦公系統來完成。

結語：

綜上所述，在科技不斷飛速發展的今天，將移動辦公系統應用于物業管理工作中，是物業管理工作現代化辦公的一個全新的標志。它推動了物業管理工作的高效、便捷，為業主和工作人員都帶來了極大的便利，從而促進物業工作朝著更加人性化的方向發展起來。進而更好的推動物業管理工作的現代化進程。