分析當前檔案統計在檔案管理中的作用

文/張東宏 涼城縣房地產管理局 內蒙古涼城 013750

檔案是記錄和保存信息、數據和知識的重要門類。檔案的收集、整理、存檔和利用決定著一個企業能否更好的向前發展。例如：2007年5月，某企業職工陳先生在某地的私人用房要進行拆遷，拆遷單位在重新安置住房時，陳先生對安置面積有異議，因此來到區檔案館尋求幫助，區檔案館當即為他查閱了1990年北園路的私房建筑執照申請表和圖紙，確定了私房建筑面積，并復印成件，為安置住房面積提供了依據。由此可見，檔案在生活中也是很重要的，因此將檔案統計融入檔案管理刻不容緩。

1、檔案統計工作的內涵

檔案是一種記載信息、數據的載體，具有一定的保存價值，用一句話來概述就是一種歷史記錄。檔案統計是通過數字和表格的形式，利用各種統計技術和方法，將檔案工作中的各種現象、狀態和趨勢進行描述和分析。真實、準確的將檔案數據的統計與分析展現在檔案工作中。因此，檔案管理中如果沒有引入統計，那就只能盲目管理，沒有統計的提供，就不能具有真實性的特點。統計的表達方式是通過數據來表現統計工作，因為數據的變化更加直觀、形象的體現出統計工作的狀態，從而將管理工作做的更好。

檔案統計可以更好的保證檔案管理工作有序地進行，企業應利用統計技術，用數字的形式反映當前企業在檔案管理方面存在的問題，對所存在的問題進一步認知，從而針對此類問題制定相應的解決策略，不斷地完善企業的檔案管理。

2、檔案統計工作現狀

2.1 檔案統計工作人員意識不強

當前，許多檔案統計人員消極怠工，在檔案統計工作中缺乏嚴密性，對待統計工作的態度不端正，對于檔案統計工作認識不到位，隨意編寫、改變數據，導致檔案統計不準確。有的人甚至鋌而走險在數字上做文章，用來謀取一些蠅頭小利，這樣大大影響了統計的數據的真實性和準確性。使得檔案統計工作不能很好的為社會取得良好的經濟效益，不僅阻礙了檔案事業的發展，而且也使我國經濟發展滯后。

2.2 檔案統計人員綜合素質不高

當前統計人員專門從事檔案統計事業的人寥寥無幾，大部分都是兼職人員，沒有接受過專業的指導，缺乏一定的工作經驗。另外許多公司還是“年年搞統計，年年換新人”導致檔案統計人員綜合素質不高。

3、檔案統計在檔案管理中的作用

3.1 檔案統計有利于加強檔案管理認知

每一個企業都有大量并且繁瑣的檔案信息進行分類管理，很難從眾多的檔案信息中找到檔案管理工作中的問題。檔案統計的出現令雜亂的檔案信息以數字和表格的形式表現出來，使得檔案管理中出現的問題清晰可見，從而更好的解決其中的問題，讓人們對檔案管理有一定的認知，完善檔案管理制度，優化檔案管理措施，為檔案管理工作有效進行提供強力"助燃劑""。

3.2 檔案統計有利于提升檔案管理水平

檔案部門將統計的數據根據自己的需要把這些資料進行分析，計算，了解檔案各方面發展的情況，掌握發展規律，實現科學化管理。真實的反映出各個部門的狀況，有利于檔案管理人員更好的解決企業存在的安全隱患。除此之外，檔案統計可以對檔案信息進行整理和規劃，使檔案管理工作更加井然有序，大大提高檔案管理工作的效率，使檔案管理水平有效提升，促進企業健康發展。

3.3 檔案統計有利于合理規劃檔案管理工作

檔案管理工作包括檔案信息的收集、整理、分析、計算、存檔、保管和檔案等，還有一部分需要管理人員的編輯。同時，在另一方面上，基于工作量過大，工作要求過多，會給工作人員的檔案管理工作帶來巨大挑戰，工作人員應聯系實際、根據個人能力水平，合理開展有效措施，以期提高管理工作認知度，為檔案管理工作找到適合發展方向，利于之后的檔案管理工作做好提前部署。

4、更好發揮檔案統計在檔案管理中的作用

4.1 加強檔案統計人員自身素質

檔案統計人員需要有效的整理所有的檔案信息，而且要保護檔案完整性和真實性。所以檔案管理工作人員自身素質對于檔案管理有著非常重要的意義。在實際工作過程中難免會遇到一些問題，這就需要統計人員從容面對，積極處理。由此可看出高素質的檔案統計人員具有完善的專業統計知識、高度的敬業精神和職業道德精神。企業在進行檔案管理時，一定要結合自身情況，積極引入優秀的統計人，同時提高當前統計人員的思想覺悟，只有這樣才能在檔案管理的工作中發揮檔案統計的作用。

4.2 不斷完善檔案統計體系，促進檔案管理

在當前信息時代的背景下，我國在檔案統計方面的規章制度還不夠完善，經常會發生一些信息錯誤的現象，導致損失比較嚴重。企業應結合自身的情況不斷完善檔案統計體系。這樣就能起到有效的約束作用，，不斷提升檔案管理人員對信息的時效性和準確性的認識，建立完善的檔案統計系統，更好的激發管理人員的積極性，從而實現檔案管理水平的有效提升。

4.3 檔案統計的規范創新

①構建一個科學合理的檔案統計工作制度，建立完善的人事任用制度，堅決抵制領導及工作人員篡改統計數據。采用激勵方式來激發員工的積極性和創造力，提高檔案統計數據的質量。

②檔案管理過程中，去向查調、借閱時間以及借閱人員是其工作的重點，而基于這些注意事項，檔案管理人員應依據檔案管理制度，加強檔案管理工作的力度，保持其嚴密性、安全性。例如：建筑企業中，檔案管理工作人員應進行人員登記，依據查閱原因、時間和歸還期限，做好內容歸檔，且針對重要檔案，應提加警惕性，做好重點標注。

③加強檔案管理設備建設，不應故步自封，采用傳統筆錄，記載于紙質檔案，應結合時代創新性，積極運用電腦程序軟件，實行科學高效化管理，以期提高檔案管理工作質量。

結語：

總而言之，在信息化的社會中檔案統計對于企業檔案信息的儲存和整理具有十分重要的意義。完善相應檔案管理制度，積極運用信息管理技術，并加以提高管理人員素質，以期推進我國檔案管理工作科學性革新，從而確保企業、學校、政府單位的健康發展。