RFID技術在人事檔案管理中的應用淺談

劉瑩

摘? ?要：隨著社會信息化和物聯網技術的不斷發展和管理的細致化，各行業需要管理的人事檔案種類繁多，數量和信息量越來越大。人事檔案有著信息敏感、保密性強、安全要求高、流轉頻率快等特點，傳統的管理方式在信息化的沖擊下已變得越來越難以為繼，不符合智能化、精細化的發展趨勢。本文提出一種RFID技術的人事檔案管理系統，探討如何應用RFID技術實現人事檔案管理信息化、自動化的方法。

關鍵詞：RFID技術? 人事檔案? 管理? 設計思路

中圖分類號：TP311? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2019）09（c）-0189-02

人事檔案是人事管理等部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據。人事檔案具備內容信息敏感、保密性強、安全要求高、流轉頻率快等特點。傳統的人事檔案仍主要通過紙質存儲方式為介質，在這種情況下，檔案的流通、查閱、保密性等方面就存在諸多的風險和安全隱患，也不利于信息化時代的智能化、精細化發展趨勢。本文將RFID技術引入人事檔案管理之中，提出一種先進的、便于操作的管理系統，可使有形文檔資料的管理實現自動化，增強人事檔案的使用效率、信息安全等。

1? RFID技術簡介

1.1 RFID技術原理

RFID（Radio Frequency Identifcatioi），是基于電子標簽的無線射頻技術，是一種通信技術，它可以通過無線電訊號識別特定目標并讀寫相關數據，而無需識別系統與特定目標之間建立機械或光學接觸。

1.2 RFID系統組成

RFID系統一般由應答器（電子標簽）、閱讀器、中央信息系統、天線組成。RFID的工作原理即實現電子標簽與中央信息系統之間的同步數據交互和更新，實現對電子標簽附著對象的管理。電子標簽可以附著在被管理對象表面，存儲著被管理對象的信息，當電子標簽被閱讀器識別，或主動向閱讀器發送信息時，標簽內的信息會被讀取、改動或刪除。閱讀器可以利用射頻技術讀取電子標簽中的信息，并將信息無線傳輸至中央信息系統，并根據中央信息系統分析和管理的命令反向對電子標簽內信息進行讀取、改動或刪除，它實際上是RFID系統的中間連接件。中央信息系統是對無線識別的信息進行分析、管理、傳輸、存儲的計算機平臺，以管理軟件實現人機交互，實現對管理對象的各種管理。天線在整個系統中起到傳輸射頻信號的功能。

2? RFID技術在人事檔案管理中的優勢

2.1 人事檔案管理的特點

人事檔案具有全面性、現實性、真實性、動態性、流動性、機密性的特點，立卷單位可以完全獨立，檔案之間沒有必然的內在聯系。人事檔案管理的目的即為管好用好每一個個體的檔案，防止材料錯歸、檔案錯架、損壞丟失等，保證檔案材料一致、有序高效、去向清楚、保存安全。

2.2 RFID技術的優勢

基于RFID技術的人事檔案管理系統，通過“四個自動”，可以很好的解決人事檔案管理的主要目標。

一是自動引導。使用物聯技術，通過設置在人事檔案上的定位節點、設置在檔案柜上的采集節點，對所需查找的檔案進行自動定位引導（在電子地圖上可顯示對應檔案的具體位置：幾號柜、幾行、幾列等），充分提高檔案查找效率，并可自動對拿出、收入檔案柜中的檔案進行識別，實現儲位智能化管理。

二是自動盤點。人事檔案入柜后，管理人員利用管理終端對檔案材料進行自動信息登記、檔案清點、信息查詢、材料歸檔等日常管理工作，查看檔案自動盤點信息，并由系統自動進行相關記錄。

三是自動存取。利用RFID技術，在批量檔案進出時，進行堆垛掃描，實現批量存取，提高批量檔案的存取效率。

四是自動監控。可在人事檔案存放區的入口處設置門禁節點，對進入存放區的人員進行身份識別認證，保證了進出檔案存放區人員的合法性，從而提升了檔案管理系統的安全性。可在人事檔案上設置一個定位節點，在該份檔案查閱期間，通過RSSI定位模型計算檔案的當前位置，判斷檔案是否被帶離可允許借閱范圍，當檔案的位置超出授權位置范圍時會發出警告信號，并向管理終端和管理人員推送報警信息，有助于管理人員及時做出應對措施，提升了人事檔案管理的安全性。

3? RFID技術在人事檔案管理中的先進性

3.1 實現了人事檔案的在位監控

采用在檔案柜中嵌入天線模組的設計方案，實現了人事檔案的動態在位監控，隨時查看人事檔案的在位狀態，及時發現人事檔案錯位等問題，盤點也變得簡便易行。采用在位數據采集方案，綜合考慮檔案袋和檔案盒的組合管理應用方式，采用不同的讀寫和天線分別對檔案袋和檔案盒采集數據，實現二者組合管理的在位監控。

3.2 突破當前RFID人事檔案管理應用的開放式密集架模式

采用檔案柜模式的RFID人事檔案管理，將RFID讀寫設備與天線內置于人事檔案之中，滿足了使用單位對涉密檔案的特殊管理要求。

3.3 突破傳統人事檔案區域管理的局限性

基于RFID人事檔案管理掃描速度快、海量存儲，極大的增強了管理者對庫存人事檔案的信息收集、交換及跟蹤定位能力。同時，RFID讀寫器可實現同時多個位置信息鎖定，效率高、速度快、錯誤率低，隨著互聯網技術的應用，使不同地區人事信息檔案聯合管理、構建人事檔案信息平臺成為可能，為跨區域聯合查閱成為可能，是當前物聯網檔案管理的發展趨勢之一。

3.4 克服了傳統條形識別碼的種種缺陷

相較于傳統條形識別碼，RFID采用芯片卷標，抗污染性能和耐久性能很高;芯片卷標體積小，形狀多樣，可以適用于不同形式的人事檔案;芯片卷標內容可以新增、修改、刪除，管理靈活，可重復利用度高;芯片卷標的數據可設置密碼保護，識別獨一無二，無法仿造，保證了標簽數據無法偽造和篡改，極大提高了安全性。

4? RFID技術在人事檔案管理中的實用性

4.1 標簽數據可動態更改

利用編程器可以向標簽寫入數據，從而賦予RFID標簽交互式便攜數據文件的功能，而且寫入時間相比打印條形碼更少。

4.2 更好的安全性

由于RFID承載的是電子式信息，其數據內容可經由密碼保護，使其內容不易被偽造及變造。不僅可以嵌入或附著在不同形狀、類型的產品上，而且可以為標簽數據的讀寫設置密碼保護，從而具有更高的安全性。

4.3 動態實時通信

標簽以與每秒50～100次的頻率與解讀器進行通信，所以只要RFID標簽所附著的物體出現在解讀器的有效識別范圍內，就可以對其位置進行動態的追蹤和監控。

4.4 穿透性和無屏障閱讀

在被覆蓋的情況下，RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質，并能夠進行穿透性通信。而條形碼掃描機等必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼。

5? 結語

將RFID技術引入人事檔案管理中，采用無線傳感器、無線射頻等技術，可以基本實現對人事檔案原始資料的自動歸檔、自動查閱、定位監控等功能，大大減輕人事檔案管理人員的工作量和參與程度，提高管理效率和信息化水平，增強人事檔案的安全性。RFID技術的運用，必將深刻改變人事檔案管理的模式，推動人事檔案管理向信息化、智能化、精細化方向發展。

參考文獻

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