淺議加強院級學籍管理信息化建設的重要性

◆趙雅妮

(天津商業大學信息工程學院)

一、院級學籍管理特點及現狀分析

1.院級學籍管理特點

高校學籍管理工作主要集中在學院，由學院負責進行學生學習和實踐活動的組織，并且負責由此產生的學籍檔案材料的收集、整理、歸檔、保管和開發利用。從學生入學注冊開始，學院就要完成學生學籍檔案的建立，并直至學生畢業都要負責學籍檔案的管理。在學生在校的3～5年內，學院將組織學生開展豐富教學活動，產生內容豐富且瑣碎的學籍檔案資料，包含學生基本信息、學籍異動材料、體檢表、各項活動材料、成績表、入黨(團)材料、畢業鑒定表等，從而實現對學生在校情況的全面反映。

2.院級學籍管理現狀

學校在學生管理方面，普遍完成了教務管理系統、辦公自動化系統等各種系統地建設。但在學籍管理方面，學院依然主要采用手動操作方式進行學籍檔案資料的管理，學院辦理的休學、轉專業等手續大多為紙質資料，辦理過程中不僅需要在相應匯總表中進行信息地填寫，還要對年級表格中進行信息變更。在檔案保存方面，紙質材料容易出現破損，導致材料信息不全。而各學院的學籍檔案相互封閉，各成體系，難以實現信息溝通和交流。在檔案管理方面，從現有情況來看，一些學院在學籍檔案管理方面按照學期歸檔，一些則按照年度歸檔，導致學籍檔案資料管理不統一，容易出現重復勞動的情況。而在檔案利用上，采用手工查找檔案方式進行信息查找和進行個人學籍異動等事項的辦理，往往需要花費較長的時間，造成學籍檔案利用率和準確率均較低。

二、院級學籍管理信息化建設的重要性分析

1.實現院級學籍統籌管理

在信息化發展背景下，各種各樣的現代化教學管理手段得到了利用。加強院級學籍檔案管理應用系統的建設，則能使學籍檔案管理人員利用系統進行學生學籍信息的管理和維護，從而規范的進行學籍收集、整理等工作。在實際工作中，管理人員利用系統可以將各種分散的學籍檔案資料信息進行分類整理和優化整合，即按照檔案材料性質、作用，分別利用學生基本信息模塊、學生學籍異動模塊、學生能力信息模塊、學生成績信息模塊等模塊進行材料的整理和歸檔。針對多媒體文件、電子文件等各種信息資料，采用系統也能實現學籍信息統一管理，從而與學校各種信息應用系統進行順利對接，成為學校信息管理中心重要組成部分，繼而使各學院學籍檔案得到統籌管理。

2.提高院級學籍管理水平

加強院級學籍管理信息化建設，可以促使原本學籍管理方式得到改變，利用計算機實現各種學生學籍信息的錄入，使相關材料得以用電子形式保存下來，為后續材料查找和使用提供便利。采用該種管理方式，可以通過網絡完成各種學籍異動事項的辦理，利用電子手續進行紙質手續的替代，從而有效預防信息丟失，使學籍檔案準確性和管理效率得到提高。借助信息管理系統，學生、管理人員可以實現學籍工作的在線申請和辦理，有效提升工作效率。伴隨著高校辦學模式的細化和學校不斷擴招，學院學籍管理也將面臨更加嚴峻的挑戰，通過信息化建設實現學生學籍高效管理，則能使學生學籍管理成本得到減少，繼而促使高校學籍管理水平得到提高。

3.加強院級學籍檔案利用

采取信息化建設的方法途徑，也能使院級學籍檔案得到更好的利用。因為借助信息系統，院級之間能夠在學生學籍管理方面實現交互。借助網絡，則能實現學籍檔案資料數據的共享，為相關管理人員查閱資料提供便利。在學生日常管理方面，教師可以通過查詢學籍信息確定學生獎懲情況、學習成績和社會實踐活動開展情況等各方面的信息，有針對性的對學生進行指導和教育，促使學生得到更好地發展。因此加強院級學籍管理信息化建設，可以通過規范收集學籍檔案數據信息和科學整理學籍檔案資料，使學籍檔案得到更好的利用，繼而為學生、教師和學校提供優質的服務。

三、加強院級學籍管理信息化建設的路徑

1.建設院級學籍管理系統

明確院級學籍管理信息化建設的重要性，還要加強相應學籍管理系統的建設，才能滿足新時期院級學籍管理工作開展需求。為此，學院還應加大學籍管理系統建設投資，聘請互聯網領域專家學者進行適合學院開展學籍管理工作的信息系統地開發，以便采用先進系統高效開展學籍管理工作。而在軟件投入方面，現階段市面上有較多智能化檔案管理軟件，質量參差不齊，學院還應按照國家提出的學籍檔案管理要求和自身情況做好軟件地選擇，保證系統采用的接口軟件能夠順利與學校各種應用系統進行對接，為學習檔案管理信息化建設提供保障。

2.完善院級學籍管理制度

為保證院級學籍管理信息化建設工作能夠落實，還應對院級學籍管理制度進行完善，加強對院級學籍管理現狀與問題的分析，通過建設規范的學籍信息化管理體制實現資源共享，為學籍協同管理目標的實現奠定基礎。在人員培訓和考核方面，都要建立相應的制度，督促院級學籍管理人員加強信息技術的學習和得到信息素養的培養，更好的利用信息化手段開展學籍管理工作。在學籍信息錄入方面，則要對學籍電子檔案格式進行規范，要求各學院能夠按照統一標準進行學籍檔案編制，從而為學校實現學籍檔案統籌管理提供保障。為此，還要加強審核制度的建立，在學籍檔案信息被錄入到系統中后，由專人進行嚴格審核，保證各項信息正確無誤，保證學籍檔案數據信息準確性，繼而為各項學籍管理工作的開展提供依據。

3.建設大容量學籍數據庫

在學籍檔案信息共享方面，學院還應完成大容量學籍數據庫的建設，實現學籍信息資源共同建設。在學院學生數量不斷增多的情況下，學籍信息量也將隨之增加，所以需要完成大容量數據庫建設，滿足未來學籍管理工作需求。學生根據學號，可以通過校園網登錄數據庫，對學籍信息進行查詢和補充完善。在學籍信息得到確認后，學院可以將信息上傳至數據庫進行保存。采用云技術，學籍管理人員可以完成服務器的設置，促使學籍數據庫自動進行相關數據信息的上傳，使云存儲器信息始終與數據庫檔案保持同步。一旦數據庫信息出現變動，云端學籍檔案信息也將得到更新。各學院在進行學籍信息收集和整理時，則能直接通過云端進行信息下載，不僅能夠避免數據信息丟失，也能實現學籍資料共享，因此能夠更好的實現學籍資料信息的利用。

在數據信息呈爆發式增長的背景下，高校學籍信息量也得到了不斷增加。面對這種形勢，學院應當認識到學籍管理信息化建設的重要性，需要通過建設學籍管理信息系統、完善學籍信息管理制度和建設大容量數據庫推動學籍管理信息化建設，從而實現院級學籍材料統籌管理，提高院級學籍管理水平，使院級學籍檔案得到更好的利用，繼而更好的滿足學院學籍管理需求。