基于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下的中職學(xué)校檔案管理

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(云南省紅河州財(cái)經(jīng)學(xué)校)

一、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代對(duì)中職學(xué)校檔案管理的積極影響

檔案管理是每個(gè)中職院校都必須要做的工作。現(xiàn)階段，在中職院校中，很多檔案管理人員仍然采用傳統(tǒng)的人工查詢、手工整理、人工收集等手段開(kāi)展管理工作。而隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，大量數(shù)據(jù)不斷涌現(xiàn)，傳統(tǒng)的工作方法已經(jīng)不能滿足中職院校的發(fā)展需求。在這種情況下，中職院校在開(kāi)展相關(guān)工作過(guò)程中，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以最大限度提高檔案管理工作效率。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代對(duì)中職院校檔案管理的積極影響主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：其一，為檔案管理指明方向。在中職院校內(nèi)部，工作人員在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，在互聯(lián)網(wǎng)思維的影響下，能夠脫離原有的管理模式和思維，并在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，實(shí)現(xiàn)中職檔案管理的轉(zhuǎn)型和升級(jí)。其二，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，中職院校在開(kāi)展檔案管理時(shí)，有了更多的技術(shù)參考。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，衍生出了非常多的技術(shù)，這些技術(shù)可以使檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化、數(shù)字化以及電子化的速度更快、更迅速。

二、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下的中職學(xué)校檔案管理策略

(一)強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)意識(shí)

現(xiàn)階段，很多檔案管理工作人員沒(méi)有意識(shí)到互聯(lián)網(wǎng)的重要性，他們依然采用傳統(tǒng)的工作模式和方法，應(yīng)用這種方法往往會(huì)出現(xiàn)檔案利用率低、整理檔案過(guò)程繁瑣以及檔案收集困難等現(xiàn)象。針對(duì)這種問(wèn)題，需要強(qiáng)化相關(guān)人員網(wǎng)絡(luò)化意識(shí)，在此過(guò)程中，需要從以下幾方面進(jìn)行：

1.轉(zhuǎn)變思維。管理人員需要以傳統(tǒng)的收集、歸檔、整理等方式為基礎(chǔ)和前提，逐步將現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)思維引入其中。此時(shí)，工作人員可以對(duì)各類網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用，利用互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)建一個(gè)網(wǎng)絡(luò)共享系統(tǒng)，以這個(gè)系統(tǒng)為中心，輻射中職院校整體服務(wù)范圍，以此來(lái)促使檔案資源使用率提高。同時(shí)，管理人員還要將共享方式與網(wǎng)絡(luò)資源緊密的結(jié)合在一起，實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)上便能夠?qū)n案現(xiàn)行文件進(jìn)行查詢。此外，以不涉及中職院校機(jī)密為基礎(chǔ)前提，管理人員要進(jìn)一步將服務(wù)范圍擴(kuò)大，向社會(huì)提供檔案共享服務(wù)。在此過(guò)程中，管理人員要以互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展需求為主。

2.強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)意識(shí)。在對(duì)檔案進(jìn)行管理過(guò)程中，需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理意識(shí)。首先，要設(shè)置正確的防火墻，嚴(yán)格審查計(jì)算機(jī)共享和聯(lián)網(wǎng)過(guò)程，并且要設(shè)計(jì)受控訪問(wèn)功能。這樣才能夠最大限度的保證檔案信息的保密性、完整性以及可靠性，有效防止信息泄露等現(xiàn)象出現(xiàn)。其次，網(wǎng)絡(luò)化核心主要是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效應(yīng)用，因此，需要中職院校加大管理軟件開(kāi)發(fā)的投入。這樣才能有效是利用檔案信息，促使檔案管理效率提升。

(二)構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)

現(xiàn)階段，在中職院校中，應(yīng)用管理系統(tǒng)大部分都來(lái)自于上級(jí)部門(mén)，而其自身并沒(méi)有形成一個(gè)統(tǒng)一的、合理的管理系統(tǒng)。中職院校采用這樣的系統(tǒng)開(kāi)展管理工作，只能進(jìn)行單一的目錄搜索，而不能有效完成對(duì)檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)存檔和分析以及深度挖掘工作。這種功能上的局限性，在一定程度上嚴(yán)重影響了中職院校開(kāi)展檔案管理。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，中職院校應(yīng)該舍棄傳統(tǒng)管理系統(tǒng)，構(gòu)建新型電子管理系統(tǒng)，這樣才能保證檔案信息的完整性和真實(shí)性。構(gòu)建電子管理系統(tǒng)過(guò)程中，首先，需要構(gòu)建系統(tǒng)模塊。系統(tǒng)模塊主要包含數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換模塊、統(tǒng)計(jì)報(bào)表模塊、光盤(pán)制作模塊、檔案銷(xiāo)毀和節(jié)約模塊、檢索利用模塊、整編組卷模塊、錄入數(shù)據(jù)模塊、權(quán)限管理模塊、系統(tǒng)設(shè)置模塊等。可以在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中對(duì)檔案圖形、圖像、文件等進(jìn)行實(shí)時(shí)檢索和瀏覽等，也可以在允許的權(quán)限范圍內(nèi)對(duì)檔案進(jìn)行下載。其次，設(shè)計(jì)系統(tǒng)所屬功能。系統(tǒng)功能主要有集中存儲(chǔ)、目錄結(jié)構(gòu)、文檔排序、顯示模式、全文搜索、文檔編輯器、多文件上傳、版本管理、自動(dòng)編號(hào)、文檔設(shè)計(jì)、Office集成、縮略圖及摘要、鎖定保護(hù)、文檔鏈接、關(guān)聯(lián)文檔、權(quán)限管理、規(guī)則應(yīng)用、存儲(chǔ)加密、模板管理、文檔借閱、多媒體查看、電子化管理紙質(zhì)文檔等等。以這些功能為基礎(chǔ)，為中職院校內(nèi)部人員提供借閱途徑，同時(shí)還應(yīng)該設(shè)置催還和歸還等附加功能。此外，電子系統(tǒng)還為中職院校檔案共享提供平臺(tái)，使有需求的人能夠得到滿足。

(三)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

很多中職院校在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，都是根據(jù)高校管理標(biāo)準(zhǔn)而實(shí)施的。而對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，他們還沒(méi)能按照互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展需求，制定有效的、合理的標(biāo)準(zhǔn)。在沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況下，對(duì)其進(jìn)行參考，很難實(shí)現(xiàn)有效管理檔案的目的，針對(duì)這種問(wèn)題，需要加強(qiáng)其信息化建設(shè)。而建設(shè)檔案信息化主要是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)將管理工作水平提高，并對(duì)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中檔案服務(wù)與管理的基本方法和框架進(jìn)行制定，從而實(shí)現(xiàn)中職檔案信息的大范圍服務(wù)目標(biāo)。加強(qiáng)信息化建設(shè)過(guò)程中，需要從以下幾方面進(jìn)行：1.檔案數(shù)據(jù)信息數(shù)字化。對(duì)于這方面建設(shè)來(lái)說(shuō)，需要利用高速掃描、數(shù)據(jù)壓縮、數(shù)據(jù)庫(kù)等及技術(shù)措施，將聲像檔案、紙質(zhì)檔案等電子檔案和介質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成為具有一定順序的檔案管理信息庫(kù)。在此過(guò)程中，需要實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)字化和檔案目錄數(shù)字化。

2.建設(shè)檔案網(wǎng)站。在建設(shè)檔案網(wǎng)站過(guò)程中，中職院校需要在公共服務(wù)網(wǎng)站上構(gòu)建一個(gè)站點(diǎn)，以這個(gè)站點(diǎn)為中心，開(kāi)展檔案宣傳和檔案服務(wù)。其主要功能有：交流、宣傳、服務(wù)等；主要內(nèi)容有：檔案利用服務(wù)、檔案資源、檔案機(jī)構(gòu)、檔案工作等信息。

3.建設(shè)數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館的組成部分主要有檔案、電子文件以及其他數(shù)據(jù)資源等。利用數(shù)字檔案館進(jìn)行管理時(shí)，首先，對(duì)各類檔案信息進(jìn)行收集，創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)，確認(rèn)數(shù)據(jù)庫(kù)輸入和輸出方式；其次，以數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換方式對(duì)檔案進(jìn)行管理。在此過(guò)程中，要以集成機(jī)制為主要核心，突破管理部門(mén)之間的各種限制，從而實(shí)現(xiàn)采集自動(dòng)化、存儲(chǔ)安全化、管理科學(xué)化、利用便捷化以及服務(wù)人性化等。

(四)合理應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，中職院校開(kāi)展檔案管理，需要合理應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這樣才能對(duì)隱藏著的檔案信息進(jìn)行深度挖掘，確保檔案信息的完整性和真實(shí)性。合理應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)主要體現(xiàn)在通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建檔案信息平臺(tái)。大數(shù)據(jù)技術(shù)主要有五個(gè)核心內(nèi)容，分別為數(shù)據(jù)可視化、挖掘、清洗、采集以及儲(chǔ)存等。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建平臺(tái)過(guò)程中，首先，需要利用數(shù)據(jù)采集技術(shù)對(duì)各類檔案信息進(jìn)行采集。然后，利用可視化和清洗技術(shù)對(duì)這些信息進(jìn)行預(yù)處理。其次，利用挖掘技術(shù)對(duì)隱藏的信息進(jìn)行深度挖掘，確保信息的真實(shí)可靠性。最后，利用儲(chǔ)存技術(shù)將其儲(chǔ)存到NoSQL數(shù)據(jù)庫(kù)中，并將數(shù)據(jù)庫(kù)與平臺(tái)連接，從而真正實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化、信息化、電子化。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，中職院校開(kāi)展檔案管理工作仍然存在一定問(wèn)題，以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，強(qiáng)化其管理過(guò)程，能夠有效提高工作效率。經(jīng)過(guò)上文分析可得，中職院校想要提供檔案管理效率，需要以互聯(lián)網(wǎng)思維為指導(dǎo)，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心，促進(jìn)檔案管理電子化和信息化，這樣才能確保檔案信息的安全性和可靠性。