醫院人事檔案信息化管理淺析

摘 要：改變傳統的人事檔案管理工作方法，推進辦公自動化、實現信息資源網絡共享和知識管理。管理方式由靜態管理轉向全面動態管理，實現檔案管理信息化，加強與臨床一線工作人員的溝通，做好人事檔案管理工作，為領導的決策提供可靠的依據。

關鍵詞：醫院；人事檔案；信息化；管理

1 引言

隨著縣級公立醫院人事制度改革和醫療體制改革的深入，醫院規模不斷擴大，各類衛生專業技術人員和其他輔助人員不斷增加，醫院人事檔案管理工作量隨之增加，對人事檔案管理工作形成了巨大的壓力。醫院信息化建設逐步提速，醫院管理更趨向科學化和規范化，醫療部門、財務、設備管理等主干網絡也相繼實現信息化管理，醫院人事檔案信息管理更顯得尤為重要。

2 醫院人事檔案管理現狀

2.1 檔案管理意識不足

醫院人事檔案管理是醫院人事工作中的重要組成部分，受醫院規模和資源所限，長期以來人事檔案工作一直處于管理粗放狀態，對人事檔案管理不夠到位，精力人力投入均有不足，意識不到檔案在人事管理工作中的重要性和必要性。

2.2 人工操作歸檔，費時費力，準確性難以保證

醫院人事檔案主要記載著工作人員的經歷、學歷、工資變動、職稱晉升及獎罰等方面的原始記錄。我院現有工作人員1500余人，由于檔案資料的增加和更新（如晉升工資、年度考核、學習進修等），許多材料需要同時歸檔，加之醫院人員崗位變動頻繁、人員重名現象等等一系列問題，不可避免地會發生歸檔錯誤。這樣就需要將上千卷檔案重新整理，牽涉大量的人力、物力。當前的人事檔案所涉及的許多材料如果未能及時歸檔，遇到檔案信息查詢時，則檔案信息的準確性不高。同時在個人政審考察、工資核定、家庭關系調查等情況時需調閱個人檔案對原始資料進行查閱，多次查閱原件，難免發生檔案損毀的情況，致使出現檔案的準確性難以保證的情形。

2.3 檔案資料管理困難，利用率低下

目前的檔案管理，因為還沒有完全實行信息化管理，大量的紙制文檔，只能手工建立索引數據和登記，缺乏對檔案出、入庫記錄和檔案變更的管理。遇到檔案的查找、編輯、分析等工作時，要用人工方式完成，致使人事檔案在使用過程中不能以最快、最簡捷的方式查找相關人事資料，極大地影響了工作效率。

2.4 檔案管理人員專業水平欠缺

人員配備不齊，缺乏專業對口的檔案管理人員，同時檔案管理人員知識結構不太合理，崗位變動頻繁等現象在各單位普遍存在，這樣勢必影響檔案管理工作的質量和利用。

3 醫院人事檔案信息化管理的必要性

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。

3.1 信息化管理有利于人事檔案利用率的提升

人事檔案作為國家和企事業單位管理不可或缺的重要工具，其是對個人信息的真實記錄，而且與每一個職工的切身利益如退休辦理等息息相關。人事檔案還是單位人事部門對個人進行管理的重要憑證，是各項工作開展的基礎。在單位選拔人才及干部隊伍建設中具有非常重要的作用。通過實現人事檔案信息化管理，有利于人事檔案利用率的提升，特別是當前人事檔案使用頻率不斷提高的新形勢下，加快人事檔案信息化管理更具有必要性。

3.2 信息化管理有利于人事檔案管理效率的提高

長期以來在檔案工作中一直采用紙質載體進行保管，而且檔案的收集、整理和利用也都是手工的方式，檔案管理人員不僅工作量較大，而且工作效率很難提高。通過將信息化技術在人事檔案管理工作中進行應用，只需要將個人信息數據錄入到計算機系統中就可以反復對其進行查閱和使用，利用計算機管理系統可以自動對檔案信息進行分類、提取和加工，不僅工作效率得以提高，而且數字檔案更易于保存和查詢，有效的提升了檔案的利用率，同時檔案管理成本也得以降低。

3.3 人事檔案信息化管理是必然趨勢信息化發展已成為當前社會發展的必然趨勢

從檔案管理的改革工作中我們也不難看出，信息化發展作為檔案管理改革的總方向。在當前人事檔案管理工作中，充分的利用計算機技術和網絡技術，更好的運用當代科技新成果和管理新手段，通過對人事檔案各類信息進行編輯、管理、存儲和檢索，提供更準確及方便的人事檔案信息利用，加快推動檔案信息資源共享的步伐。

4 醫院人事檔案信息化管理的特點

4.1 提高檔案管理工作的效率

由于計算機的運算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準確、全面、快速的人事資料和有關數據，使用計算機管理醫院的人事檔案，在查詢、統計時既可避免手工抄寫出現的失誤，又可減輕人事管理人員的勞動量，節省時間，提高工作效率，數據查詢又快又準。

4.2 提高檔案信息的利用率

醫院是高級人才密集型單位，其人事檔案在醫院領導者知人、認人、用人過程中有著重要作用。使用信息化管理醫院的人事檔案，其速度快、精確度高、貯存量大、功能多、通用性強的特點，可以及時給醫院領導決策提供準確、全面的人事信息，為醫院的人員編制、人員調整、人才的中長期規劃等諸多方面提供查詢平臺。經常單位接到上級部門關于采集某一類人員的信息時，以往的工作是需要對這部分人進行調研，組織采集信息，造成了工作的被動性，工作效率也可想而知。而檔案信息化的管理可以直接在系統中定位需要采集的人員分類，導出需要采集的信息，從而提高工作效率，節省了時間和人力成本。

4.3 方便廣大干部職工查詢

單純的紙質版檔案整理只是單向的，人力資源部將職工本人相關表格材料統一整理歸檔。歸檔后職工本人無法自行查閱相關信息，需要是經過人力資源部工作人員進行查閱。人事檔案信息化管理實現了職工自行查閱的功能，通過授權，不同級別的人員可以查看不同的信息，就職工本人而言，查閱自己的信息將變得易如反掌。

5 結束語

在當前社會和經濟快速發展的新形勢下，相對于經濟和社會的發展，人事檔案管理工作存在一定的滯后性，為了能夠使人事檔案管理工作更好的與當前社會發展的需求相適應，則需要加快對人事檔案管理工作的完善和優化，加快推動人事檔案信息化建設工作，為人事檔案更好的服務于人事管理工作奠定良好的基礎。

作者簡介

譚樂柱（1974-），男，漢族，山東高密，高密市人民醫院人力資源部主任，研究方向：醫院人事檔案管理及人力資源管理。