淺談信息化建設與基層檢察院檔案管理

周安寧 趙紅兵

摘 要：基層檢察院機構的檔案管理信息化建設是提升其檔案管理效率和質量的重要途徑。本文首先對目前基層檢察院檔案管理信息化建設狀況進行分析，并找出其中的制約因素。在此基礎上，提出幾點信息化建設建議措施，以期提高基層檢察院檔案管理信息化利用水平。

關鍵詞：信息化建設；基層檢察院；檔案管理

隨著信息化技術的快速發展，檔案管理信息化建設的內涵與實質也發生了較大變化。基層檢察院開展檔案管理信息化建設工作，不僅是要實現電子檢索和數字化管理，還要通過引進先進的信息化技術手段，提高檔案利用率，并為解決實際工作中的難題提供依據。這對基層檢察院檔案管理信息化建設提出了更高要求，必須針對現存的制約因素，尋找可行的建設對策，再次提升檔案信息化管理能力。

1 基層檢察院檔案管理信息化建設現狀及制約因素

1.1 檔案管理信息化建設現狀

進入新世紀以后，各地基層檢察院陸續開展檔案信息化建設工作，主要是將傳統紙質檔案以數碼形式進行錄制和存儲。隨著檔案數量的快速增長，檔案信息化工作量也顯著提升，基層檢察院每年完成的檔案信息化案卷數量逐年遞增，解決了許多檔案老化、缺失等問題。電子數字化檔案不僅有利于對檔案的存儲和保護，還能夠提高檔案利用效率，方便查閱和統計，開展相關專題調研活動。在信息化技術的快速發展下，基層檢察院檔案信息化的工作涵蓋面也逐漸擴大，針對日益增加的信息處理量，引進了先進的技術和設備。并根據檔案日常管理的需要，利用信息化技術對檔案收集、整理、歸檔、調用等各個流程進行重塑，減少繁瑣的人工檢索環節，使檔案信息化管理效率得到明顯提升。在此情況下，實現了對大批量檔案信息的綜合性利用，可以為檢察院各項管理工作的開展提供更有力的支持[1]。

1.2 檔案管理信息化建設的制約因素

雖然基層檢察院檔案管理信息化建設取得了顯著成果，但從現階段的建設需求來看，還面臨著多方面的制約因素。由于基層檢察院的檔案管理工作受區級檔案部門和上級檢察院部門管理，在雙重指導下，容易出現檔案軟件不兼容、信息化建設方向存在差異的現象。比如基層檢察院的檔案信息化管理系統是根據區級檔案局的要求開發的，但在利用信息化系統開展檔案管理工作時，需要滿足上級檢察院的檔案信息化處理標準，有時會出現數據無法直接導入、需要對數據項進行重新核對和修正的現象。另一方面，目前基層檢察院檔案管理信息化建設水平有高有低，各自使用的信息化軟件功能標準不統一，在橫向對接時，也容易出現問題。再加上系統網絡化水平較低，難以為遠程管理及檔案數據安全提供保障[2]。

2 加快基層檢察院檔案管理信息化建設與利用的建議對策

2.1 制定統一的建設規劃

針對上述制約因素，首先應做好頂層設計，對基層檢察院檔案管理信息化工作做出統一規劃，結合上級檢察院對現階段檔案管理信息化建設的總體安排，將檔案管理信息化建設納入到執法辦案信息化建設體系。為基層檢察院的檔案管理信息化建設配置專業人員和標準設備，并設立專項資金，做好預算管理等方面的工作。現階段的基層檢察院檔案管理信息化建設要努力提升縱向、橫向的信息互聯互通水平，提高檔案共享程度，為檔案管理信息化建設的長遠發展奠定基礎。在統一的規劃布局下，實現檔案信息集中化管理，逐步與辦案管理軟件、輔助軟件等進行對接，提升檢察院信息化管理系統的聯動性，為實際業務的開展提供更有力的支持，在檔案數據安全的前提下，方便的獲取檔案信息數據。

2.2 規范檔案信息化流程

檔案信息化流程是基層檢察院檔案信息化管理的基礎流程，由于設備、技術和經費等方面的限制，許多基層檢察院采用外包形式進行檔案信息化，雖然這種能夠以較低的經濟成本和時間成本完成檔案信息化工作任務，但也容易使檔案信息化質量和安全性受到威脅，必須規范檔案信息化管理流程。采用外包形式開展檔案信息化工作時，首先要做好案卷出庫管理，由雙方人員對案卷進行確認，做好交接工作。在拆卷掃描過程中，應根據實際情況調節灰度，保證掃描清晰度。此外還要控制好修圖、條目著錄等過程的質量，按照標準要求進行處理，方便后續的檔案檢索與利用。最后應做好檔案信息化數據校對和案卷入庫管理，形成管理閉環，確保檔案信息化質量。

2.3 加快軟件標準化建設

在信息化技術快速發展的帶動下，基層檢察院檔案信息化管理系統的更新換代速度也較快。在各類應用軟件的設計過程中，需要制定統一的數據處理標準，避免在新系統的應用過程中，出現數據不兼容現象。在此方面，首先應明確檔案管理信息化建設目標，制定標準框架，詳細列出建設要求。特別是在當下的網絡管理環境下，如果數據標準設計不合理，會嚴重影響檔案信息調用效率。此外，應突出信息安全標準建設的重要性，在開放的網絡環境下，基層檢察院的檔案數據傳輸和利用，需要采取相應的安全防護策略，盡快更新安全防護技術手段。比如以往使用的單機版殺毒軟件無法滿足網絡環境下的安全防護需要，應先更新安全防護軟件，穩步推進檔案管理信息化建設工作。

3 結束語

綜上所述，基層檢察院的檔案管理信息化建設工作在各項業務的信息化建設中占有基礎地位，通過分析目前檢察院檔案管理信息化建設存在的制約因素，并作出有針對性的改進，可以進一步提升基層檢察院的檔案管理信息化水平，實現對檔案數據的安全、高效利用。

參考文獻

[1]張誼.基層檢察院檔案信息化建設的阻礙與策略[J].辦公室業務，2018（14）：67.

[2]范忠.基層檢察院檔案信息化建設的若干思考[J].人才資源開發，2016（18）：138.