事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與對策

黎順英

摘 要：近些年來，隨著經濟的發展和計算機技術的出現，社會各行業都積極的引進了計算機技術，朝著科學化、信息化、現代化方向發展。具體到事業單位的檔案管理，其相應的信息化建設工作也已經逐步開展。而本文就從事業單位檔案管理信息化建設內涵與意義出發，全面分析了現階段我國事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題，并提出了事業單位檔案管理信息化建設的科學對策，旨在為推動我國事業單位檔案管理的信息化建設步伐提供一些參考性意見。

關鍵詞：檔案管理信息化建設；內涵；意義；問題；科學對策

隨著時代的發展，我國事業單位的檔案管理內容與檔案管理要求較之前都發生了較大的變化。如何有效的應對這種變化，并逐步提高事業單位的檔案管理質量目前已經成為許多事業單位檔案管理人員共同關注的問題之一。而積極的引進現代計算機技術，大力開展事業單位檔案管理工作的信息化建設，則能夠明顯降低事業單位在檔案管理方面的人力、物力成本，有效的提高事業單位的檔案管理效率與管理質量，更好地滿足事業單位檔案管理的實際需要。

1 事業單位檔案管理信息化建設的內涵與重大意義

通常事業單位的檔案管理信息化建設主要是指將現代計算機信息技術全面應用到國家事業單位的檔案收集、整理、開發、利用工作中。相較于傳統的人工收集、整理檔案資料模式，這種先進的電子化檔案管理模式既方便又快捷，一方面，它能夠以電子數據代替紙質檔案，有效的減少事業單位所需的檔案管理人員數量與紙質載體，這樣事業單位在檔案管理方面所需的人力與物力成本就大大減少，事業單位的檔案管理成本也因此降低。另一方面，它可以顯著提高事業單位檔案管理工作的效率，減少事業單位檔案管理的人為失誤，有效優化與提升事業單位檔案管理的質量。此外，大力進行檔案管理信息化建設也是事業單位檔案管理工作積極與時代發展接軌，充分融入時代發展環境的一種重要體現[1]。

2 事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1 事業單位普遍缺乏對檔案管理信息化建設工作的重視

相較于發達國家，計算機技術在我國的起步較晚，而同企業單位相比，很多事業單位的檔案管理本身又較為閉塞與滯后，這就導致許多的事業單位領導與相關的檔案管理人員不重視檔案管理信息化建設工作的開展，很多人片面的認為檔案管理信息化建設就改變檔案資料保存的載體，將紙質的檔案輸入現代計算機，使其成為電子化數據即可，沒有多少技術含量。很顯然，這種認識是錯誤的，同時這種錯誤的認識也無形中縮小了檔案管理工作的內容，極大地阻礙了事業單位檔案管理信息化建設工作的順利開展。

2.2 缺乏健全完善的檔案管理信息化建設規劃

事業單位的檔案管理信息化建設本身是一項復雜繁瑣的技術性工作，所以其必須在一套成熟的信息化建設規劃指導下，才能有條不紊地順利展開各項工作。但是當前我國許多事業單位在進行檔案管理信息化建設工作時，都沒有提前制定好相關的檔案管理信息化建設規劃，這樣就使得整個檔案管理信息化建設工作開展得較為混亂，缺乏全局性，有時各項工作之間甚至彼此制約、相互矛盾，最終顯著降低了事業單位檔案管理信息化建設的質量[2]。

2.3 缺少足夠的檔案信息化建設資金

基于多方面的原因，檔案管理工作本身在事業單位就不受重視，很多事業單位領導與工作人員認為其是一項輔助性工作，可有可無。這樣就使得事業單位在檔案管理方面的資金投入較低。沒有足夠的資金，檔案管理部門就很難配置檔案管理信息化建設所需的相關硬件設備，也不無力購買配套的檔案管理軟件。以致目前我國許多事業單位的檔案管理軟硬件設備都較為落后，整個單位的檔案管理信息化建設進程幾乎停步。

2.4 信息孤島現象嚴重

事業單位檔案管理信息化建設工作的目的之一就是實現檔案信息的充分利用。但是目前我國很多事業單位由于受種計算機系統與信息處理系統不兼容、數據轉化困難等因素的影響，很多的檔案數據信息難以被共享，經常出現各種形式的“信息孤島”現象，這樣就直接降低了事業單位檔案信息的有效利用率，非常不利于事業單位檔案管理信息化建設工作的發展。

3 事業單位檔案管理管理信息化建設的有效對策

3.1 制定科學合理的事業單位檔案管理信息化建設綱要

因為事業單位檔案管理信息化建設本身是一項復雜繁瑣的艱巨性工作，其開展過程中所涉及的范圍較廣，資料內容也較多，所以事業單位應該從本單位的檔案管理實際狀況出發，綜合考慮各方面的相關因素，制定一個科學合理的檔案管理信息化建設大綱，并依據該大綱逐層有次序地展開相關工作，如此才能確保整個檔案管理信息化建設工作的良性發展。

3.2 進一步增加對事業單位檔案管理信息化建設的資金投入

事業單位要進行檔案信息化建設，就必須完成以下三項基本工作，第一，購買先進的計算機設備和諸如打印機、掃描儀等其它的信息化輔助設備。第二，購買相關的檔案管理信息軟件，并聘請專業的信息化技術人員構建一個與單位檔案管理實際狀況相符的個性化信息化管理系統。第三，為相關的計算機設備安裝正規的殺毒軟件與安全防衛軟件，以確保事業單位檔案信息不被網絡黑客盜取與破壞。而這三項工作的進行都不離開強大的資金支持。基于現階段我國許多事業單位在檔案管理信息化建設方面資金投入不足的實情，未來事業單位更應該進一步增加在檔案管理信息化建設方面的資金投入，以有效確保整個檔案管理信息化建設工作的正常進行[3]。

3.3 努力消除“信息孤島”現象

當前事業單位檔案管理中“信息孤島”現象的產生，極大地限制了事業單位相關檔案信息的共享與有效利用，也無形中降低了檔案信息化建設的作用。這就要求相關事業單位不斷優化本單位的計算機系統、相關的辦公軟件系統與其它信息處理系統，必要時聘請專業的計算機技術人員深入探索“信息孤島現象”產生的原因，最大化消除“信息孤島”現象。唯有如此才能有效提高事業單位檔案管理信息化建設的質量，充分實現其檔案信息資料的有效共享與充分利用，真正發揮出事業單位檔案管理的實際應用價值，使其更好地為事業單位與社會服務。

3.4 組建一支高素質的檔案管理信息化建設隊伍

事業單位檔案信息化建設是一項技術性高、專業性強的工作，其對相關工作人員的檔案管理專業素養與計算機操作技能要求都十分高。為確保整個檔案管理信息化建設工作的順利開展。相關的事業單位要提早創建一支高素質的檔案管理信息化建設隊伍。一方面，對于在職的檔案管理人員要進行定期的計算機專業知識培訓與電子檔案制作培訓，以進一步強化他們的計算機操作技能與電子檔案制作技能。另一方面，事業單位要積極引進高素質的計算機技術人才，由他們來負責整個單位的檔案管理信息系統創建與補充工作，這樣可以提高事業單位檔案管理信息化建設的科學性和專業性。

4 結語

綜上所述，事業單位檔案管理信息化建設既有利于減少事業單位的人力、物力成本支出，降低其檔案管理成本，又利于提高事業單位檔案管理的質量與效率。基于目前我國許多事業單位在檔案管理信息化建設中都存在著對檔案管理信息化建設的重視程度有限、檔案管理信息化建設投入資金不足等問題。所以未來我國的相關事業單位要通過加大資金投入、提高相關工作人員的專業素養等有效對策，進一步提高我國事業單位檔案管理信息化建設的質量，有效加快事業單位檔案管理信息化建設的步伐，使其更好地輔助事業單位其它工作的開展。

參考文獻

[1]董學佳.論新時期事業單位檔案管理與創新[J].卷宗，2018，（5）：1.

[2]徐龍.事業單位檔案管理的創新思路分析與研究[J].卷宗，2018，（18）：2.

[3]王艷平.信息技術在事業單位檔案管理中的應用探討[J].南風，2016，（26）：140.