構建電力企業檔案管理保密制度的問題分析

鄧園園

摘 要：隨著國有企業改革的逐步深入，電力已經建立了現代企業制度，逐步走向國際化的管理體制，對電力建設提出了更高的要求。本文在研究數據的基礎上，介紹了電力企業檔案管理的重要意義，針對檔案管理中存在的問題提出了相應的對策，并提出了一些完善檔案管理內容的對策，以期為電力企業檔案管理工作提供啟示。

關鍵詞：電力企業；檔案管理；保密制度

電力企業檔案管理是企業管理的重要內容，供電不僅關系到人們的生產和生活，而且關系到社會的穩定和經濟的發展，是我們的根本利益問題。隨著電力企業檔案管理研究的深入，檔案管理領域中的文獻越來越多。盡管在體制改革之后，電力企業已經改進和完善了檔案管理，但與國外先進的企業檔案管理工作相比，仍有很大的差距，在管理上還存在許多問題。展望電力企業未來的發展，必須重視檔案管理保密制度的建設，建立完善的檔案管理保密制度，為提高供電水平奠定良好的基礎。

1 電力企業檔案管理保密制度建設中存在的問題

1.1 存檔分類不科學

根據《中華人民共和國法》和《電力行業國家秘密條例》及其具體范圍，確定了電力企業檔案分類。一般分為三級，這樣的分工應該說符合檔案保密管理傳統，但不適應電力企業目前的發展需要。例如，根據目前的劃分，最高機密文件意味著泄漏將使國家和企業安全，利益遭受特別嚴重的損害，如何區分"特別嚴重"和"嚴重"，這還不是一個明確的標準，在文件的安全工作中，是由電力企業決定的，實際上，在文件管理人員的手中，這可能會產生一種情況，即應該被歸類為絕密文件，而根據機密和秘密管理標準，導致最高機密文件泄漏概率增加，應歸類為機密文件，但采取了秘密文件管理也是如此。這種情況的主要原因是原有管理思想的長期存在，導致文件保密工作不符合當前電力企業發展要求。

1.2 未對庫中的存檔管理提供特定的規定

庫房是一個很容易被忽視的檔案保密的地方，作為存儲文件的地方，它實際上是非常重要的，以保持庫房管理的機密。但是，從目前電力公司建立檔案管理保密制度，對庫房保密工作的管理較為籠統，有的電氣工作只是在系統中提供庫房管理的規則和方法，庫房施工標準、庫房所在地等未作規定。有的電力公司的檔案是習慣性地設置在一層，陰雨天氣很容易受潮發霉，而在庫房和缺乏適當的除濕、防潮、保溫設施時，往往出現丟失的檔案和損壞。有些倉庫的門窗還沒有加強防盜，有些文件面臨盜竊的威脅。同時，一些電力公司并沒有將庫房與辦公室分開，這將影響檔案管理的保密程度。

1.3 對檔案管理人員保密素質沒有做出明確的規定

要做好電力企業檔案管理的保密工作，檔案管理人員的保密素質有更高的要求。而現在大多數電力企業在開發檔案管理保密系統時都忽略了這一點，檔案管理人員的保密質量沒有明確規定，有的不是檔案管理專業或沒有檔案經驗管理層，沒有收到系統記錄管理經驗的人走上檔案管理崗位，很多人缺乏對檔案管理保密的最基本知識，也不懂企業的檔案管理系統，保密工作規定，在權力檔案管理中忽略了保密工作，導致一些文件泄露，對企業的發展造成不利影響，特別是電力企業供電管理、供電線路建設、供電規劃等方面的檔案，一旦泄露給當地社區生產生活可能產生不利影響。從這個角度來看，在電力企業檔案管理保密制度建設中，增加檔案管理人員的保密工作質量相關規定是必要的。

1.4 檔案密級調整工作沒有做出明確的規定

在電力企業檔案管理中，檔案的分類不是一成不變的，隨著企業的發展，社會的進步和科技的創新，一些檔案的價值將逐步減少，如果不是在及時減少分類，仍然按照原來的管理水平，雖然能夠保證保密工作，但會浪費很多資源，這對企業來說是不值得的。針對這一問題，目前大多數電力企業在檔案管理保密制度中沒有作出明確規定，這一點在今后的工作中應及時改進。

2 完善電力企業檔案管理保密制度

2.1 優化文件保密性分類

在檔案分類中，可分為三級，絕密、機密、秘密，國家檔案嚴格按照國家檔案有關法律法規規定，企業檔案分為秘密和機密兩個層次。此外，在劃分過程中，必須明確不同等級檔案的內容、保存和管理方式，以及檔案管理保密制度中相應的保密管理措施，以適應電力企業目前的發展需求。采用這種分級的原因是電力企業已被改造為現代企業，因此在檔案管理中采用現代企業檔案管理模式是必要的。同時，電力企業承擔一定的行政職能，作為公共事業的一部分，電力事業也關系到國家和社會經濟的發展，因此也應根據行政檔案管理模式，對一些檔案進行行政管理。因此，必須將國家和公共利益檔案與電力企業自身檔案嚴格分開。

2.2 增加檔案庫房保密規定

檔案必須嚴格與辦公區域和數據管理區分開，檔案必須安裝防盜窗和防盜鎖，除檔案管理人員外，其他人員嚴禁直接進入檔案庫房。檔案歸檔中根據倉儲管理的分類，檔案管理人員按照管理權限安排新的工作內容，負責不同層次的檔案管理人員，各自保密工作的職責范圍。檔案管理人員定期巡視防盜門防盜窗安全鎖的情況，一旦發現防盜設施已損壞，應及時檢查檔案內容的完整性，確定哪些等級哪些文件損壞或被盜，情況如實反饋給公司的機密管理部門、安全部門，調整監控，找到線索，為公安機關破案提供準確依據，為檔案安全與安全管理工作打下了良好的基礎。

2.3 明確檔案管理人員保密素質標準

電力企業檔案管理是一項非常嚴肅的工作，電力企業要提高檔案管理的重要性，在今后的檔案管理保密制度建設中，明確規定檔案管理的保密性人員，使檔案工作人員達到工作的保密性要求。一方面，在文件管理崗位設置中，需要指定文件管理人員必須是文件管理專業人員或通過系統的文件管理培訓，其他沒有文件管理工作的條件，尤其是檔案部負責人，必須是檔案管理專業，通過專業檔案管理人員的保密培訓服務，所以從管理者的角度做好檔案管理工作保密奠定基礎；另外，應明確指定管理人員的檔案培訓方法，或通過社會組織，為檔案工作者提供保密的工作培訓機會，以加強他們的保密性和提高他們的秘密工作的能力。

2.4 完善文件分類和調整工作規則

在未來的檔案管理保密制度建設中，電力企業應完善檔案保密的分類，明確檔案保密調整的三個情況，即保密范圍的變化、機密文件作用的變更和保密期限的變更，并對三種案件進行解釋。保密范圍的變化主要是指根據國家法律法規、電力系統行業指導思想和電力企業的變化。在電力企業檔案管理安全范圍變化的影響下，也應調整電力企業檔案管理保密工作。機密文件的變更是指社會的進步和科技的發展，機密文件失去了指導作用或失去了重大影響。保密期限的變化意味著在保密期限屆滿后，保密等級分類需要重新調整。文件分類應由檔案管理主管提出調整意見，由企業負責人批準之后再執行。

3 結語

總之，新時期電力企業的改革與發展對檔案管理保密提出了更高的要求，電力企業必須重視和加強檔案管理保密建設。，通過完善系統，為提高保密工作水平打下了良好的基礎。

參考文獻

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