淺談事業單位檔案管理

候艷偉

摘 要：事業單位檔案管理工作，是事業單位內部與檔案相關的管理內容，包括文書檔案、人事檔案、科技檔案、財務檔案、實物檔案管理等。對于任何一家事業單位而言，有效的檔案管理工作能夠提升事業單位的日常管理工作效果，為事業單位各項工作的順利開展奠定良好的基礎。檔案管理工作作為事業單位日常管理工作中的重要組成部分，其重要性不言而喻。因此，事業單位管理者需要采取措施，強化檔案管理力度，確保檔案管理工作順利進行。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；分析

經濟的快速發展帶領我國走入信息化時代，也為事業單位管理工作帶來了新的變革。作為事業單位順利開展工作的基礎前提，檔案管理工作創新成為事業單位工作改革、科學發展的應有之義。

1 事業單位檔案管理的原則及創新意義

檔案作為國家機構的重要組成部分，也是事業單位的信息匯聚處，有很多的管理方式和方法，也有一定的要求和規范。首先，要具有實用性的規范方法，也要有應對復雜情況的特殊方法。其次，當事業單位檔案管理出現問題時，要具有責任心，相關人員要具有公平自律性，認真履行職責和相關權責，要制定科學、合理、規范的管理制度。最后，要堅持動靜一體化的方式，使事業單位的檔案管理與世界接軌，與時俱進，實現科學平穩發展。現如今，改革創新已經成為發展大趨勢，這對于事業單位工作的創新具有全方位的發展意義。應強化檔案管理方法，提升工作人員能力，對其加強創新教育和培訓，從而提升檔案管理效率。現代化信息技術的普及對檔案管理工作的數據優化和系統優化具有重要影響，可大大提高數據的科學性、準確性。我們應解決事業單位檔案管理中的問題，不斷優化完善管理系統，查缺補漏。

2 事業單位檔案管理存在的問題

2.1 對檔案管理工作重視不夠

目前事業單位對國家頒布的法律法規解讀不適，雖然國家已經頒布了《檔案法》，但是檔案管理工作仍然沒有受到重視，管理者認為檔案管理僅僅是一項輔助性很普通工作，沒有必要投入太多人力物力，造成一些不必要的浪費。認為檔案管理工作只是簡單的資料收集及保管，各部門把文件資料交到檔案室，檔案室工作人員只是把這些文件資料簡單整理一下一并放入管理庫房，如果有人需要借閱檔案，工作人員就把這些文件資料拿出來供需要者借閱，完全不知道檔案管理工作的工作流程，對檔案管理工作缺乏應有的重視，從而導致相關管理規劃制度欠缺實施力度，造成檔案管理工作實施的有效性相對缺乏。

2.2 檔案管理信息化水平偏低

盡管當前我國的網絡已經普及到人們的生活、工作和學習中，事業單位的信息化水平顯著提升，但是在檔案管理工作尚未全面信息化，部分重要檔案信息仍然是以紙質檔案進行保管，不僅僅是投入不足，同時部分領導干部擔心電子檔案數據信息被黑客攻擊，如果重要檔案信息丟失將帶來不可估量的損失，更加傾向于紙質檔案保管。

2.3 專業檔案管理人員匱乏

檔案管理人員自身的素質水平高低，將直接影響到整體工作成效，但是當前多數的事業單位對于檔案管理人員培訓缺乏足夠重視，崗位上的檔案管理人員并未接受過專業訓練，加之年齡偏大，難以滿足新時期的檔案管理信息化建設需要。檔案管理人員在實際工作中，工作態度不認真，未能嚴格遵循規章制度相關要求全身心投入其中，導致檔案管理工作不規范，存在很多的缺陷和不足，嚴重影響到檔案管理工作質量和效率。這樣環境下的檔案管理工作原有作用無法得到充分發揮，難以為管理和決策提供可靠依據。

3 事業單位檔案管理有效措施

3.1 建立健全檔案管理制度

完善的制度是確保各項工作順利進行的關鍵。檔案信息是一種無形資產，也是事業單位的寶貴財富，為了使檔案信息資源不流失，就要建立健全檔案管理制度，有了規章制度的規范和約束，才能保證檔案工作規范化的實施和開展，這也是檔案管理工作順利進行的保證。具體而言，一是將檔案管理制度正式納入本單位管理制度，明確管理檔案的部門或人員；二是建立健全本單位檔案工作各項制度，依據制度對有關部門進行檔案目錄匯集和使用調控。旨在提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全；三是專職檔案管理人員對檔案管理的主要環節要照章管理，并納入本單位管理運行程序，這樣有利于文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進行。四是對本單位內部制度加以完善，使檔案管理制度更加明確、條理清晰，讓檔案管理人員有章可循。同時，事業單位管理者需要提高對檔案管理工作的重視程度，將檔案管理工作納入事業單位年度發展計劃中，并劃撥專項經費，明確檔案管理工作人員的各項職責，嚴格落實事業單位內部檔案管理制度。

3.2 創新檔案管理信息化建設

事業單位的檔案管理通常需要涉及到較大數量的檔案分類和整理工作。然而，隨著時代的發展和進步，平常的檔案信息處理方式已經難以滿足如今大批量的檔案整理需求。事業單位應加大檔案管理信息化建設方面的投入，推動軟硬件設備的更新進程，讓信息化檔案管理方式得到普及。同時，借助掃描儀、計算機等信息化設備，能夠便捷的實現檔案信息的獲取、分類和整理工作。提高檔案管理的效率和準確程度。

3.3 創新人員培訓機制

新制度與信息化技術的引進，需要事業單位相關管理人員的業務能力進一步提高。為提高管理人員的業務能力，應對檔案管理人員管理機制進行創新改革，并結合事業單位的現狀，在引進硬件設施的條件下，建立培訓機制。要培訓檔案管理人員基礎知識，再進行實踐操作，二者相結合，不斷強化知識內容，提升業務能力。

3.4 革新管理觀念，加大硬件設施投入

目前，我國事業單位對于檔案管理工作的重視度不夠，這要求事業單位在改善檔案管理工作時應革新管理觀念。第一，檔案管理既是單位順利開展工作的前提，也是保障，它不僅僅是文件記錄的基礎性工作，實現科學、高效地檔案管理能夠幫助單位新晉員工簡潔、快速地認識單位發展脈絡，能夠助力單位老牌員工明晰發展方向，從而為單位更好更快發展提供保障；第二，事業單位應在現有檔案管理制度之上根據本單位實際情況制定符合本單位的管理制度，具體應體現在檔案建檔、檔案分類、檔案借閱、檔案銷毀等全流程環節，在各環節實現制度把控，從而為單位其他工作順利開展提供后期保障；第三，面對信息化、數據化浪潮，事業單位改革迫在眉睫。加大資金投入，保障檔案管理所需硬件設施完備是促進檔案管理信息化的前提；加強員工專業管理軟件培訓、提升檔案管理人員專業技能是實現檔案管理信息化的關鍵。總之，革新固化檔案管理觀念，促進檔案管理信息化是事業單位未來發展的重中之重。

4 結束語

檔案管理工作效果會直接影響事業單位行政、生產技術、經營管理等工作的質量。對此，事業單位應采用有效的措施改善其檔案管理現狀，并且仔細分析問題出現的原因，然后從健全檔案管理制度，提升檔案管理人員的專業素質，充分利用好檔案資源，建立檔案管理網上系統等方面著手進行管理改革，只有在實際工作中不斷的探索和改善，才能順應時代發展的要求，才能使檔案管理工作能夠助力事業單位的可持續發展，讓檔案的價值得到充分的發揮。

參考文獻

[1]朱月品.事業單位檔案管理信息化建設[J].辦公室業務，2018（13）：47.

[2]虎穎.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J].辦公室業務，2018（10）：120.

[3]林曉芳.新時期事業單位檔案管理創新思路的探討[J].農場經濟管理，2018（03）：57-60.

[4]魏香梅.淺析事業單位檔案管理中存在的問題及對策[J].中外企業家，2018（01）：104.

[5]劉晶琰.新時期事業單位檔案管理工作創新思考[J].辦公室業務，2017（20）：128.