基于大數據背景下的人事檔案的規范化管理

張鐵成

摘 要：在當前大數據環境下，通過借助于互聯網來對人事檔案進行管理，運用大數據技術來組織和加工信息，將相對獨立的人事檔案有效的納入到統一的人事檔案管理系統中來，構建現代化的人事檔案管理體系。在當前大數據時代，資源共享作為人事檔案管理的主要優勢，因此通過對人事檔案進行規范化管理，可以有效的提高人事檔案管理工作的效率，實現人事檔案資源的高效利用。

關鍵詞：大數據時代；人事檔案管理；現狀；規范化管理

在社會快速發展的新形勢下，信息化技術取得了快速的發展，大數據技術在各行各業中進行廣泛應用。將大數據技術與人事檔案管理工作相結合，借助于先進的技術來整理和歸納大量的數據資料，可以確保人事檔案管理工作合理有序的進行，并人才管理和培養提供重要的依據。因此在當前大數據背景下，需要加強對人事檔案的規范化管理，全面提高人事檔案管理水平，使其更好的服務于各行業的發展和建設。

1 大數據時代人事檔案管理工作的現狀

1.1 人事檔案信息化進程滯后

在當前事業單位人事檔案管理工作中，由于人事檔案信息主要以全體員工檔案、離退體人員檔案資料及離開單位沒有提檔人員的檔案為主。隨著事業單位各項改革工作的不斷深入，事業單位人員頻繁流動，人事檔案管理工作量不斷增加。雖然在人事檔案管理工作中引入了信息技術，但一直以來都存在人事檔案信息化進程滯后的情況。在當前大數據背景下，對事業單位人事檔案管理工作帶來了較大的挑戰。

1.2 人事檔案管理模式落后

當前部分單位人事檔案管理模式還存在沿用傳統管理模式的情況，手動進行人事檔案信息查詢和檢閱，這對人事檔案利用效率帶來了較大的影響。基于大數據背景下，事業單位需要加快轉變人事檔案管理模式，充分的運用大數據技術來促進人事檔案管理工作的創新。

1.3 人事檔案管理人員素質面臨的挑戰

受傳統觀念的影響，當前檔案管理人員普遍缺乏服務意識，在檔案服務過程中缺乏積極性和主動性，服務理念缺乏，這就導致人事檔案服務整體上都較為被動，嚴重影響了人事檔案的利用率。在當前大數據背景下，要求事業單位人事檔案要運用云數據庫來對檔案信息進行分類和相關性分析，以此來提高檔案的利用效率。但當前人事檔案管理人員的業務水平無法應對這樣的任務，因此在加大對人事檔案管理人員的培養力度，全面提高人事檔案管理人員的整體素質。

2 加強大數據時代人事檔案管理工作的方式

2.1 加強對人事檔案管理數據化工作的重視

在當前市場經濟環境下，人員流動十分頻繁，人力成本也隨之增加，在這種情況下，需要加強對人事檔案管理工作的重視度，全面提高人事檔案管理工作的高效性和科學化。即要求在實際工作中要積極轉變工作態度和思想觀念，人事檔案管理人員要強化自身的管理理念，加大對檔案管理工作的重視度。同時還要在實際工作中積極學習先進的數據化管理模式，通過構建數據庫，實現對人事檔案的數據化管理，并利用影像化的方法來實現檔案的無紙管理，全面提高人事檔案管理工作的效率和水平，實現人事檔案的數據化管理。在當前大數據背景下，人事檔案規范化管理的實現還離不開領導的支持，要求單位領導要在思想上對其加以重視，并形成科學的發展觀，對人事檔案管理數字化和信息化的發展給予有效的支持。在實際工作中，需要將人事檔案管理工作作為重點工作來抓，為人事檔案管理部門配置相應的軟硬件設施，為大數據環境下人事檔案規范化管理的實現奠定良好的基礎。

2.2 優化人事檔案管理工作手段和流程

基于大數據時代背景下，由于各種信息技術和多媒體技術的快速發展，這為人事檔案管理工作的優化提供了重要的技術保障。在當前人事檔案管理工作中，磚雕要積極引進多媒體設備和信息技術，加快推動人事檔案信息化處理和建設，并充分的運用計算機來開展云服務，實現人事檔案管理工作手段和流程的全面優化，以此來提高人事檔案管理工作的效率，實現人事檔案管理的規范化和標準化。

2.3 健全人事檔案管理機制

首先，事業單位應推動人事檔案的電子化，建立相適應的檔案數據庫，以為后期的人事檔案管理奠定堅實基礎。

其次，事業單位必須結合自身實際的人事管理情況，建立和完善人事檔案管理機制，為人事檔案管理工作提供有力的制度保障，為人事檔案管理工作的創新發展指明方向，使得檔案管理創新工作少走彎路。在這過程中，管理人員應嚴格遵循管理制度的條例要求進行檔案管理工作，嚴格把控檔案資料的收集、整理、歸檔以及調檔等各個環節的工作，從根本上保證人事檔案的完整性、準確性以及真實性。

2.4 構建人事檔案大數據管理平臺

為了全面提高人事檔案管理工作效率，要建立人事檔案大數據管理平臺，基于數據的標準化和開放性，進一步提升人事檔案的管理效率。人事檔案管理部門通過利用大數據管理平臺來對員工的個人信息資料進行統一收集、整理、查閱、利用，更好的發揮出人事檔案管理工作的價值。另外，還要充分的借助于大數據技術和云計算技術，對人事檔案信息資料進行有效整合，及時更新人事檔案信息資源，從而為人事檔案管理水平的提升打下良好的基礎。

2.5 加強數據庫建設力度

大數據的出現使人事檔案管理工作發生了根本性的變化，在事業單位人事檔案大數據建設過程中，需要依托于大量的原始信息來構建基礎數據庫，從而為人事檔案管理工作提供更多的便利。在人事檔案數據庫建設過程中，需要借鑒國內外的先進標準，通過構建一系列具有通用性和標準化的數據庫，為檔案查閱和利用提供更多的便捷性。在當前人事檔案數據庫建設工作中，還要進一步完善人事檔案數據庫管理系統，以此來保障數據的完整性、功能性和安全性，真正實現人事檔案資源的及時更新和高度共享。

2.6 提升人事檔案管理人員的綜合素質

首先，加強對人事檔案管理隊伍的培訓，結合人事檔案管理部門、檔案管理工作人員自身的現實情況以及大數據時代的各種要求，采用各種培訓方法，提升工作人員的綜合素質，使他們能勝任大數據背景下的人事檔案管理工作。

其次，還要積極組織專題學術活動、業務交流會議、在線交流活動等，為人事檔案管理部門的工作人員講解最先進的檔案管理方法和技能，使他們認識大數據時代的發展趨勢，主動適應大數據時代的來臨。另外，檔案管理人員必須從自身做起，主動學習新技術和新技能，樹立主動服務的理念，提升人事檔案管理工作的效率。

3 結束語

在當前大數據背景下，需要充分的發揮大數據技術的重要作用，將其與人事檔案管理工作相結合，以此來創新檔案管理理念和檔案管理模式，使檔案管理人員能夠樹立大數據意識，并構建完善的人事檔案數據庫，為人事檔案的管理和開發利用奠定良好的基礎。

參考文獻

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