新形勢下加強基層醫(yī)院會計檔案管理的思考初探

高海紅

摘 要：醫(yī)院的會計檔案中記錄著醫(yī)院內(nèi)部各項經(jīng)濟活動的收支狀況，對醫(yī)院的財務(wù)管理工作具有一定的推動作用。在新形勢下，我國信息化的水平逐漸提高，相關(guān)的法律法規(guī)也趨于完善，這就對醫(yī)院內(nèi)部的會計檔案管理工作提出了更高的要求。基于此，本文首先對基層醫(yī)院會計檔案管理要點進行分析，然后提出一些具體的管理策略，希望為相關(guān)人士提供有價值的參考。

關(guān)鍵詞：基層醫(yī)院；會計檔案；管理要點；管理措施

會計檔案管理在基層醫(yī)院的會計工作中占有重要的地位，其主要的作用就是依照相應(yīng)的法律條例，對醫(yī)院發(fā)展、經(jīng)營過程中的各種財務(wù)數(shù)據(jù)資料進行收集與整理，為醫(yī)院的決策層、管理層提供有價值的參考意見，從而制定出與醫(yī)院發(fā)展需求相符的戰(zhàn)略與管理方法，有效的提高醫(yī)院內(nèi)部的經(jīng)濟效益，使其在激烈的市場競爭中占有一些之地。由此可見，對新形勢下加強基層醫(yī)院會計檔案管理工作進行探討具有重要的現(xiàn)實意義。

1 新形勢下基層醫(yī)院會計檔案管理要點

會計檔案管理工作具有較強的技術(shù)型與應(yīng)用性，在管理的過程中設(shè)計到很多的內(nèi)容，因此在管理的過程中，工作人員需要明白會計檔案管理的工作要點，其中具體可以從以下幾方面來加強基層醫(yī)院會計的檔案管理工作。

1.1 軟硬件管理

會計檔案的軟硬件管理包括檔案存放柜、檔案管理軟件等，在對會計檔案的硬件進行管理時，要確保存放檔案的柜子干燥、整潔、寬敞等，而對會計檔案管理軟件進行管理時，則需要對磁盤、驅(qū)動程序、服務(wù)器等進行分類保管，并且安排運維人員對其進行定期的檢查與維修。

1.2 會計檔案的整理

會計檔案的整理工作主要是由基層醫(yī)院的財務(wù)管理部門來負責，在會計檔案的整理工作時，財務(wù)管理部門首先要對會計資料進行收集、整理，之后要將這些會計資料裝訂成冊，并且制成電子檔案上交給醫(yī)院的檔案管理部門[1]。其次，醫(yī)院的檔案管理部門以相應(yīng)的工作準則為基礎(chǔ)，按照規(guī)定的工作流程對會計檔案分類保管，在分類保管的過程中需要對卷宗進行排序與編號，從而為相關(guān)工作人員的查閱提供便利。

1.3 會計檔案的歸檔

會計檔案的歸檔工作主要是裝訂會計賬簿、會計憑證、會計報表等文字資料。在對這些資料進行歸檔工作時，需要注意以下工作要點。首先在對會計賬簿進行歸檔工作時，應(yīng)該將會計憑證的編號、日期等相關(guān)資料記錄到賬簿內(nèi)，并且要保證記錄的字跡清晰、準確、抄錄及時。而在對會計憑證進行歸檔時，在會計記賬憑證裝訂的過程中需要按照日期順序進行依次的裝訂，而在對會計報表進行歸檔時，則要求基層醫(yī)院的檔案管理部門按照月度、季度、年度來進行上報[2]。

1.4 會計檔案的保管

會計檔案的保管是基層醫(yī)院檔案管理的重要環(huán)節(jié)，在會計檔案保管的過程中，如果是在當年形成的會計檔案資料，應(yīng)該由會計機構(gòu)保管一年，在保管期滿之后，會計機構(gòu)再將檔案資料移交給基層醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理機構(gòu)進行保管，如果醫(yī)院內(nèi)部沒有對會計檔案管理機構(gòu)進行設(shè)立，需要從會計機構(gòu)中挑選以往出納的人員進行保管。

1.5 會計檔案的銷毀環(huán)節(jié)

在會計檔案達到一定的保管期限后，會計機構(gòu)以及醫(yī)院內(nèi)部的檔案機構(gòu)需要提出銷毀意見，明確銷毀的會計檔案的名稱、編號、冊數(shù)、銷毀時間等，并且在銷毀時，需要相關(guān)負責人對意見進行簽署[3]。會計檔案的銷毀工作需要會計機構(gòu)、檔案機構(gòu)中同時派出監(jiān)督人員對銷毀的全過程進行監(jiān)督，之后在會計保管清冊與銷毀清冊中對單獨抽出立卷的會計檔案進行明確。

2 新形勢下提高基層醫(yī)院會計檔案管理水平的具體措施

2.1 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

在互聯(lián)網(wǎng)的背景下，我國基層醫(yī)院對檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)技能提出了更高的要求，現(xiàn)階段我國會計檔案管理人員不僅需要掌握檔案收集、整理、歸檔的方法，同時還要掌握一定的計算機操作能力，為了培養(yǎng)滿足醫(yī)院會計檔案管理需求的復合型人才，基層醫(yī)院可以采取以下措施。首先醫(yī)院可以高薪聘請一些專業(yè)院校畢業(yè)的人才，這些人才通常具有豐富的理論知識為基礎(chǔ)，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，醫(yī)院可以利用58同城、智聯(lián)等網(wǎng)絡(luò)招聘軟件對人才進行挑選，使其滿足崗位需求[4]。其次，醫(yī)院內(nèi)部可以定期的對檔案管理人員進行培訓，培訓內(nèi)容主要以檔案管理的基本知識、操作技能、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等為主，并在培訓結(jié)束后，企業(yè)也要建立相應(yīng)的考核機制對培訓結(jié)果進行檢驗，使檔案管理人員樹立正確的工作態(tài)度，積極的參加到培訓當中，從而將基層醫(yī)院會計檔案管理水平進一步提高。

2.2 健全檔案管理制度

檔案管理制度的完善可以保障會計檔案管理工作順利開展，醫(yī)院會計檔案管理工作流程中涉及到龐大的數(shù)據(jù)內(nèi)容，所以醫(yī)院在進行會計檔案管理時，需要具有合規(guī)性，以國家的法律法規(guī)為基礎(chǔ)，結(jié)合醫(yī)院內(nèi)部的實際情況，對會計檔案管理制度進行完善。首先在檔案的收集整理環(huán)節(jié)，需要對檔案的分類標準、歸檔單位、保管期限等進行規(guī)定，從而為基層醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作提供依據(jù)。其次，在健全檔案管理制度時，需要對檔案管理條例進行劃分，將具體的檔案管理職責落實到每一個人員和部門，從而有效的避免崗位交叉、崗位缺失等現(xiàn)象的發(fā)生。例如，管理層在會計檔案管理工作中主要負責的工作內(nèi)容為選拔會計檔案的負責人，財務(wù)主管部門主要負責選拔會計檔案的工作人員，來進行記賬憑證、裝訂成冊、檔案歸檔、檔案移交等工作[5]。最后，企業(yè)需要依據(jù)相應(yīng)的法律法規(guī)對會計檔案的調(diào)取與借用加強管理，在借閱、調(diào)取會計檔案時，具體可以采取以下工作流程。首先借閱人員需要提交查閱申請，之后會計檔案管理部門、財務(wù)主管部門需要對查閱申請進行核查并予以批準，最后，借閱人員持同意借閱與調(diào)取的申請表來辦理相關(guān)的借閱手續(xù)。

2.3 積極推進檔案管理的信息化技術(shù)

在信息化背景下，計算機等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透到各個領(lǐng)域，為了有效的提高檔案會計管理的效率，基層醫(yī)院就需要對電子檔案進行建設(shè)，實現(xiàn)會計檔案管理工作的電算化，從而有效的節(jié)省檔案卷宗的存儲空間。在會計檔案管理信息化的進程中，可以將會計賬簿、記賬憑證等資料輸入到數(shù)據(jù)庫當中，借用數(shù)據(jù)庫對檔案資料進行保存。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)具有一定的不穩(wěn)定性，極易受到病毒、黑客的入侵，電子數(shù)據(jù)很容易被篡改，因此會計檔案管理部門需要采用殺毒軟件、防火墻技術(shù)、身份認證等技術(shù)，從而實現(xiàn)電子檔案的安全管理。

3 結(jié)束語

綜上所述，新形勢下基層醫(yī)院會計檔案管理工作具有一定的復雜性，因此相關(guān)部門應(yīng)改引起重視，首先要對新形勢下基層醫(yī)院會計檔案管理的要點進行分析，然后采取提高檔案管理人員綜合素質(zhì)、健全檔案管理制度、積極推進檔案管理的信息化技術(shù)等措施來加強基層醫(yī)院會計檔案管理，進而為基層醫(yī)院的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻

[1]范瑩.關(guān)于新形勢下加強基層醫(yī)院會計檔案管理的思考[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2016（22）：1-3.

[2]王文玲.論基層醫(yī)療機構(gòu)財務(wù)會計檔案的現(xiàn)狀及對策[J].卷宗，2016（9）：137.

[3]于曉燕.醫(yī)院會計檔案管理存在的問題及解決對策[J].科技資訊，2018（1）：243-244.

[4]嚴榮軍.淺談互聯(lián)網(wǎng)信息化環(huán)境下的醫(yī)院會計檔案管理[J].長江叢刊，2018（26）：123.

[5]劉紀華.完善醫(yī)院會計檔案管理提升信息管理工作效率[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（24）：91.