大數據背景下檔案管理的策略探析

陳雪玲

摘 要：在大數據時代，檔案管理的發展迎來了發展契機。為了更好推動大數據時代的檔案管理工作，本文提出了五個方面的策略。第一，樹立大數據的檔案管理理念；第二，加強數字檔案館建設；第三，加強智能檢索技術的建設；第四，提高檔案數據的安全性；第五，提高檔案管理人員的大數據技術水平。

關鍵詞：大數據；檔案管理；策略

1 問題提出

檔案管理承擔著承擔著各種社會事件數據的收集、保存與運營的各項任務。隨著經濟與社會的發展，檔案管理工作人員需要處理大量的數據，這對檔案管理工作提出了挑戰。大數據技術的應用，為檔案管理處理海量數據提供了契機。在大數據背景下，檔案管理工作人員應用積極應用云計算、智能檢索等技術，提高檔案管理的效率以及安全性。

2 大數據背景下檔案管理的發展契機

1）優化檔案保存管理。檔案的保存管理是檔案管理的重要內容，如何科學有效進行檔案數據管理，是檔案機構需要解決的一個重要任務。傳統檔案數據的載體是紙質材料，這使得檔案數據常常因為紙質載體質量的下降以及運輸而造成損失，這給檔案數據的保存帶來巨大的挑戰。

大數據技術的引入，為檔案的保存管理提供了重要的契機。檔案管理人員可以通過數字檔案館的建設，實現檔案數據的數字化，改變傳統的檔案數據的管理模式，使檔案數據資源能夠得到更好的保存。

2）提升檔案數據應用價值。檔案數據不僅需要科學有效的保存，而且也應該根據工作的需求，得到合理的應用，其應用價值應用得到提升。一方面，大數據技術提高了檔案數據的檢索效率。智能檢索技術提高了檔案數據的檢索效率，能夠幫助檔案工作人員，根據工作需求，快速的查詢到所需要的檔案數據，對檔案數據進行有效的利用。另一方面，大數據技術能夠便于檔案數據歸類與分析，有助于挖掘數據價值。檔案數據實現數字化管理，便于工作人員根據數據內容的類型進行歸類，同時能夠利用數據統計技術，對檔案數據進行統計分析，了解檔案數據整體的現狀特征，從而將相關的檔案數據應用到現實工作之中。

3）推動檔案管理工作融入智慧城市建設。當前，不少城市在積極推動智慧城市建設，通過智能化的技術服務，提高生活的便利性與舒適性。通過將大數據技術應用到檔案管理之中，實現檔案開發與管理數字化，能夠推動檔案管理融入到智慧城市建設之中。依托智慧城市的建設，檔案的數據資源能夠更好服務于各個產業，同時借助于智慧城市各類智能硬件設備的提升，更多大數據技術能夠應用到檔案管理之中，構建完善的檔案管理信息管理體系。

3 大數據下檔案管理策略

3.1 樹立大數據的檔案管理理念

同傳統的檔案管理模式相比，在大數據時代，檔案的存儲方式、傳遞模式、應用方法均具有很大的不同，這就要求檔案管理人員應該樹立新的檔案管理理念，在思想上融入到大數據時代的檔案管理的工作之中。

一方面，要樹立數字化的檔案管理理念。傳統的檔案管理主要以紙質材料為主。在大數據時代，數字檔案、信息系統數據等技術不斷發展，應用到檔案管理實踐之中，極大提高了工作效率。為了適應大數據時代的發展需求，檔案管理人員應該梳理數字化檔案管理的理念，實現檔案由紙質材料向數字化轉變。數字化的檔案信息資源，能夠更好融入到檔案信息化管理體系之中，并將云計算、云存儲等技術及時應用到檔案資源的管理與開發之中。

另一方面，要提高數據安全保護意識。大數據時代，雖然為檔案管理的工作效率提升帶來極大的促進，但是這也給檔案管理的安全管理提出了更高的要求。相較于傳統的管理模式，檔案信息資源在大數據時代面臨巨大的泄漏與篡改的威脅。為此，檔案管理人員應該提高安全意識，重視檔案管理的安全制度建設，在制度層面保證檔案信息安全。與此同時，檔案管理人員要提高檔案安全管理的技術水平，在技術上保證檔案信息資源安全。

3.2 加強數字檔案館建設

在大數據時代，數字檔案館是檔案信息化管理的重要載體。通過加強數字檔案管，能能夠為檔案信息資源的存儲與應用提供平臺。為此，檔案部門要加強數字檔案館的建設。數字檔案管理的建設實現效益與成本的統一。一方面，檔案部門要保證數字檔案觀的效益。檔案部門要根據檔案管理的需求，利用大數據技術，打造數字檔案館，在功能上能夠保證檔案管理的需求。另一方面，檔案部門要遵循經濟原則，重視數字檔案管理的成本控制。因為數字檔案管理技術含量高，需要一定的經濟投入。檔案部門要加強成本管理，做好建設規劃，保證建設資金合理使用，避免數字檔案館建設資源的浪費。

3.3 加強智能檢索技術的建設

檔案信息數據不僅需要通過有效的保存，而且也應該進行有效的數據檢索，對檔案數據資源的價值進行挖掘。智能檢索技術為大數據時代檔案數據資源的應用提供了便利。通過對智能檢索技術的應用，個體能夠及時查詢收索到相關的數據，并將應用到經濟與社會發展之中，充分發揮檔案數據資源的價值。因此，要做好智能檢索技術的建設，重點引入與提升好可視化分析、預測性分析、語義引擎、大數據過濾等技術。這些技術一方面能夠為個體查詢與應用數據提供便利，另一方面能夠對收縮數據的質量進行把控，保證利用檔案數據的科學性。

3.4 提高檔案數據的安全性

為了保證檔案數據信息安全，檔案管理人員應該從加強準入監督、及時的技術更新以及規范檔案安全管理操作，提高檔案數據的安全性。

第一，加強檔案信息準入監督。在大數據時代，檔案的數據更加多元化，這就要求建立信息準入的監督機制，對收集檔案數據進行監督，保證檔案數據的安全性，避免因為收集存在安全威脅的檔案數據，而給檔案數據安全帶來威脅。

第二，及時進行技術更新。檔案管理人員要不定期對信息化技術進行更新與升級提高檔案信息管理系統的安全性。這能夠避免因為檔案信息管理系統存在漏洞，而遭受到黑客的攻擊，從而對檔案的信息安全帶來威脅。

第三，規范檔案安全管理操作。檔案工作人員的不合理的檔案管理操作，將給檔案信息的安全管理帶來極大的威脅。因此，單位應該加強檔案工作人員的訓練，提高檔案信息安全管理的規范性。對于剛參與檔案安全管理的工作人員，單位可以采用以老帶新的方式，對新人進行指導，保證其信息安全管理操作符合規范要求，提高檔案信息管理的安全性。

3.5 提高檔案管理人員的大數據技術水平

在大數據背景下，推動檔案管理工作的優化，有賴于一支專業的檔案管理工作人員隊伍。為了滿足工作的需求，應該提高檔案管理人員的大數據技術水平。大數據技術作為前沿技術，技術水平層次高，發展迅速快，檔案管理工作人員只有及時了解技術前沿動態，并將相關知識與技術融入到檔案管理工作中，才能夠更好應對各種工作挑戰。

為此，檔案管理工作單位應該舉辦大數據技術相關的培訓。通過系統的培訓，檔案管理工作人員能夠對大數據技術的理念，以及其在檔案管理工作中的應用策略進行了解。這能夠促進檔案管理人員在工作中對大數據技術進行應用。同時，檔案管理工作人員應該加強大數據技術，尤其是同檔案管理工作相關技術的學習。檔案管理工作人員能夠以工作需求為導向，及時內化相關的大數據技術，并將相關技術應用到檔案管理實踐之中，提高大數據技術的應用水平。

參考文獻

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