淺談信息技術在學校檔案管理中的有效運用

陳玲

【摘要】隨著我國社會經濟水平的不斷提高，我國現代科學技術得到了前所未有的創新發展，電子信息技術已經在各行業領域中得到了廣泛應用。現階段，我國教育教學體制改革逐步深入，各級各類學校擴大招生，在給更多孩子帶來學習機會的同時，也給學校檔案管理工作帶來了前所未有的挑戰，因此，加強信息技術在學校檔案管理中的有效運用至關重要。本文主要就信息技術在學校檔案管理中運用的有效策略進行分析，望對未來信息技術在學校檔案管理中的運用提供相應借鑒。

【關鍵詞】信息技術;學校檔案;管理運用

一、加強學校檔案存儲系統建設的安全性

現代信息技術在學校檔案管理運用過程中，盡管在很大程度上提高了檔案管理工作的整體質量和效率，有效節約了檔案存儲空間，但由于移動互聯網絡具備較強的開放性和共享性，實際網絡運行過程中極其容易出現網絡安全風險問題，如果學校檔案管理工作中，檔案存儲系統受到病毒入侵，就會給學校檔案信息帶來嚴重的損害，因此，學校檔案信息化管理過程中，學校管理人員務必要加強學校檔案存儲系統建設的安全性。實際學校檔案存儲系統安全性建設中，首先，學校檔案管理工作人員務必要重視系統存儲方法的選取，一般情況下，普遍使用的存儲方法有存儲設備和服務設備直接連接、存儲設備植入IP網絡以及存儲設備存儲網絡集成三類，相對較而言，存儲設備存儲網絡集成的安全性能較高，能夠確保集成統一監管，能夠全面滿足學校檔案信息備份的需求，可以從根本上防范學校檔案信息受到破壞;其次，學校檔案管理工作人員務必要全面提高檔案管理系統結構的安全性，實際工作中可以選用全冗余設計的方法，進一步加強檔案信息在存儲過程中的具有自動保護性能，進而在安全隱患發生時可以自行進行安全檢測和安全問題的預處理，以便迅速恢復正常運行，確保學校檔案管理工作的有效性;最后，盡管信息技術在學校檔案管理工作中得到了有效的應用，學校還應該保留紙質檔案管理，利用電子檔案和紙質檔案雙重管理，紙質檔案可以作為電子檔案的后期核對的根據，并能夠有效防范電子檔案受到損害時，相關重要檔案信息不會丟失，有利于從根本上提升學校檔案管理工作的整體服務水平。

二、加強完善學校檔案管理工作的硬件設施配備

信息化技術在學校檔案管理工作中的實際應用，要想確保電子檔案管理的有效性，務必要率先確保信息化技術能夠得到有效應用，這也就務必要具備運行有效的無線網絡和相關硬件設備，因此，學校檔案管理工作人員務必要加強完善學校檔案管理工作的硬件設施配備。實際硬件配備完善過程中，學校檔案管理人員務必要率先健全無線網絡的覆蓋和硬件存儲空間容量的充足性，以便對大量的檔案信息進行有效的采集、分類、整合以及存儲，只有這樣檔案管理系統才能夠確保系統在接收到操作人員指令時可以在最短時間內做出反應，為學校管理人員以及各部門工作人員提供信息資源共享，從而為學校整體教務教學發展建設提供重要的信息安全保障。

三、加強學校檔案信息的科學分類和建檔管理

學校檔案管理工作，不僅是對學校教學開展情況、舉辦過的公開課、教務管理具體內容以及學生基本信息檔案和具體學習情況等材料進行管理，更重要的是在需要某些檔案材料時能夠在短時間內進行調取，這就要求學校信息化檔案管理建設工作中，相關管理人員務必要加強學校檔案信息的科學分類建檔管理，只有這樣才能夠全面保證檔案管理標準化發展。實際檔案信息分類建檔工作中，檔案管理工作人員務必要對檔案內容的完整性進行校對，并將案宗目錄作為基礎繪制檔案類型接引目錄，對于內容較為特別的檔案來說，管理人員可以利用電子計算機對案宗進行錄入，以便在短時間內快速找到對應案宗的類型編號，以從根本上提高檔案著錄查閱速度，從而為相關人員查詢檔案創建便利條件。與此同時，檔案管理工作人員還要重視檔案歸檔存儲工作，構建科學有效的歸檔細則，檔案借出后務必要要求借閱人員在規定時間內歸還，嚴禁出現借檔不還等問題，如果發現借閱人截留檔案不歸還，檔案管理工作人員務必要上報學校管理人員，并予以相應處理，以增強學校全部工作人員的檔案管理工作意識，從而進一步確保檔案管理工作開展的有效性。

四、加強學校檔案的分層分級編制管理

信息化檔案管理工作中，檔案管理工作人員在對原始檔案信息進行分類編制時，務必要在各類檔案信息之間構建有效的聯系，從中找到相關邏輯，以便在歸檔管理工作中構建出一個完整系統的檔案信息資源庫，以便為后期查閱提供便利，因此，學校務必要全面加強學校檔案的分層分級編制管理。實際分層分級編制管理工作中，檔案管理人員要對歸檔存儲前的檔案信息進行采集，并根據其內容進行有效的分類，再進行排列存儲，這一過程中，管理人員需要注意的是在檔案內容分類工作中，就會分出重要檔案和一般檔案，這時檔案管理工作人員則要對重要檔案進行分級存儲，根據檔案的重要程度和使用價值進行備注錄入和儲存，只有這樣才能夠在確保學校重要檔案材料安全性的同時，為后期查閱提供便利。此外，學校檔案管理人員還要格外加強的是，對于重要檔案的管理工作一定要區別對待，重視保管位置的安全性，嚴禁其他無關人員進出檔案室，以確保重要檔案管理的安全性，從而有效維護學校重要信息。

綜上所述，現代信息技術在學校檔案管理中的有效運用，學校檔案管理工作人員務必要重視學校檔案存儲系統建設的安全性管理，確保檔案信息不受損害，并進一步完善學校檔案管理工作的硬件設施配備，以便為信息技術的有效應用提供重要支撐保障，同時加強學校檔案信息的科學分類和建檔管理，嚴格根據檔案內容的重要程度對檔案進行分層分級編制管理，只有這樣才能夠從根本上提高學校檔案信息化管理工作的有效性，從而為現代學校長期穩定地發展提供重要歷史材料。

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