簡述新時期如何做好企業檔案管理及利用工作

牛貴嬌

山東省鄒城市市容環境維護中心 山東 鄒城 273500

檔案管理工作和人們日常生活有著密切的聯系性。伴隨著信息化建設進程的加快,檔案管理工作的重要性逐漸體現了出來,與此同時,新時期也對于該項工作提出了極高的要求。基于此,這就需要順應時代發展潮流,加大創新和改進力度,采取各種新型技術實施檔案管理工作,在健全檔案管理體系的基礎上促使檔案管理工作越來越具備規范性。

1 新時期背景下強化企業檔案管理和利用工作的必然性

檔案管理工作包含了諸多環節,其涉及到了組織機構運行、建設中的各項信息。而伴隨著社會的快速發展,檔案管理工作水平逐漸提高,其在各個領域內占據著重要的位置。對于檔案管理工作來講,不可以一味的停留在信息收集和整合方面,而是將關注點放在采取何種方式來利用檔案自身。從實際情況來看,該項工作的開展為經濟運行和行業活動的開展提供了準確的參考依據和信息支持。

2 對于企業檔案管理和利用工作存在問題的分析

2.1 企業不夠重視檔案管理以及利用工作 伴隨著我們國家社會主義市場經濟的不斷發展,各個行業面臨著激烈的市場競爭環境。在這種情況之下,導致我國企業將更多的精力和資金花費在增強企業綜合競爭力的方面。在通常情況下,不夠重視檔案管理以及利用工作。檔案管理工作是企業行政管理工作的一部分,與此同時,檔案管理工作也并不能給企業帶來直接的經濟效益。而在這種情況之下,導致大多數的管理人員對于檔案管理工作的認識嚴重不足,進而忽略檔案管理工作,從而使得檔案管理的意識不強,甚至有的企業管理者還會認為檔案管理工作就是簡單的整理文件,僅僅要求不出現重大文件丟失的情況就可以。如果企業中一旦出現這種理念,將很難提升檔案管理的水平。從企業的長遠發展層面來看,也不利于企業的長久發展。如果企業的相關管理人員不能夠及時的轉變管理理念,在新的發展時期內,將無法適應當代檔案管理工作的相關要求。

2.2 企業制定的檔案管理制度不夠健全 在企業日常管理工作中對檔案管理工作不夠重視,與此同時,企業所從事檔案管理的相關工作人員的專業素質不強,因而,在我國部分企業中并沒有建立一個相對健全的檔案管理制度,所以,在這種情況下,往往無法制定檔案管理工作相關的標準以及有關的要求,雖然有一部分企業已經制定了相關的檔案管理標準以及相關的管理制度,但是在企業中也無法得到落實。長期下去,企業檔案管理管理制度將會一直是不完善的情況。在這種狀況下,也將會直接影響檔案管理工作的效率以及工作的質量,往往會直接導致企業管理工作的惡性循環,從而直接影響檔案管理工作的質量。

3 新時期做好檔案管理及利用工作的對策

3.1 改革創新檔案管理以及利用工作的理念 作為檔案管理以及利用的工作人員來說,在實際的檔案管理工作中,需要站在整個檔案管理領域出發,分析整個檔案管理行業的發展形勢,改變傳統的工作理念,與此同時,主動學習一些新時代先進的檔案管理工作方法以及管理方式,從而建立一種全新的檔案管理工作模式,確保檔案管理以及利用工作緊跟時代發展的步伐,與此同時,還需要與檔案管理工作的信息化管理模式發展相適應。除此之外,作為企業檔案管理工作人員來說,還需要主動的與了解現代檔案的管理以及利用工作的發展規律以及發展特點,在企業內部建立起科學化的管理理念,創新檔案管理的工作模式。

3.2 運用現代化信息管理方式進一步強化檔案管理以及利用工作 運用現代化信息管理方式進一步強化檔案管理以及利用工作有著重大的意義。然而,伴隨著企業的不斷發展,檔案管理工作所涉及的面積越來越廣,在這種情況下,檔案管理工作所需要收集的信息數據以及內容、形式也逐漸的呈現出多元化的發展形式。在當前階段,如果仍然沿用傳統的手工處理模式以及處理方式,已經無法再適應現代化發展的要求。在當前階段,伴隨著計算機信息技術的不斷發展,計算機等等先進的智能設備已經代替人工全面的展開檔案管理工作,與此同時,隨著時間的發展,已經逐漸的從傳統的網絡管理模式逐步的發展為云管理模式,這種云管理模式,相比較傳統的檔案管理模式而言,也更加的安全高效。另外,在企業檔案管理工作的基本形式以及管理的流程方面,傳統的紙質形式已經隨著新技術的發展而被淘汰,電子形式逐漸的應用于檔案管理工作,相比于傳統的紙質方式,電子形式則會注重管理工作的效率,在一定程度上提高了檔案管理工作的安全性,從而可以有效的防止出現信息外泄的情況。

3.3 完善企業檔案管理制度,強化檔案全周期管理 當前階段,需要完善企業的檔案管理制度,強化券周期檔案的管理,建立檔案管理規章制度以及檔案管理運行機制,通過這種方式,可以有效的提高檔案管理的科學化,為企業檔案管理制度提供良好的保障。首先,引入先進的科學技術,更新檔案管理工作的方式以及管理理念。與此同時,還需要在企業的檔案管理工作中運用一些先進的管理技術以及管理方式。不斷的完善科學知識。并且,企業還需要專門設立專業檔案管理人員進行文件的管理。另一方面,在進行檔案管理的過程中需要按照有關的檔案管理制度進行操作。除此之外,還需要結合企業的實際情況以及檔案管理工作的實際需要完善檔案管理辦法。

4 結語

在任何時候以及任何的行業中,檔案管理工作都具有非常重要的意義。尤其是在信息化時代,需要加快推動檔案管理工作向現代化管理模式發展,這是現代檔案管理人員的責任要求。所以,對于檔案管理人員來說,需要憑借新的技術以及新的檔案管理方式提高檔案管理工作的效率,從而可以更好的推動企業發展。