企業數字化檔案管理工作的實踐與探討

雷亞玲

摘 要：企業的檔案是記錄一個企業從無到有，一路走過來的成長史，是見證企業與時俱進的重要史料。本文通對傳統企業的紙質化檔案管理在面對企業現代化發展中的局限性的討論，以及企業數字化檔案管理為企業帶來的新的發展之間的對比，得出了數字化檔案管理是企業發展的革命性轉折點的結論。在當今信息技術飛速發展的今天，數字化已然成了一種趨勢。

關鍵詞：企業檔案；傳統檔案管理；數字化檔案管理

引言：

傳統的紙質化檔案記錄了企業的發展文化與核心理念，它承載著一個企業的使命與信念，但是不可否認的是，傳統的紙質化企業檔案，在存儲、記錄以及查找方面都給檔案工作人員帶來了很多不必要的麻煩。然而，可喜的是數字化檔案管理的出現，它依賴于現代信息技術，彌補了傳統的紙質化檔案的諸多不足，給企業的檔案管理工作帶來了極大的便利。

一、傳統檔案管理

在過去，大大小小的企業和機構在檔案這一塊一直都沿用紙質化管理模式，然而由于檔案本身的特殊性，這就要求從事檔案工作有的人員有很強的保密意識以及細心的品質，尤其在種類繁多的檔案分類上，要使用人力一件一件，沒有遺漏并且準確無誤的進行整理，因為一旦出錯。可能會導致企業后續一系列的工作難以開展，甚至可以說，檔案的失誤對企業以及個人的命運都會造成很大的影響。傳統的紙質化檔案主要存在以下幾點局限性：

1、存儲不便

對于一些大型且歷史悠久的企業，檔案自然也會比較豐富，我們都知道，紙質的東西容易磨損，時間長了以后還有可能風化、缺失，受外界因素影響較大，在檢查時工作量也很大，容易疏漏，不能及時補新。舉個例子來說，某企業檔案館失火，導致全部檔案資料都被一把大火燒的一干二凈，可想而知，這對于企業來說是多么大的損失。除了火災、水災等自然災害，有些人為因素對傳統的檔案管理也會造成很大的阻礙，比如由于員工的粗心在檔案上弄上污物，清理起來也是比較棘手的。

2、查找效率低

紙質化存儲方式在查找時也是比較耗費時間和精力的，大量的檔案資料如果要在短時間內迅速找到的話，就會要求前期的分類整理工作要做得非常精細。然而有些類別比較模糊的檔案類型本身就難以劃分種類[1]。所以說，檔案的管理工作是一條環環相扣的鏈條，任何一個環節的錯誤都可能給企業的管理工作帶來不便。

3、工作量大

企業的傳統紙質化檔案管理給檔案工作人員帶來了巨大的工作量，從檔案的建檔到檔案的歸檔，都是靠人工一點一點地去校對、標記、整理、核實的，并且在后期的管理維護方面還要花費更多的時間和精力，不能有一點松懈，對檔案管理人員的素質要求相對是比較高的。

二、企業數字化檔案管理的實踐

隨著現代信息技術的逐漸成熟，數字化辦公應用在了很多領域，數字化為人們的工作和學習都帶來了嶄新的一面[2]。那么在企業檔案管理工作中，數字化的出現徹底代替了傳統的紙質化檔案管理，給企業的發展帶來了新的機遇。數字化檔案管理在企業當中的應用主要體現在一下幾個方面：

1、存儲數字化

數字化的存儲方式代替了企業原本的紙質化檔案存儲，紙質化存儲首先需要一定的場地，數字化完全為企業節省了場地的花費。其次，紙質化存儲受時間以及外界環境的影響較大，數字化的存儲則完全沒有這方面的困擾。存儲便利的同時查找也非常便利，不用再花費相應的時間與精力去實地翻找，只需要在企業的檔案系統輸入所要查找的內容就可以即時查找到自己所需要的東西[3]，非常方便快捷。

2、檔案形式多樣化

依托于信息技術的檔案相比較于傳統的檔案，它的形式也是多種多樣的，傳統的紙質化檔案基本都是靜態的，重塑性較差，信息技術下的數字化檔案則有了多種形式的存在方式，有文字、圖片、聲音、視頻等多種交互模式，使得企業的檔案更加豐富多彩，也讓企業的歷史文化有了更強的生命力和競爭力。

3、節省人力與物力

上文提到了傳統的紙質化檔案管理的工作量是非常大的，對于檔案管理人員來說是很大的挑戰，那么有了數字化檔案管理手段會為檔案管理節省不少的人力和物力。在人力上，不再需要大量的檔案整理人員以及檔案維護人員，企業的檔案系統可以做到全面系統的分類存儲和維護。在物力上，企業不再需要逐漸擴展的檔案室、一大堆紙質文件等，數字化檔案系統的空間完全有能力支撐企業逐漸積累的檔案資料。

三、總結

數字化檔案管理的實現為企業帶來了諸多好處，但同時數字化檔案管理也不是刀槍不入的，它仍然存在許多需要完善的地方，這是我們在今后的工作中需要去逐步解決的問題，也是企業在數字化檔案管理的背景下所要面對的現實。企業數字化的檔案管理尤其在安全方面的防護是每個企業都在致力解決的，相信在不遠的將來，企業數字化檔案管理一定會更加完善。

參考文獻：

[1]韓云麗.企業數字化檔案管理工作的實踐與探討[J].辦公室業務，2018（18）：190.

[2]靳樹梅.企業數字化檔案管理工作的實踐與思考[J].無線互聯科技，2013（08）：194.

[3]王麗梅.數字化檔案管理中存在的問題及對策[J].才智，2012（26）：333.