淺析文秘人員素質與文檔管理

侯坤

摘 要： 隨著社會的不斷發展和進步，文檔管理工作在企事業單位工作中的地位和作用越來越重要。對文秘人員的質量要求也越來越高。 本文對文秘人員如何加強自身素質修養，從而高質量地完成文書檔案管理工作做了充分的分析和探討。

關鍵詞： 文秘人員 素質修養 文檔管理

引 言

文秘是黨政機關和企業事業單位的必備工作人員。 作為一種職務，不僅是抄寫文章、接收和發送文件，還通過處理事務擔任領導助理和參謀； 同時，一般而言，機關和機構的文本秘書是文件檔案的管理員。 文檔文件的價值在于檔案的質量，檔案的質量取決于文本秘書和文件管理人員的素質。為此，我們現在談談秘書的修養， 然后談談自己對秘書培養與文件檔案管理之間關系的理解。

1.文件管理的基本條件要求文本秘書具有更高的素質修養

文字秘書的工作，一是記錄和抄寫； 二，稿件的起草和記錄，領導的聽寫記錄， 接待訪客的記錄，會議記錄和電話記錄等；抄寫，即對字跡不清楚的在起草過程中反復審查， 修改以便于后期的使用。 文本秘書有責任幫助領導者撰寫稿件，以便領導能夠騰出時間做其他工作。 起草手稿是秘書工作的主要部分。在起草稿件時，文秘在審議和討論稿件時，不僅可以為領導參考提出自己的意見。你可以在起草時直接寫出自己的想法，形成初稿，讓領導者決定。

要達到上述目的，文字秘書就必須具備較高的素質。除了具備一般工作人員的基本條件外，還應有自己特殊的知識修養、技能修養、品德修養、作風修養方面的要求。因此，文字秘書要自覺地、全面地加強這四個方面的修養，努力把自己造就成為德才兼備、既合格又稱職的國家特殊崗位上的工作人員。

2.文秘人員如何提高自身素質

2.1努力提高政治理論水平

每個秘書工作者都應該具有良好的政治素質，包括堅定不移的政治立場和敏銳的政治辨識能力。要長期不懈地堅持理論學習，才能更好地領會中央和上級領導機構的指示精神，從而在實際工作中才能做到一切從大局出發，自覺遵守政治紀律。

2.2堅持培育優秀道德品質

優秀的道德素質是秘書人員主觀約束力的重要組成部分。保持良好的工作條件，忠于職守，履行職責，誠實守信，取得進步。只有擁有良好的道德品質，才能有意識地維護大局的利益，自覺抵制工作中遇到的不利影響； 才能在在工作中做到求真務實。

2.3完善自身的綜合業務能力

這反映了秘書工作者的工作能力。最好地反映秘書人員的基本文化素質，具備良好的語言和寫作技巧，為了簡潔和簡潔，文字得體，寫作精致，寫作流暢，格式標準化，內容豐富。 其次，秘書工作者應掌握使用現代辦公設備的能力，提高辦公效率，在掌握信息方面取得質的飛躍，否則可能跟不上時代的發展。第三，秘書人員應具備 泛的社會溝通技巧和組織協調能力，這將有助于溝通，打好領導與群眾的關系。

3.文本秘書也應該是一名出色的文件檔案管理工作者

許多企業和機構的文件檔案管理由文秘兼職。根據檔案管理的有關規定，文件檔案管理業務又屬于當地檔案局領導。因此，文書秘書應按照檔案管理堅持黨性，實踐性和科學性。根據文檔文件管理中統一管理，完整性和安全性以及易用性的原則，努力提高文檔文件管理中的業務管理水平。

文字秘書兼做文書檔案管理，主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護、 利用、信息和統計等環節的工作。這些環節之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環節中的中心環節，其它 環節都為利用服務，為利用打基礎和創造條件。做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務，是文書檔案工作人員的根本任務。

4.加強文秘人員培訓的必要性

總之，文本秘書的質量直接影響了稿件的質量和文件管理的水平。文秘工作和文檔文件管理工作，從專業角度講，雖然存在差異，但業務關系是相互關聯的，更重要的是，兩者的工作結果往往在同一個載體中。 而且，要做好文檔文件的管理，使文件檔案發揮作用，這是事物之間必不可少的聯系。

經過20年的努力，作為文件管理的一個重要方面，文檔文件的管理得到了極大的發展。 但是，文檔文件管理團隊的建設，特別是基層部門的文檔文件管理團隊。 其文檔文件的構建和管理水平仍然存在明顯不符合時代要求的方面。 它在能夠勝任書寫秘書和文件檔案管理的人數中占有突出地位，并且職位數量不穩定。 造成這種情況存在的主要原因是相關領導對文秘的要求不高，對文書檔案工作不重視，認為文秘人員只 是抄抄寫寫，無足輕重，文書檔案管理工作只是收收發發、裝裝訂訂，無須專業。其次，是不關心對他們的培訓教育，專業水平得不到提高。

5.加強文秘人員隊伍建設的對策

首先，以基本質量要求為基本條件，配備秘書和文件管理人員時，應選擇與專業和文件相 關的人員； 其次，在職專業人員應定期開展教育培訓，不斷提高道德，業務和技能，以適應 新形勢的要求，三是在業務管理部門的指導下，文字秘書，文件管理人員，特別是對文秘和文件管理人員將定期進行評估。通過資格的，應當出具相應的職業資格證書， 并享受規定的工資津貼，鼓勵他們做好相關工作；第四，秘書工作者應積極提高整體素質。

結束語

文秘是機關和企業不可缺少的一部分，隨著社會的不斷發展和進步，對秘書工作者的要求會越來越高。作為一名文秘人員，在工作中要不斷積累經驗，在下班后要不斷學習與自己相關方面的知識，不斷充實完善自我，一方面提高自身綜合素質，另一方面，也要提高自己的政治思想覺悟，只有這樣在工作中才能夠更好的領會領導的意思，才能做到不被時代遺棄，才能適應新形勢的需要，也才能成為一名合格的文秘從業者。

參考文獻：

[1] 《文秘基礎實訓教程》，譚多幸，濟南大學出版社，2009.07

[2] 《文書與檔案管理》，劉萌，電子工業出版社，2010.01