淺析集中采購模式下簽約供應(yīng)商選擇的策略與方法

曾曉

摘 要：本文著重討論在集中采購模式下，采購方為更好地處理買賣雙方的關(guān)系，滿足委托采購方的采購預(yù)期而對簽約供應(yīng)商進(jìn)行選擇的策略和方法。選擇策略主要是討論采購方在集中采購模式下實(shí)施采購時，采取何種思路來有效的選擇簽約供應(yīng)商，并借助供應(yīng)商的優(yōu)質(zhì)服務(wù)和保供能力來保障自身和委托采購方的穩(wěn)定合作關(guān)系。選擇方法主要討論目前大中型企業(yè)常用評價供應(yīng)商的方法。

關(guān)鍵詞：集中采購模式 供應(yīng)商 策略

近年，相對于傳統(tǒng)的多級分散采購，物資集中采購優(yōu)勢很明顯，比如有利于發(fā)揮企業(yè)規(guī)模采購效益，降低物資采購價格，減少物資儲備占用，加速流動資金周轉(zhuǎn)，供貨渠道穩(wěn)定，減少了流通中間環(huán)節(jié)，供貨質(zhì)量有保證，有利于規(guī)范采購行為，擴(kuò)大物資采購規(guī)模。比如將公司分為總公司一級物資集中采購和所屬分公司或部門二級物資集中采購，簡單來講，就是集中采購、分散執(zhí)行，具體由物資采購小組集中采購，確定采購供應(yīng)商名單和價格，統(tǒng)一對外簽訂框架協(xié)議、在物資采購平臺上發(fā)布供應(yīng)商及其對應(yīng)的物資采購價格，我們稱之為集中采購目錄，由所屬分公司或部門再與供應(yīng)商簽訂具體的采購合同。一般情況下一種物資的集中采購目錄下有好幾家實(shí)力雄厚的供應(yīng)商可供選擇。

本文著重討論在集中采購模式下，采購方為更好地處理買賣雙方的關(guān)系，滿足委托采購方的采購預(yù)期而對合作供應(yīng)商進(jìn)行選擇的策略和方法。選擇策略主要是討論采購方在集中采購模式下實(shí)施采購時，采取何種思路來有效的選擇合作供應(yīng)商，并借助供應(yīng)商的優(yōu)質(zhì)服務(wù)和保供能力來保障自身和委托采購方的穩(wěn)定合作關(guān)系。選擇方法主要討論目前大中型企業(yè)常用的評價供應(yīng)商的方法。

一、集中采購模式下買賣雙方的關(guān)系

在集中采購模式下，采購人員已從單純的購買職能演變成為一種管理智能，不僅要關(guān)注自身采購流程的優(yōu)化，更要關(guān)注買賣雙方逐漸建立起來的一種長期互信的合作關(guān)系，這種關(guān)系會促使買賣雙方的相互依賴不斷增加，在采購活動中買賣雙方相互博弈也會更加劇烈，采購方制定自身選擇合作供應(yīng)商的策略和方法，目的就是更好地處理和完善與供應(yīng)商之間的關(guān)系，提升集中采購效果，達(dá)到自身采購預(yù)期。

公司的采購預(yù)期可以歸結(jié)為以下6點(diǎn)：

1、選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。通過集中采購，在全國成千上萬的潛在供應(yīng)商中已經(jīng)有實(shí)力雄厚的供應(yīng)商脫穎而出，提供質(zhì)優(yōu)價廉的物資。甚至部分重要物資在脫穎而出的供應(yīng)商中再細(xì)分為A級供應(yīng)商、B級供應(yīng)商、C級供應(yīng)商，主力供應(yīng)商與替補(bǔ)供應(yīng)商。

2、爭取到較優(yōu)的價格。通過集中采購，提高采購規(guī)模來取得價格折扣。

3、減少庫存，加速流動資金周轉(zhuǎn)。通過集中采購，充分利用社會庫存，實(shí)行“零庫存”與“少庫存”，且避免了分散采購、重復(fù)采購造成的資金積壓。

4、貨源穩(wěn)定，保供及時。通過集中采購，與供應(yīng)商建立了長期合作關(guān)系，減輕了訂貨、催貨、交貨環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)工作量，且通過長期合作，供應(yīng)商也同時參與到我公司的進(jìn)度規(guī)劃和庫存盤點(diǎn)，保證及時供應(yīng)。

5、降低采購成本。通過集中采購，不僅在采購價格上獲得了較大的折扣，而且通過協(xié)調(diào)，較為科學(xué)地選擇庫存地點(diǎn)，縮短調(diào)撥時間，控制物流程本。

6、規(guī)范采購行為。通過集中采購，為更多的供應(yīng)商提供了公平競爭的機(jī)會，采購的透明度最大化，更能體現(xiàn)公開、公平、公正的原則。

從采購的角度看，集中采購已經(jīng)幫助我們實(shí)現(xiàn)了大部分采購預(yù)期，但為了充分達(dá)到預(yù)期，針對項(xiàng)目特點(diǎn)及地域特點(diǎn)，需要在集中采購目錄的供應(yīng)商中再進(jìn)行精簡，并與選中的供應(yīng)商建立良好合作關(guān)系，對于某些供小于求的物資，甚至需要與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作關(guān)系，以便在市場的變化中，能優(yōu)先得到供應(yīng)商的支持。因此，正確地制定選擇合作供應(yīng)商的策略就成為了采購人員及管理者必做的功課之一。

另一方面，從供應(yīng)商角度看，其與采購方建立相對持久的供貨關(guān)系，也是供應(yīng)商得以持續(xù)發(fā)展的重要條件。這就促使供應(yīng)商針對采購方的情況調(diào)整自身的管理體系和供應(yīng)水平，以滿足采購方的需要。

二、供應(yīng)商的選擇策略

實(shí)施供應(yīng)商選擇策略，從公司自身角度看，對外有利于管理供應(yīng)商，促進(jìn)優(yōu)勝劣汰，是有潛力的供應(yīng)商逐步納入合格供方之列，對內(nèi)有利于在企業(yè)內(nèi)部理順?biāo)悸?，?guī)范流程，形成長效機(jī)制，讓各級參與采購活動的人員有章可循。隨著集中采購的不斷推進(jìn)及深入，采購流程及操作方法在逐步趨于統(tǒng)一。

在集中采購模式下，對供應(yīng)商的選擇策略通常采取尋求穩(wěn)定合作策略、動態(tài)調(diào)整策略和對應(yīng)策略三種。

1、尋求穩(wěn)定合作策略

傳統(tǒng)上采購方傾向于選擇多個供應(yīng)商，不斷變換供應(yīng)商，讓各個供應(yīng)商之間進(jìn)行低級的價格競爭以便壓低采購價格的策略逐漸被拋棄，取而代之的是，采購方與供應(yīng)商之間建立較長期的緊密合作伙伴關(guān)系，在這種合作伙伴關(guān)系下，采購方選擇的供應(yīng)商總體數(shù)量大幅下降，采購合約周期延長，相互之間共享的信息和資源增多。

許多企業(yè)逐漸認(rèn)識到選擇供應(yīng)商，是在選擇互相幫助的合作伙伴而不是相互對立爾虞我詐的敵人。建立穩(wěn)定合作關(guān)系，既可以有效地幫助供應(yīng)商降低成本又能使自己采購到性價比高的產(chǎn)品，互相提升整體優(yōu)勢。

其實(shí)現(xiàn)在許多企業(yè)都明白與供應(yīng)商合作的重要性，但卻沒有真正建立起來預(yù)期的互信關(guān)系，經(jīng)常威脅供應(yīng)商，有意識的擴(kuò)大供應(yīng)商之間的競爭，以尋求眼前最合理的買賣關(guān)系。企業(yè)短期獲得了好處而將損失轉(zhuǎn)移給了供應(yīng)商，此時供應(yīng)商只有兩種選擇：一是降低成本來補(bǔ)償損失，二是將等價的損失再以其他隱蔽的方式轉(zhuǎn)移回采購方，結(jié)果可能導(dǎo)致獲得劣質(zhì)的產(chǎn)品或者服務(wù)。當(dāng)供應(yīng)商被逼無奈采用第二種方式時，必然會導(dǎo)致買賣關(guān)系越發(fā)脆弱，供應(yīng)商不愿意站在客戶的立場去思考，不積極供貨、不改進(jìn)產(chǎn)品，采購方也對供應(yīng)商越發(fā)失去信心和耐心，這樣長久以來雙方為之付出的努力就白費(fèi)了。買賣雙方又需要大量的時間和精力尋求新的合作伙伴。

在集中采購模式下進(jìn)行供應(yīng)商的選擇時，應(yīng)當(dāng)首先遵循穩(wěn)定合作的策略，這也是所有策略的基礎(chǔ)。

2、動態(tài)調(diào)整策略

市場的需求是多變的，為了滿足需要，企業(yè)也會不斷調(diào)整自身的經(jīng)營方式，當(dāng)原來的供應(yīng)商經(jīng)營策略與我們需求不適應(yīng)時，則需要啟動動態(tài)調(diào)整機(jī)制，比如設(shè)置一名主力供應(yīng)商和多名替補(bǔ)供應(yīng)商，使得供合作供應(yīng)商既有進(jìn)入機(jī)制，也有退出機(jī)制，是完善企業(yè)自身供應(yīng)鏈框架的重要組成部分。

采取這個策略，是在掌握企業(yè)自身需求的同時，對供應(yīng)商信息充分掌握，這就需要與多家供應(yīng)商建立良好的合作機(jī)制。

3、針對性策略

類似于醫(yī)療手段中的標(biāo)靶治療，在采購中，也應(yīng)當(dāng)針對特殊產(chǎn)品采取定向采購策略。對于一般產(chǎn)品，則側(cè)重價格?？萍己扛叩漠a(chǎn)品，側(cè)重點(diǎn)為技術(shù)與服務(wù)，價格適中即可。供小于求的產(chǎn)品，側(cè)重交貨期，價格相對次要。

三、供應(yīng)商的選擇方法

在執(zhí)行選擇策略的基礎(chǔ)上，企業(yè)需要采用一些科學(xué)和嚴(yán)格的方法選擇合乎要求的供應(yīng)商，具體情況具體分析。在實(shí)際使用中，有以下幾種方法可供參考。

1、直接選擇法

針對供大于求、技術(shù)簡單、采購周期相對寬松的通用產(chǎn)品，集中采購目錄中的供應(yīng)商都是通過招標(biāo)產(chǎn)生，均是符合資質(zhì)要求、技術(shù)要求的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，可以根據(jù)經(jīng)驗(yàn)選擇合作意愿強(qiáng)烈、在買方所在地業(yè)績優(yōu)秀、保供能力較強(qiáng)、無不良使用業(yè)績、售后服務(wù)響應(yīng)時間短的長期合作伙伴。優(yōu)點(diǎn)是采購流程簡單，缺點(diǎn)是供應(yīng)商一味接單導(dǎo)致最終供貨不及時。

2、綜合報價比選法

針對技術(shù)復(fù)雜，采購時間緊迫、市場競爭度大的情況，采購方向所有或者部分有過合作的集中采購目錄供應(yīng)商發(fā)出綜合報價邀請函，請供應(yīng)商分別就技術(shù)服務(wù)、供貨周期進(jìn)行描述，如有必要可以提供保供方案。采購方分別與供應(yīng)商進(jìn)行磋商，最終確定合適的供應(yīng)商。優(yōu)點(diǎn)是通過綜合比選，充分利用市場優(yōu)勢，從潛在供應(yīng)商中選擇最適合自己的供貨單位，缺點(diǎn)是流程相對復(fù)雜。

3、采購成本法

針對供小于求，或者集中采購目錄價格明顯低于市場價格暫未啟動調(diào)價機(jī)制的產(chǎn)品。企業(yè)可以分析產(chǎn)品的實(shí)際成本構(gòu)成，包括價格程本、庫存成本、運(yùn)輸成本、風(fēng)險成本，并通過定量計算產(chǎn)品的各種成本進(jìn)而得到其綜合成本，據(jù)此選擇綜合成本最低的供應(yīng)商，在此基礎(chǔ)上可以適當(dāng)考慮增加費(fèi)用。這是一種解決疑難雜癥科學(xué)客觀、切實(shí)可行的方法。

4、層次分析法

層次分析法是一種定性與定量分析相結(jié)合的多目標(biāo)決策方法，其基本原理是根據(jù)具有遞階結(jié)構(gòu)的目標(biāo)和子目標(biāo)以及約束條件等對供應(yīng)商進(jìn)行評價和選擇。

層次分析法用于選擇供應(yīng)商，從評價指標(biāo)之間的相對重要性角度得出評價的權(quán)重，同樣的從供應(yīng)商對同一指標(biāo)的相對表現(xiàn)得出供應(yīng)商某項(xiàng)指標(biāo)的分?jǐn)?shù)，克服了常規(guī)線性權(quán)重法中對于指標(biāo)權(quán)重以及供應(yīng)商指標(biāo)打分的隨意性。層次分析法計算過程稍顯復(fù)雜需依靠軟件協(xié)助完成，本文不詳細(xì)描述。

結(jié) 論

選擇合作供應(yīng)商的方法的一個基本前提是要對供應(yīng)商的信息有比較清楚的了解，對采購方而言，解決了信息交流問題將使得上述策略與方法得到充分運(yùn)用并得到?jīng)Q策支持。借助物資采購平臺的建立及供應(yīng)商評價體系、采購信息共享體系的逐步健全，會促使供應(yīng)商選擇更加合規(guī)與高效。