淺談新時期水利工程檔案管理工作

屈建春

新形勢下，水利工程檔案工作為適應新時期的發展，就必須用新的思想和理論，依靠新方法，達到更高的要求。我們要與時俱進，樹立服務理念，明確定位，順應水利改革發展趨勢，更好地開展水利工程檔案管理工作。因此，加強和改進新時期水利工程檔案工作，針對存在的問題和水利工程檔案發展趨勢而不斷改進具有重要的現實意義。

一、更新觀念，充分認識檔案重要性

充分認識檔案的重要性是新時期做好水利工程檔案管理工作的基礎。首先，水利工程檔案是指在水利工程建設與管理過程中，對工程建設、運行、維護等具有保存價值的各種載體的原始記錄。它記載了水利工程立項、勘測、可研、批復、設計、招標、施工、監理、竣工驗收及運行等各方面資料，是水利工程真實面貌的重要記錄，涉及到工程管理的全過程。第二，水利工程檔案為工程竣工后的工程維護、加固、檢查、管理、使用提供了依據，是全面評價工程質量，核實事故原因，追查事故責任的重要依據，在監督和驗證項目質量方面發揮著作用。第三，水利工程檔案對新項目的規劃具有重要的指導作用和參考價值。

二、加強領導，落實檔案工作責任制

1.層層落實水利工程檔案工作責任

新時期水利工程檔案的歸檔工作離不開強有力的領導和完善的水利工程建設工作機制。工程建設之始，要結合本單位實際，及時建立水利工程或工程檔案工作機構，明確檔案工作的責任領導，明確工作人員，明確年度或階段檔案歸檔工作的重點，認真安排和部署，分工合作，促進文件收集、整理和歸檔工作的有序開展。加強監督檢查，每年適時對本單位檔案進行監督檢查，確保歸檔文件資料完整、安全、保密。

2.檔案工作與工程建設管理等工作同步開展

項目單位應在注重項目進度和質量的基礎上，將檔案的收集、整理、歸檔、接收等工作列入重要議程，使檔案工作與業務工作同時部署并開展，及時收集、整理和歸檔各種文件和資料，實現下達工程項目任務和應歸檔材料歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料形成情況同步，驗收與鑒定項目文件材料同步，上報登記和評審獎勵項目與檔案部門出具項目文件材料歸檔情況證明同步。

三、積極指導，規范水利工程檔案管理

1.深入一線，用跟蹤服務規范檔案工作

在工程建設過程中，應定期深入工程建設現場，根據工程項目建設特點，基礎工程建設進度和現場文件材料形成情況，對檔案工作進行現場指導，以便及時解決發現的問題，從而實現跟蹤服務。針對檔案工作人員管理中存在的問題，及時采取有效措施，必要時組織短期培訓。一方面幫助一線檔案工作者學習和理解相關標準規范，掌握專業技能，提高專業水平。另一方面，需要了解項目動態和數據流，確保以完整和準確的方式收集檔案材料。

2.夯實基礎，完整收集工程建設資料

水利工程的完整檔案是記錄有關參建單位績效的主要依據，真實反映了一個工程的各個分部、單元工程施工是否規范，管理是否科學有序，各參建單位工作是否做到了實處。因此，各參建單位必須夯實檔案工作基礎，及時有效地收集各類應歸檔的工程檔案文件材料。

四、團結協作，有序推進工程檔案建設

1.凝心聚力，科學做好分類立卷歸檔工作

水利工程檔案工作是工程建設工作的一個部分，是部分與整體的關系，它和工程建設的其他工作緊密相聯。只有各參建單位通力合作，才能做好檔案工作，完整的文件也取決于各環節工作人員的合作和支持。嚴格執行“水利檔案人員崗位責任制”“水利檔案歸檔制度”“水利檔案管理責任追究制度”等一系列規章制度，明確歸檔范圍、標準和內容，根據檔案收集完整，檔案范圍清晰，分類科學，歸檔及時的要求，實現工程檔案管理的科學合理、規范與高效。

2.壓茬開展，有序推進工程檔案信息化

水利工程建設的特點決定了水利工程檔案資料眾多，占用了大量的倉儲空間，增加了管理成本。信息化可以大大減少檔案收集、管理和維護的人力、物力和財力成本，因此，推進工程檔案信息化建設是大勢所趨。大力推進檔案信息建設，是充分利用現代信息技術進行檔案管理，實現檔案數字化管理的基礎。通過電子文件、數字信息平臺、數字存儲盤等豐富檔案構成形式，改造工程檔案的管理模式和載體，促進檔案工作的現代化。

五、結語

水利工程檔案能夠真實反映水利工程建設和管理的全過程，是工程建設管理的證據和依據，對項目的運營和效益的發揮起著非常重要的作用。水利工程建設和管理過程中應加大對檔案管理工作的重視和關注，不斷提高檔案管理的水平，使檔案管理在水利工程建設中的意義得到充分的發揮，促進水利工程建設事業健康蓬勃發展■