機電工程項目物資管理系統分析與設計

鐘升，楊玉瑢

（中遠海運科技股份有限公司，上海 200135）

在經濟蓬勃發展的今天，雖然我國各大工程項目紛紛獲得了不小成就，但在實際運行中依然存在各種漏洞和不足，導致很多項目無法實現理想目標。通過調查可知，其中最主要的原因是因為管理工作不到位，無法做到與時俱進。要想解決這一問題，必須要提高信息化建設水平。

國內外研究現狀。（1）國外研究現狀分析。MIS（信息管理系統）發展至今，一共經歷了三個階段。第一階段是為提高管理技術水平，外國很多企業把工作重心放在了管理上，而非單純的建設上；第二階段是領導在做決策時開始以信息為根據，并向客戶開啟信息服務；第三階段是把這一系統滲透到企業的各項經營活動中。走過這三大階段后，信息技術備受世界各大企業的青睞和歡迎，同時設立了自己專屬的MIS，而很多中小型企業為提高自身的管理能力也開始建設MIS。在MIS 得到良好發展的基礎上，物資管理系統也應時而生。（2）國內研究現狀分析。直到20 世紀70 年代末，我國才在管理工作中正式引進計算機，應用水平較低，技術水平也遠不如西方發達國家。雖然已經使用了很長時間，但國內計算機信息化應用水平依然無法滿足客戶、企業的實際要求。

1 需求分析

1.1 系統業務需求

（1）項目部人員結合項目實施進度填報好相應的物資需求，進而整理好物資需求計劃書。

（2）在遵循管理要求的基礎上，按照相應的采購計劃制定出所需物資的招標書。

（3）由采購部決定最終的物資供應商。

（4）由庫存管理人員記錄物資的出入庫情況。

通過分析以上工作流程可知，物資管理系統需具備下列幾點功能：一是物資計劃管理方面。可及時、準確的改變和編輯計劃，并能實現審批復核，包括統計和查詢等工作。二是采購供應管理方面。可結合物資的實際需求確定采購計劃，在購買同種類物資時可采用合并手段，購買相同批次物資時可按照計劃分別配備供應商，并和其簽訂采購合同。三是基礎信息管理方面。可以同時監管部門、供應商以及物資等信息。

1.2 功能需求

（1）角色分析。結合實際情況，和物資管理系統有關角色有很多，主要包括系統管理員、物資采購部門、倉庫管理員、工程管理計劃部門、基礎信息管理員、物資管理部門以及統計部門等。

（2）業務功能。從頂層數據流中可發現，系統涉及的重要角色共有8 個，一是系統管理員；二是基礎信息管理員；三是財務部門；四是倉庫管理員；五是工程管理計劃部門；六是物資采購部門；七是統計部；八是物資管理部門。下面將依次介紹各角色的業務功能：第一個角色主要負責系統的維護工作，完成備份和初始化處理，管理好客戶信息；第二個角色重點管理部門、物資和供應商的信息；第三個角色嚴格審核制定的資金需求計劃；第四個角色認真管理物資的出庫、入庫情況；第五個角色按照項目真實信息確定所需的物資計劃；第六個角色要按照最終確定的需求計劃來制定采購計劃；第七個角色負責統計庫存情況；第八個角色負責審查物資需求計劃。

①物資計劃管理。物資計劃模塊中，要想打開物資計劃界面，需要用戶具備相應的權限，制定需求計劃時需逐次填寫周、月、季度和半年、年的項目信息，確定出短、中、長期的物資需求計劃。完成后及時上報，由物資管理部門完成審查，如果合格，將移交給采購部完成采購工作。

②物資采購供應管理。在此模塊內，物資需求計劃和物資信息都屬于輸入數據，而前者也屬于輸出數據，還有采購計劃。此模塊中包含的數據儲存文件有三種，一是采購計劃；二是物資；三是物資需求計劃。

③物資庫存管理。在該模塊中，輸入數據有“入庫單”、“領料單”，輸出數據有“庫存信息”和“庫存明細”。

④基礎信息管理。在該模塊中，基礎信息不僅存在于輸入數據中，還存在于輸出數據內。當然，也存在于數據儲存文件中。

⑤系統管理。在該模塊中，系統初始化信息與用戶信息屬于輸入數據，系統信息、用戶信息則為輸出數據。這一模塊中數據儲存文件包含兩個，一個是系統備份文件，另一個是用戶信息文件。

1.3 數據需求

（1）物資計劃管理。在編寫物資需求計劃時通常會使用此功能。其中項目合同計劃屬于輸入數據，物資需求計劃屬于輸出數據。

（2）物資采購供應管理。此模塊中物資需求計劃和具體物資信息作為輸入數據，而前者以及相應的采購計劃則為輸出數據。

2 系統設計

2.1 系統總體設計

對于機電工程項目物資管理系統而言，重點監管的是項目需要的物資，通過分析其自身功能與展開業務的各個流程，合理區分系統模塊，此系統要擁有下列功能模塊：一是物資庫存管理；二是系統管理；三是物資計劃管理；四是采購供應管理；五是基礎信息管理。詳情如下：第一模塊主要負責機電項目物資的出入庫管理；第二模塊是對系統進行維護管理；第三模塊負責物資需求計劃的確定工作；第四模塊收集整理不同的物資需求，確定出合理的資金需求與采購計劃，同時完成這兩項計劃的檢查工作。第五模塊需要進行各種信息的管理，如部門、供應商以及物資信息。

2.2 系統功能設計

（1）物資計劃管理模塊。工程管理計劃部門相關人員需按照簽訂的協議制定出物資需求計劃表，并在上面填寫好每種物資的數量、最遲到貨時間、規格要求等。

（2）物資采購供應管理模塊。物資采購供應管理模塊包含了物資采購計劃制定、物資資金需求制定、物資采購計劃審核和物資資金需求審核四個子功能。

（3）物資庫存管理模塊。此模塊主要涵蓋兩方面內容：一方面是對物資的出庫情況進行管理；另一方面是對物資的入庫情況進行管理。其中前者可分為兩種形式，一是借用出庫；二是領用出庫。而后者也可分為兩種形式，一是歸還入庫；二是采購入庫。

歸還入庫的操作流程為：在返還物資時由倉庫管理人員及時校對借用單，同時檢查歸還單，以事實為依據正確錄入物資信息。

領用入庫的操作流程為：倉庫管理人員先檢查領用部門的領料單，如果沒問題，要按照單子上的實際情況把其錄入到系統內，再完成出庫工作。另外，領用人要在物資領取表上簽字，在此界面內，可隨時查看規定時間內的物資領取狀況。

（4）基礎信息管理模塊。需要注意的是，在錄入供應商信息前，一定要先具備相關部門領導的書面推薦。錄入過程中，首先要查看選用供應商的營業執照是否屬實。若為真接下來需要審查其信用情況，如果信用較高，需要對其信息展開全面的維護與管理；若為假需要基礎信息管理人員在系統中詳細添加此供應商信息。

3 結語

本文主要針對在機電工程項目管理上存在的問題進行了分析，并提出相關系統的設計方法。體現在以下幾點：

（1）站在需求角度上，全面剖析了系統數據、業務以及功能等方面的實際需求。

（2）合理化設計了系統結構。在設計過程中使用了流程圖、H 圖等形式，詳細講解了各大重要功能模塊的建設措施。

對比過去的管理形式，此系統在物資管理方面更具科學合理性，能幫助企業向著更健康的方向發展。而相關人員要結合企業的實際情況，有針對性的進行分析和設計，不斷提高系統的工作效率。