淺析治淮檔案管理工作的短板與對策

劉莉娜

2018年11月，鄂竟平部長在水利部黨組中心組學習（擴大）會議暨專題黨課上的講話中指出，今后一個時期水利改革發(fā)展的總基調(diào)，一定是水利工程補短板，水利行業(yè)強監(jiān)管。鄂部長的專題黨課對當前和今后一個時期水利工作做出了全面部署，為治淮改革發(fā)展提供了重要遵循。隨著治淮中心工作的不斷推進，要求各項工作更快、更好地開展，治淮檔案工作作為基礎服務性工作，是治淮中心工作的基礎保障，如何在新形勢下補上治淮檔案管理工作的短板，緊跟治淮事業(yè)日新月異的發(fā)展步伐，利用好現(xiàn)代技術提升檔案管理工作水平，為整個治淮事業(yè)的發(fā)展提供堅實的地基，促進治淮事業(yè)又好又快發(fā)展，值得深入思考。

一、治淮檔案管理工作在治淮事業(yè)發(fā)展中的地位

1.治淮檔案管理工作的重要性

治淮檔案管理工作作為治淮事業(yè)各項工作正常運行的重要支撐，對治淮事業(yè)的發(fā)展有著極其重要的作用。治淮檔案是治淮事業(yè)歷史發(fā)展進程中的權威憑證和原始材料，它為治淮事業(yè)保存了文化遺產(chǎn)，為社會提供了集體記憶，既滿足當代治淮建設者的利用需要，還保持治淮事業(yè)發(fā)展進程中歷史的整體性和延續(xù)性，為子孫后代造福。因此，做好治淮檔案管理工作、管好治淮檔案，其重要性不言而喻。只有做好治淮檔案管理工作，才能為治淮事業(yè)奠定一個好的基礎，為助推治淮事業(yè)發(fā)展發(fā)揮更大的作用，創(chuàng)造更大的價值。

2.治淮檔案管理工作的特殊性

多年來，治淮事業(yè)的發(fā)展形成了種類繁多、形式多樣、內(nèi)容豐富的檔案資源，這些檔案資源可利用價值極高，主要包含了文書、科技、電子、會計、聲像實物等檔案，既能為治淮工程建設提供可靠資料，也為治淮事業(yè)發(fā)展提供規(guī)劃與決策的參考。因此，只有加強治淮檔案管理工作，才能讓治淮事業(yè)跟上時代發(fā)展的步伐。

二、新形勢下治淮檔案管理存在的短板

1.對治淮檔案管理工作的重要性認識不夠

部分同志對治淮檔案工作的認識存在誤區(qū)，認為檔案工作就是編編頁碼、裝裝盒子，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要不丟失、不泄密，能應付基本的查閱就行了。因此，往往忽視治淮檔案管理工作，沒有把治淮檔案工作擺到應有的位置，這是造成治淮檔案管理不夠完善的主要原因。

2.治淮檔案管理工作機制不夠健全

目前，由于檔案工作人員變動大，部分人員不熟悉工作情況，不了解檔案收集、整理、歸檔的規(guī)范標準，有些檔案存在漏歸、錯歸現(xiàn)象，尤其音像、實物等檔案更是普遍存在，加之有的單位（部門）對檔案工作重視程度不夠，檔案工作規(guī)范化管理水平亟需提高。因此，應健全檔案管理工作機制，以確保治淮檔案的安全性與完整性。

3.檔案管理專業(yè)人才欠缺

檔案管理工作是一項系統(tǒng)工程，工作千頭萬緒。俗話說“打鐵需要自身硬”，檔案管理工作成效如何，檔案管理人員素質(zhì)十分重要。然而，治淮檔案館檔案管理部門人員有限，除了負責日常的庫房管理、檔案借閱、統(tǒng)計、接收、鑒定、指導、整編等工作外，還要承擔單位的創(chuàng)收等工作，在如此繁重的工作壓力下，加上平時進修的機會不多，檔案管理的水平停留在經(jīng)驗上，無法進行更為專業(yè)化、精細化的管理，也就直接影響了檔案管理質(zhì)量水平的提高，在一定程度上制約了治淮檔案管理工作的發(fā)展。

4.治淮檔案管理工作信息化水平較低

建設數(shù)字檔案館是在充分肯定傳統(tǒng)檔案工作的前提下，對新形勢下檔案工作提出的新要求，在信息化條件下，以辦公自動化為主要特征的檔案信息化工作，勢必要適應辦公自動化的要求。淮委檔案信息化工作起步于20世紀90年代中期，當時已基本實現(xiàn)檔案案卷級及部分文件級數(shù)據(jù)管理。2002年5月，治淮檔案館成立后，為適應“數(shù)字檔案館”發(fā)展趨勢，積極著手開展檔案信息化研究工作。2013年，淮河水利委員會打造了全新的政務內(nèi)網(wǎng)綜合辦公平臺，依托此平臺，還推出了淮委檔案信息管理系統(tǒng)。然而，檔案信息管理系統(tǒng)在長期的使用過程中，經(jīng)常出現(xiàn)部分庫的“檔案權限”無法修改、“直接歸檔”后無法刪除源數(shù)據(jù)、查詢顯示不全，導入數(shù)據(jù)時，插入固定值，數(shù)據(jù)會亂碼或者數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤等問題。目前，檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫還不是十分健全，檔案利用存在一定的局限性，這就在一定程度上影響了淮委檔案管理工作的信息化水平。

5.檔案庫房急需擴容

治淮檔案館總建筑面積為3455平方米，其中，檔案庫房現(xiàn)有面積約800平方米，預留面積560平方米。工程檔案庫房主要存放治淮重點工程項目檔案，目前使用率已達90%以上。機關文書檔案庫房主要存放機關文書檔案、已撤銷處室檔案及文書歸檔副本檔案，其使用率達到61.9%。事業(yè)單位檔案及會計檔案庫房主要存放委直屬事業(yè)單位的文書檔案和各單位會計檔案，其使用率達到68.7%。從目前來看，項目檔案庫房使用率高，隨著治淮重點工程的完工，面臨接收檔案的壓力大、項目檔案保存空間較小的情況，急需進行擴容。

三、應對治淮檔案管理工作短板的對策

為開創(chuàng)治淮檔案工作新局面，推動治淮事業(yè)科學發(fā)展，要堅持問題導向，從思想認識、制度建設、隊伍培養(yǎng)、基礎設施與信息化等多個維度，統(tǒng)籌近期與遠景、軟件與硬件、人力與物力等各個方面，采取系統(tǒng)科學的方法，全面解決認識不足、能力不足、保障不足的問題。

1.正確認識治淮檔案管理工作重要性

應創(chuàng)新觀念，正確認識治淮檔案管理工作的重要性，加大宣傳治淮檔案管理工作的力度，及時研究并協(xié)調(diào)解決管理工作中的重要問題，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，必要時提供人力、物力、財力等方面保障，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，進一步推進治淮檔案管理工作的制度化、規(guī)范化和科學化管理，努力形成治淮檔案管理良好的工作氛圍。

2.創(chuàng)新治淮檔案管理工作方式

首先要改善相關處室檔案工作人員結構，選擇單位內(nèi)部的骨干人員，參加相關的培訓，不斷提升檔案專業(yè)能力，加強引導，提升從事檔案管理工作人員的責任感和榮譽感，激發(fā)他們的工作熱情。其次要建立健全治淮檔案制度體系，使治淮檔案管理向規(guī)范化方向發(fā)展，從制度上確保治淮檔案管理高標準、嚴要求、上水平。

3.強化治淮檔案管理隊伍建設

加強治淮檔案人才的專業(yè)培訓，通過繼續(xù)教育、專題培訓等方式，提高他們的檔案管理能力和應用新技術的能力，著重培養(yǎng)一批具有高水平的治淮檔案管理人才；另一方面，深入一線調(diào)研治淮檔案管理的需求，加大治淮檔案管理人員的篩選程度，提高薪資待遇，不斷引進人才，增添新鮮血液，只有這樣才能適應治淮檔案業(yè)務發(fā)展要求，推動治淮檔案管理水平。

4.加快治淮檔案管理工作信息化建設步伐

針對檔案系統(tǒng)安全性及服務利用等方面存在的問題，利用檔案軟件內(nèi)的數(shù)據(jù)庫設置、庫結構設置及后臺管理功能，科學規(guī)劃、有序推進、嚴格監(jiān)督，進一步升級淮委檔案信息管理系統(tǒng)，使其在檔案安全管理、借閱、全文檢索等方面改善檔案服務利用體驗，提升檔案信息化管理水平，建立完善的案卷級、文件級目錄，完善檔案數(shù)據(jù)庫建設，滿足淮委系統(tǒng)利用檔案的需要，同時滿足治淮檔案信息化管理的需要。

5.提前做好庫房擴容準備工作

從治淮檔案館的庫房結構來看，除去已使用的房間，剩下的房間從檔案保管要求來看，有的防潮性不佳，有的防水性能不好，基本不適合作為檔案庫房，所以需要提前謀劃好庫房擴容準備工作。

四、結語

治淮檔案管理工作作為一項系統(tǒng)工程，具有舉足輕重的作用，面對新的形勢，應不斷創(chuàng)新工作思路、創(chuàng)新管理理念，建立一個新的管理體制，創(chuàng)造新的工作業(yè)績，真正做到治淮檔案管理科學化、規(guī)范化，使治淮檔案管理工作不斷取得新作為，為加快推進新時代治淮事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展、決勝全面建成小康社會提供助力■