企業檔案收集工作中存在的問題與對策

□文｜陳燕

隨著新時期的到來，檔案管理在企業發展過程中的重要地位日漸顯著，而檔案收集工作又是檔案管理的前提基礎。這就要求企業管理者必須要加強對檔案收集工作的重視，轉變傳統的管理模式，采取創新性的管理手段，爭取在提高檔案收集質量和效率的同時，也能強化各部門之間的密切聯系，從而為構建企業信息資源的共享機制創造良好的條件。因此，為了更好的實現此目標，對企業檔案收集工作中存在的問題與對策進行深入分析就顯得尤為重要了。

企業檔案收集工作中存在的問題

缺乏完善的管理制度。完善的管理制度是開展企業檔案收集工作的基本前提，也是強化檔案管理質量的必要條件。[1]然而，就目前我國企業檔案收集工作的開展現狀來看，許多企業都缺乏一套完整的檔案管理制度。一方面，許多企業領導者沒有認識到檔案收集工作對企業長遠發展的重要性，只是一味的追求經濟效益的最大化，并沒有結合自身的發展情況制定明確的檔案收集計劃，導致檔案收集工作難以得到真正落實。另一方面，各部門工作人員都只注重自身業務的發展，忽略了檔案收集與整合的必要性，他們為了方便自己利用而不愿意將檔案資料交出，從而阻礙了檔案收集工作的順利實施，進一步降低了檔案管理的整體質量。

缺少精細化的管理模式。隨著市場經濟的不斷發展，企業之間的競爭愈發激烈，只有不斷提高企業的內部管理水平，才能促進企業核心競爭力的提升，從而讓企業在激烈的市場競爭中立于不敗之地。[2]這就要求相關管理人員必須要將精細化管理引入實際工作中，不斷對工作內容進行細化，爭取在提高工作質量和效率的同時，也能促進企業的現代化發展。但是，在企業檔案收集工作開展的過程中，許多企業都缺少精細化的管理模式，并沒有對檔案收集工作進行精細化處理，導致一些權責不明、互相推諉的現象屢見不鮮，這對企業的長遠發展是極為不利的。

檔案保管的安全性不高。檔案保管作為檔案收集工作的重要內容，其安全性的高低直接影響著檔案的使用效率。但是，在實際工作中，許多管理人員都忽視了檔案保管的重要性，導致檔案丟失、毀壞的問題層出不窮，不僅降低了檔案資料的使用效率，而且還為檔案管理埋下了許多安全隱患，進一步影響了企業管理水平的提升。

針對上述問題提出的解決對策

建立完善的歸檔制度，明確歸檔的基本要求。完善的歸檔制度是確保檔案收集工作順利開展的基本前提，因此，要想提高企業檔案管理的整體質量，企業管理者必須要結合自身的實際情況建立針對性的歸檔制度，明確歸檔工作的基本要求，從而為收集工作的有序進行提供可靠的保障。[3]首先，企業需要明確歸檔范圍。歸檔范圍主要是指檔案收集所涵蓋的領域，相關管理者必須要確保檔案收集的完整性，避免出現忘收或漏收的現象。這就要求相關工作者必須要建立系統的工作體系，將企業各部門的檔案信息形成一個有機的整體，從而確保收集工作的順利開展，進一步提高收集工作的質量和效率。其次，企業需要明確整理標準。每個企業都具有豐富的檔案資料，因此，為了提高檔案資料的利用率，企業應該明確其整理標準，促使工作人員能夠按照整理標準將檔案進行分門別類，爭取在提高檔案管理效率的同時，也能提高檔案管理的標準化和一體化，從而推動企業檔案管理的現代化發展。最后，企業需要明確管理內容。為了防止檔案在使用的過程中出現丟失、損壞的現象，企業應建立相應的登記制度，促使檔案管理人員能夠全面了解檔案的使用情況，在降低管理風險的同時，也能確保檔案資料的完好無損。

引入精細化管理模式，構建信息化管理體系。要想提高企業檔案收集工作的整體質量，科學的檔案管理模式必不可少。這就要求相關管理人員必須要轉變傳統的管理理念和管理模式，積極采用創新性的管理手段，借助先進的科學技術構建信息化管理體系，從而確保檔案收集工作的高效進行。首先，管理人員應構建信息化的檔案移交平臺，設立OA電子流程，不斷增加電子檔案的比重，爭取在強化管理質量和效率的同時，也能避免資源的浪費，從而不斷提高檔案移交管理的規范性和系統性，進一步促進檔案管理的現代化發展。其次，對檔案管理工作進行細化，并將責任制引入實際工作中，將每項工作的責任落實到個人身上，從而激發工作人員的積極性。此外，為了提高檔案的利用率，管理人員需要對檔案使用要求進行明確規定，尤其是重要文件和機密文件，比如企業章程修正案、股權登記資料、財務文件等，必須要經過企業領導者簽批后才能使用，以此確保檔案使用的安全性和有效性。最后，結合企業的實際情況明確檔案整理標準，按照一定的劃分標準對檔案資料進行分類整理，比如可將檔案分為合同、大事記、行政管理、設備管理、董事長資料等若干類型，并制定相應的檔案編號，以便為后續查閱和使用提供便利的條件。因此，在實際整理過程中，管理人員可以借助先進的信息技術和網絡技術開展整理工作，構建相應的數據庫，一旦出現檔案變更，能夠通過信息技術進行查找，在節省查找時間的同時，也能推動企業檔案信息管理的進一步發展。

營造安全的檔案環境，強化歸檔工作的質量。檔案保管作為檔案收集工作的關鍵環節，對于提高檔案管理的整體質量發揮著不可替代的作用。[4]這就要求相關管理人員必須要加強對檔案保管工作的重視，營造舒適、安全的檔案環境，從而更好的實現檔案管理的根本目標，進一步促進企業管理水平的提升。一方面，企業應該建立專門的檔案保管部門，并配備相應的管理人員和基礎設施，比如滅火器、加濕器、空調等，利用專門的檔案裝具進行保管。與此同時，為了減少安全風險，企業應定期對檔案室進行打掃和清潔，以便即時發現霉變、褪變、破壞等情況，從而采取行之有效的解決措施。另一方面，管理人員應該要認真履行管理職責，對檔案進行分類管理，可采用標識管理來提高管理質量和效率，從而為提高檔案的使用率奠定良好的基礎。

提高人員的專業素養，確保歸檔工作的有效開展。歸檔人員的專業素養是影響檔案管理整體質量的決定性因素，因此，為了獲得理想的管理效果，企業必須要加強對專業性人才的培養，不斷提高歸檔工作人員的專業素養和職業精神，從而確保歸檔工作的有效開展。[5]首先，企業需要提高歸檔工作人員的錄用門檻，積極吸引高素質人才，優先錄用那些具備專業知識和管理經驗的工作人員，采用優勝劣汰的競爭機制來提高人才錄用的公平性和公正性。其次，企業要定期對在崗人員進行培訓，培訓內容既要包括專業知識，又要包括職業素養，爭取在提高管理人員專業素養的同時，也能強化他們的責任意識和服務意識，從而為提高工作質量和效率創造良好的條件。最后，企業需要建立完善的考核制度和獎懲制度，定期對管理人員的工作情況進行考察，對于表現突出的工作人員，企業要給予一定的獎勵，對于表現不足的人員，企業要給予相應的懲罰，必要時可通過崗位調整來優化內部結構，從而確保歸檔工作的有效開展。只有這樣，才能從根本上解決檔案管理工作中的問題和不足，從而營造良好的工作環境，進一步促進企業管理水平的顯著提升。

綜上所述，強化檔案收集工作的整體質量對于促進企業的長遠發展至關重要，企業只有不斷加強對檔案收集工作的重視程度，才能即時解決檔案管理中遇到的問題，從而更好的滿足管理工作的實際需要。鑒于此，相關管理人員必須要創新管理思路和管理方法，通過建立科學的管理模式和營造和諧的檔案環境來落實檔案管理的基本要求，不斷提高檔案收集工作的標準化和統一化，爭取在完成工作任務的同時，也能推動企業檔案信息化管理的進一步發展，從而為促進企業的可持續發展提供可靠的保障。