基于HRP的醫(yī)院科室二級(jí)庫(kù)耗材自動(dòng)補(bǔ)貨管理

羅冰潔，黃進(jìn)，吳曉東

四川大學(xué)華西醫(yī)院 設(shè)備物資部，四川 成都 610041

引言

醫(yī)用耗材的有序供應(yīng)是保障醫(yī)院日常業(yè)務(wù)正常開(kāi)展的重要基礎(chǔ)之一。為加強(qiáng)醫(yī)用耗材在院內(nèi)的供應(yīng)工作，多數(shù)醫(yī)院均在供應(yīng)鏈管理中使用了醫(yī)院資源規(guī)劃（Hospital Resource Planning，HRP）系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了院級(jí)庫(kù)房物流信息模塊與財(cái)務(wù)信息模塊的整合[1-2]。與此同時(shí)，部分醫(yī)院還建立了臨床科室二級(jí)庫(kù)，將耗材管理由院級(jí)一級(jí)庫(kù)房向臨床科室延伸[3-4]。但目前科室二級(jí)庫(kù)內(nèi)，因缺乏相關(guān)信息系統(tǒng)的支撐，與醫(yī)療業(yè)務(wù)密切相關(guān)的科室二級(jí)庫(kù)耗材需求計(jì)劃、二級(jí)庫(kù)庫(kù)存、使用追溯等管理水平參差不齊，難以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)耗材全過(guò)程、精細(xì)化管理[5-6]。

1 傳統(tǒng)科室二級(jí)庫(kù)管理存在的問(wèn)題

1.1 二級(jí)庫(kù)臺(tái)賬管理粗放，無(wú)法掌握二級(jí)庫(kù)耗材存量數(shù)據(jù)

目前多數(shù)醫(yī)院HRP系統(tǒng)內(nèi)耗材僅完成從院級(jí)一級(jí)庫(kù)到科室二級(jí)庫(kù)的申購(gòu)、領(lǐng)用記錄，不能完成對(duì)一級(jí)庫(kù)出庫(kù)物資的后續(xù)跟蹤，出現(xiàn)信息斷流，使科室二級(jí)庫(kù)管理缺乏有力的數(shù)據(jù)支持。二級(jí)庫(kù)中耗材發(fā)放至護(hù)理治療組（車）及護(hù)理治療組（車）退貨至二級(jí)庫(kù)過(guò)程由科室總務(wù)護(hù)士手工登記，登記流程不規(guī)范、易遺漏，登記人工成本高，效率低，二級(jí)庫(kù)內(nèi)耗材實(shí)時(shí)庫(kù)存無(wú)從追查，造成了科室耗材使用與管理的脫節(jié)。

1.2 耗材出庫(kù)護(hù)理單元與實(shí)際使用單元不一致，實(shí)際消耗難以追溯

因存在同一科室下設(shè)多間護(hù)理單元的情況，科室領(lǐng)用時(shí)，存在其中一間護(hù)理單元領(lǐng)用，同科室多間護(hù)理單元共同使用的情況，導(dǎo)致HRP系統(tǒng)內(nèi)耗材出庫(kù)護(hù)理單元與實(shí)際使用單元不一致，成本無(wú)法準(zhǔn)確反映實(shí)際消耗。

1.3 貨物積壓，占用資金利息

為提高院內(nèi)配送工作的計(jì)劃性，目前醫(yī)院大多采用計(jì)劃配送為主、零星配送為輔的配送方式，保障臨床耗材供應(yīng)。定期由科室總務(wù)護(hù)士以一定時(shí)期內(nèi)科室耗材平均領(lǐng)用量和經(jīng)驗(yàn)為依據(jù)，編制耗材需求周/月計(jì)劃，一級(jí)庫(kù)按計(jì)劃進(jìn)行配送。該配送方案雖計(jì)劃性有所提高，但科室計(jì)劃編制受病人波動(dòng)，總務(wù)護(hù)士輪崗，新護(hù)士經(jīng)驗(yàn)影響，庫(kù)存結(jié)構(gòu)并不合理，易造成貨物積壓，占用資金利息。

1.4 二級(jí)庫(kù)空間有限，空間未達(dá)到最優(yōu)化利用

科室二級(jí)庫(kù)內(nèi)耗材主要為低值耗材，數(shù)量大、種類多，需按耗材類別分類擺放。但二級(jí)庫(kù)內(nèi)空間通常有限，庫(kù)房?jī)?nèi)貨架規(guī)格、類型有時(shí)并不能滿足實(shí)際使用需求，耗材擺放、空間布局并不合理，庫(kù)房空間未達(dá)到最大化利用，導(dǎo)致“有空間”與“不夠放”同時(shí)存在。

1.5 零星領(lǐng)用頻繁，大量人力資源浪費(fèi)

傳統(tǒng)二級(jí)庫(kù)耗材供應(yīng)模式下，如果某種耗材在計(jì)劃期內(nèi)庫(kù)存處于低水平，就需通過(guò)零星領(lǐng)用模式向院級(jí)一級(jí)庫(kù)房發(fā)出配送申請(qǐng)。由于周/月計(jì)劃編制不準(zhǔn)確，二級(jí)庫(kù)空間有限等因素，科室往往存在零星領(lǐng)用量較高的問(wèn)題。為避免缺貨，科室總務(wù)護(hù)士需頻繁、重復(fù)關(guān)注庫(kù)房存貨，在耗材申領(lǐng)上花費(fèi)大量時(shí)間，不能體現(xiàn)“讓專業(yè)的人做專業(yè)的事”理念。同時(shí)，一級(jí)庫(kù)配送人員需多次往返于一級(jí)庫(kù)與二級(jí)庫(kù)之間，每次配送量未達(dá)到配送員最大配送量，大量人力資源浪費(fèi)。

2 基于HRP的醫(yī)院科室二級(jí)庫(kù)耗材自動(dòng)補(bǔ)貨管理模式構(gòu)建

針對(duì)目前醫(yī)院科室二級(jí)庫(kù)管理存在的問(wèn)題，我院通過(guò)借鑒以往學(xué)者的研究思路[7-10]，結(jié)合我院耗材實(shí)際供應(yīng)情況，建立了基于HRP的科室二級(jí)庫(kù)管理模式。

2.1 基于HRP的醫(yī)院科室二級(jí)庫(kù)耗材自動(dòng)補(bǔ)貨管理模式概念

通過(guò)以護(hù)理單元為單位[11]，建立臨床科室二級(jí)庫(kù)。根據(jù)每一護(hù)理單元內(nèi)二級(jí)庫(kù)耗材品項(xiàng)、需求特點(diǎn)，將耗材拆分至符合衛(wèi)生技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的最小包裝。根據(jù)前一年不同科室不同耗材的實(shí)際領(lǐng)用量及包裝數(shù)量需求[12]，分別設(shè)立安全基數(shù)及補(bǔ)貨點(diǎn)（觸發(fā)配送至安全基數(shù)的庫(kù)存數(shù)量）[13]，實(shí)現(xiàn)達(dá)到補(bǔ)貨點(diǎn)時(shí)，HRP系統(tǒng)內(nèi)自動(dòng)觸發(fā)科室領(lǐng)用申請(qǐng)。同時(shí)，HRP內(nèi)自動(dòng)匯總需配送物資清單，一級(jí)庫(kù)按申請(qǐng)耗材科室耗材品項(xiàng)、數(shù)量，每天以住院樓為單位，制定配送時(shí)間及配送路線及時(shí)配送，以先進(jìn)先出的原則，規(guī)范貨架上耗材擺放，將科室耗材補(bǔ)充至安全基數(shù)水平。

2.2 基數(shù)的確定

我院安全基數(shù)、補(bǔ)貨點(diǎn)設(shè)定采用模型預(yù)測(cè)結(jié)合科室確認(rèn)的方式進(jìn)行。根據(jù)科室前一年每一個(gè)月的歷史領(lǐng)用數(shù)據(jù)，利用百分位數(shù)計(jì)算方法[14]，按照以80%的概率滿足臨床科室月領(lǐng)用量的要求[15]，分別獲得測(cè)算出的每種耗材安全基數(shù)，并由科室總務(wù)護(hù)士再次審核，確定最終安全基數(shù)，作為每次補(bǔ)貨的上限。

考慮到科室二級(jí)庫(kù)中耗材主要為低值醫(yī)用耗材及部分民用耗材，該類耗材有數(shù)量大、規(guī)格型號(hào)多、單價(jià)較低的特點(diǎn)，所以利用物資ABC分類管理中，對(duì)于C類物資的補(bǔ)貨管理方案，即雙箱原則的辦法，以安全基數(shù)的一半作為補(bǔ)貨點(diǎn)[16-17]。

該基數(shù)制定方案的好處在于：① 以近一年耗材領(lǐng)用記錄作為參考，考慮了病人需求的波動(dòng)，充分考慮到二級(jí)庫(kù)空間、貨物積壓風(fēng)險(xiǎn)；② 基數(shù)由預(yù)測(cè)函數(shù)測(cè)算出以后，由科室審核，設(shè)定更加符合實(shí)際；③ 以護(hù)理單元為單位，領(lǐng)用、消耗核算更加清晰。

2.3 自動(dòng)補(bǔ)貨流程

采用基數(shù)管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)補(bǔ)貨前，我院對(duì)二級(jí)庫(kù)貨架規(guī)格、擺放進(jìn)行了重新優(yōu)化，以便提高二級(jí)庫(kù)空間利用科學(xué)性。在貨架中每種耗材的放置點(diǎn)旁統(tǒng)一粘貼了帶有二維碼的耗材標(biāo)志牌，科室總務(wù)護(hù)士可利用PDA掃描二維碼快速實(shí)現(xiàn)二級(jí)庫(kù)耗材的入出庫(kù)、退貨操作。同時(shí)，標(biāo)志牌上物資名稱根據(jù)HRP內(nèi)耗材名稱制定，避免了因臨床科室對(duì)耗材的俗稱與系統(tǒng)名稱不一致導(dǎo)致的管理混亂問(wèn)題。自動(dòng)補(bǔ)貨流程如下：

首先，測(cè)算全院各科室二級(jí)庫(kù)內(nèi)每種品項(xiàng)耗材的安全基數(shù)、補(bǔ)貨點(diǎn)，由科室總務(wù)護(hù)士確認(rèn)后，將每種品項(xiàng)耗材的安全基數(shù)、補(bǔ)貨點(diǎn)記錄于HRP系統(tǒng)科室二級(jí)庫(kù)信息中。

其次，一級(jí)庫(kù)按安全基數(shù)補(bǔ)充二級(jí)庫(kù)耗材實(shí)物數(shù)量至安全基數(shù)數(shù)量，二級(jí)庫(kù)通過(guò)PDA掃描貨架標(biāo)志牌進(jìn)行入庫(kù)操作，作為二級(jí)庫(kù)期初庫(kù)存。再次，科室按護(hù)理治療組（車）實(shí)際領(lǐng)用，通過(guò)PDA掃碼進(jìn)行耗材發(fā)放、退貨操作。

最后，HRP系統(tǒng)根據(jù)二級(jí)庫(kù)實(shí)時(shí)庫(kù)房，當(dāng)庫(kù)存達(dá)到補(bǔ)貨點(diǎn)時(shí)，系統(tǒng)內(nèi)自動(dòng)按實(shí)際庫(kù)存與安全基數(shù)的差量向一級(jí)庫(kù)發(fā)送補(bǔ)貨申請(qǐng)，一級(jí)庫(kù)收到申請(qǐng)后，以住院樓為單位，將一級(jí)庫(kù)庫(kù)存及時(shí)補(bǔ)貨至二級(jí)庫(kù)，保證24 h內(nèi)將臨床二級(jí)庫(kù)庫(kù)存量補(bǔ)充至安全基數(shù)水平。同時(shí)，一級(jí)庫(kù)根據(jù)自身庫(kù)存數(shù)據(jù)，供應(yīng)商供貨周期，編制好采購(gòu)計(jì)劃，由一級(jí)庫(kù)庫(kù)管在ERP內(nèi)以發(fā)送電子訂單的形式，通知供應(yīng)商按時(shí)按要求送貨，保證一級(jí)庫(kù)內(nèi)耗材庫(kù)存。醫(yī)院科室二級(jí)庫(kù)管理模式，見(jiàn)圖1。

圖1 醫(yī)院科室二級(jí)庫(kù)管理模式

3 應(yīng)用效果

為保障本科室二級(jí)庫(kù)管理方案的可執(zhí)行性，我院選取了對(duì)于耗材供應(yīng)保障要求較高的急診科二級(jí)庫(kù)進(jìn)行試點(diǎn)。結(jié)果表明，通過(guò)采取基于HRP的二級(jí)庫(kù)管理方式，利用PDA掃碼，HRP系統(tǒng)內(nèi)可以方便、快速記錄二級(jí)庫(kù)耗材進(jìn)銷存數(shù)據(jù)，平均臨床收貨時(shí)間下降（以兩周內(nèi)，總務(wù)護(hù)士在臨床收貨工作上花費(fèi)的總時(shí)間除以收貨次數(shù)得出），臺(tái)賬數(shù)據(jù)完整有效，二級(jí)庫(kù)實(shí)時(shí)庫(kù)存量可查；以護(hù)理單元為單位，分別設(shè)置二級(jí)庫(kù)有利于消耗記錄的準(zhǔn)確性；通過(guò)科學(xué)設(shè)置二級(jí)庫(kù)耗材基數(shù)，庫(kù)房結(jié)構(gòu)合理化，臨床科室二級(jí)庫(kù)平均庫(kù)存量下降（由科室二級(jí)庫(kù)庫(kù)存耗材總量除以二級(jí)庫(kù)數(shù)量得出），有效避免了貨物積壓風(fēng)險(xiǎn)，有利于減少資金利息占用；通過(guò)更新二級(jí)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)化貨架，優(yōu)化了二級(jí)庫(kù)空間利用率，空間擺放更加合理，更加易于臨床領(lǐng)取耗材；借助信息化手段，實(shí)現(xiàn)二級(jí)庫(kù)耗材自動(dòng)補(bǔ)貨，達(dá)到科室二級(jí)庫(kù)只做入出庫(kù)，不做申領(lǐng)操作，取消月計(jì)劃、零星領(lǐng)用，解放原有月計(jì)劃、零星領(lǐng)用占用的總務(wù)護(hù)士物資管理工作時(shí)間（以一個(gè)月內(nèi)，總務(wù)護(hù)士在科室月計(jì)劃、零星領(lǐng)用工作上花費(fèi)的總時(shí)間得出），減輕總務(wù)護(hù)士及配送人員工作量，配送人員日均配送次數(shù)（以兩周類，配送次數(shù)總量除以配送人員數(shù)得出）下降。詳細(xì)數(shù)據(jù)，見(jiàn)表1。

另一方面，隨著本科室二級(jí)庫(kù)管理方案在全院實(shí)施上線，帶來(lái)了后續(xù)數(shù)據(jù)維護(hù)、科室總務(wù)護(hù)士管理習(xí)慣改變等的影響，在現(xiàn)有管理水平、軟硬件條件基礎(chǔ)上，醫(yī)院需做好上線前科室人員培訓(xùn)，硬件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備支撐保障工作，不斷結(jié)合醫(yī)院發(fā)展實(shí)際，配合HRP系統(tǒng)中各功能模塊，不斷更新完善管理方案。

表1 運(yùn)用基于HRP的自動(dòng)補(bǔ)貨管理方案實(shí)施前后對(duì)比

4 結(jié)論

對(duì)科室護(hù)理單元庫(kù)房進(jìn)行有效管理，是加強(qiáng)耗材實(shí)物管理、成本管控、提升醫(yī)院運(yùn)營(yíng)效率的客觀要求，對(duì)于提高醫(yī)院管理質(zhì)量及效率，降低醫(yī)院管理成本，提高耗材精細(xì)化管理程度具有重要作用。我院構(gòu)建的基于HRP的醫(yī)院科室二級(jí)庫(kù)耗材自動(dòng)補(bǔ)貨管理模式，通過(guò)在急診科二級(jí)庫(kù)試點(diǎn)運(yùn)行，結(jié)果表明臨二級(jí)庫(kù)耗材自動(dòng)補(bǔ)貨管理方案運(yùn)行良好，自動(dòng)補(bǔ)貨提高了物流供應(yīng)效率，提高了耗材精細(xì)化管理水平，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)耗材全過(guò)程管理奠定了基礎(chǔ)。具有較強(qiáng)的科學(xué)性及可操作性，在醫(yī)院內(nèi)推廣、實(shí)踐可能性較高。本管理方案可為其他醫(yī)院科室二級(jí)庫(kù)管理方案制定提供參考。