試論辦公室文書檔案收集及歸檔工作管理措施

陶 凱

(梅里斯達斡爾族區機關事業社會保險局，黑龍江 齊齊哈爾 161021)

文書檔案記錄了單位的發展歷程和輝煌成績，涵蓋了許多重要的資料和素材，可以為單位運營管理提供參考和憑證。所以，在單位內部管理中，辦公室文書檔案收集及歸檔工作歷來都備受關注。不過，整體來看，辦公室文書檔案收集及歸檔工作還存在一些問題。找出辦公室文書檔案收集及歸檔工作存在的問題，對癥下藥，也成為當前辦公室管理工作關注的重點。

一、辦公室文書檔案收集及歸檔管理工作現狀

(一)管理意識有待提高

辦公室工作人員是辦公室文書檔案收集及歸檔工作的直接負責人，也是辦公室管理工作的執行者，辦公室工作人員的責任意識、管理理念和管理手段，會給辦公室文書檔案收集及歸檔工作帶來直接影響。現階段，管理人員對辦公室文書檔案收集及歸檔工作的重視程度不夠，是影響辦公室文書檔案管理工作的一個重要原因，也是當前單位文書檔案管理工作中存在的一個共性問題。如許多辦公室人員只關注紅頭文件，對普通文件缺少關注，在文檔收集與管理中也是粗心大意，導致單位文書檔案經常出現信息失真、損壞等問題，使得文書檔案無法發揮其效能。

(二)管理方法落后

如今，人類已經進入互聯網+時代。在互聯網+時代，許多企事業單位辦公室都已經實現了自動化辦公，不過，許多單位在文書檔案收集及歸檔管理方面始終缺少完善的規章制度，文書檔案收集管理工作不夠規范。由于缺少約束，所以許多辦公室工作人員在文書檔案加工整理上都沒有用盡全力，一些文書檔案仍舊是以紙質形式入檔的，文書檔案的完整性、連續性和全面性也缺少保障。

二、辦公室文書檔案收集及歸檔管理工作措施

(一)健全文書檔案管理制度

有法可依，有章可循，是提高辦公室管理效率的根本。辦公室文書檔案收集及管理工作要想有序展開，取得實效，必須要建立健全文書檔案管理相關制度。關于辦公室文書檔案管理制度建設，筆者認為，務必要關注以下幾點：首先，健全辦公室檔案文書管理制度，規定文書檔案注意事項、規范化流程，按制度要求將檔案統一保管。其次，健全文書檔案歸檔制度，明確文書檔案歸檔要求、時間、范圍和保管期限。再次，明確文書檔案安全保密制度，就檔案調閱、摘抄、復制等事宜作出科學規定。然后，完善檔案查閱借閱制度和檔案人員崗位責任制，根據單位工作實際情況，實施明確的職責分工制度，要求辦公室文書檔案工作人員遵守相關的法律法規，做到有章可依，有例可循。總之，只有在制度健全的基礎上，才能提高辦公室文書檔案管理效率，減少文書檔案信息失真、丟失和損壞情況發生的幾率。

(二)創新文書檔案收集與歸檔方法

傳統的文書檔案管理模式，以人工、手工管理為主，所以文書檔案收集與歸檔工作過程中，很容易出現資料丟失、資源浪費等現象。在信息時代，信息技術的廣泛應用，為文書檔案收集與歸檔方法創新提供了良好的條件。如許多企事業單位都抓住信息化發展機遇，采用了許多先進的信息技術和設備，走上了網絡化、自動化辦公的軌道。以此為背景，企事業單位要提高對管理信息化、精細化的認識，有效運用信息技術進行辦公室文書檔案管理。如加大辦公室信息化投入，為辦公室文書檔案管理配備信息設備，利用信息技術和設備進行文書檔案管理。如利用計算機編制辦公室文書檔案檢索目錄，進行檔案信息化加工和存儲，同時建立文書檔案數據庫，實現文書檔案檢索、管理和利用信息化，以提高辦公室文書檔案收集和歸檔效率，減少人為失誤出現的幾率。此外，企事業單位還要本著走出去、引進來的原則，加強與兄弟單位的交流與合作，借鑒其他單位的文書檔案管理經驗，進行檔案服務創新，以提高文書檔案資料的利用率。

(三)提高管理人員的綜合素質

在知識經濟時代，人是最重要的生產力要素。提高辦公室管理人員的綜合素質，可以從根本上提高辦公室文書檔案的管理質量和管理效率。所以，企事業單位要在運營管理中，要重視辦公室管理隊伍建設，想方設法提高辦公室檔案管理人員的專業水平和綜合素質，以促使辦公室文書檔案收集及歸檔工作有序進行。如立足于單位人事選拔和招聘制度，組建專業的文書檔案管理團隊，優化辦公室管理隊伍的年齡和學歷構成。開展專業化培訓，引導辦公室人員積極參加專業培訓，提高他們的辦公室專業化管理能力和信息素質。然后，將績效考核、淘汰機制等市場化管理方法用到辦公室工作隊伍管理中去，激發辦公室工作人員的工作熱情。

三、結語

綜上所述，辦公室文書檔案收集及歸檔工作是一項復雜而瑣碎的工作，它在辦公室管理工作中的重要性，受到了各部門的一致認可。所以，在辦公室日常管理中，我們要給予文書檔案收集及歸檔工作以重視，然后完善文書檔案管理制度，采取有效措施提升文書檔案收集和歸檔效率，以優質的文書檔案管理工作服務單位發展。