人事代理背景下的高校人事檔案信息化

陳 靜

(上海建橋學院，上海 201316)

作為市場經濟發展到一定水平的產物，人事代理制度是一種全新的、科學的新型用人制度，將人事代理制度應用于高校人力資源管理中，可以進一步提高高校人力資源管理水平，并實現人才使用權與所有權的分離。在人事代理背景下，實現高校人事檔案管理的信息化是人事檔案管理的發展趨勢，也是提升高校人事檔案管理水平的重要舉措。

一、高校施行人事代理制度的特點

人事代理制度在一定程度上淡化了身份管理制度，建立了與市場經濟相匹配的人事管理體制，解決了傳統人事管理與體制存在的問題。現階段我國絕大多數院校都實施了人事代理制度，取得了一定的成績。具體來說，人事代理制度在高校中的應用具有以下兩方面特點：

(一)實現了人事管理和員工使用之間的分離。在人事代理制度下高校人事檔案管理實現了員工人事關系管理與員工使用管理之間的有效分離，這種做法可以進一步提高高校人事管理效率。換句話說學校和員工之間僅僅存在合同關系，學校對員工有使用權，但并沒有所有權。在合同期內，高校可以依照合同約定管理員工，對于不在合同期內的員工，員工和學校之間的關系就會解除，這種做法在一定程度上降低了高校人事管理的壓力。

(二)人事管理工作有代理機構和高校共同完成。高校人事檔案管理工作在人事代理制度下，主要劃分為兩部分，一部分為人事代理機構對高校人員檔案進行管理，通常情況下人事代理機構為人才服務中心；另一部分是高校對人事檔案材料的收集工作高效，將人事檔案材料收集后統一送達人才，服務中心由人才服務中心進行管理。上述兩部分只有實現有機配合才能夠將檔案管理工作做好。

二、人事代理制度下高校人事檔案管理的潛在問題

(一)職責不清，缺乏明確的分工。由于管理制度不規范，不健全，導致高校人事檔案管理存在職責不清的現象，例如部分代理在實現高效人事檔案管理工作中只注重檔案的接收，而對檔案的審查則缺乏必要的力度，對于所接收的檔案沒有實現嚴格的分類和裝訂，更不用說檔案目錄，電子錄入等工作了。人事檔案日常管理工作較為松散，沒有實現現代化管理部門，也沒有進行經常查詢和監督，進而導致出現高校人事檔案管理質量偏低的現狀。

(二)人事檔案日常使用不便。高校各部門如需查閱代管檔案信息，要進行多個流程。例如，黨組織辦理入黨或預備黨員轉正時、房產部門為分房查閱個人信息時，都需高校人事部門派專人到代理機構代為借閱，不僅造成了大量的資源浪費，也影響了高校部分正常工作的及時開展。

(三)人事檔案收集不及時、內容不完整。通常情況下，個人的人事檔案信息，需要不斷補充，并且隨著人員的流動，時間的推移檔案信息也需要更新，從而形成一個動態的發展過程。但是在實際生活中，由于檔案管理人員對，檔案信息的收集，沒有給予足夠的重視。甚至還缺乏相關的檔案意識，從而導致入檔時檔案材料的收集十分被動，在補充和收集檔案內容時往往比較滯后。

三、人事代理制度下高校人事檔案管理的建議

(一)建立健全規章制度，制定改革方案。隨著我國政府對教育領域的投入力度不斷加大，各大高校每年為社會培養了大量高素質人才。同時高校為了更好的適應社會的發展，也在不斷進行著人事改革，并且人事改革所涉及的范圍越來越大。而在這個新時代下為了提高檔案管理的效率，就必須建立健全規章制度，制定改革方案，利用解決的規章制度來約束人，利用改革方案來解決發展的問題。

(二)加強代理人員檔案信息化建設。檔案管理是一項比較瑣碎復雜的信息記錄處理工作，針對代管的人事檔案，代理機構必須較對大量信息進行有效管理，通過借助互聯網、云計算等信息技術軟件來實現檔案的信息化管理，只要實現這一目標就可以為以后管理好人事檔案奠定基礎，工作就會更加輕松有效，利用計算機技術可以對答案進行查閱、統計分析，這些都對代理機構的日常工作效率提出了新的挑戰。

(三)做好人事代理檔案的現代化動態管理。高校的畢業生檔案的信息量很大，只有建立信息化動態管理，才能發揮方案的最佳功能，例如檔案中一般會有畢業生的大學期間的詳細信息，以及與就業單位簽訂勞動合同以后，檔案中又會加入有新的信息，如專業技術職務變動、年度考核、薪資調整等。

四、結語

總之，羅馬非一日建成，人事代理背景下的高校人事檔案信息化工作也不是一蹴而就的，它不僅需要我們對高校人事代理制度的特點進行深入的分析，還要提出切實可行的實施方案，從而保證高校人事檔案信息化的進程。