大數據時代下檔案信息化管理工作

陳志云

(南通星辰合成材料有限公司，江蘇 南通 226017)

當前在檔案信息化管理工作中還存在一些問題，不僅難以保障隱私和安全，在人才引進方面也存在困境。因此在大數據時代下，檔案管理部門通過利用互聯網通信技術，將高科技引入到檔案信息化管理工作中，不僅可以提升檔案信息管理的真實性和穩定性，同時也能在一定程度上提升檔案管理質量，在對檔案信息進行精確化管理的同時，為后續的工作提供原始依據。

一、大數據時代下檔案信息化管理工作面臨的困境和機遇

(一)大數據時代下檔案信息化管理工作面臨的困境分析

首先，檔案信息在隱私和安全方面難以管理。大數據時代，網絡安全問題頻頻發生。尤其在檔案管理過程中，如果網絡密鑰被人破解，就會造成大量信息失真甚至是泄露，為檔案管理工作帶來隱患和負擔。因此，如何才能利用網絡安全技術手段完善檔案信息化管理質量，是當前檔案管理工作人員率先要解決的問題。其次，在人才引進方面存在難度。大數據檔案管理中一切管理信息和技術信息都是最新的，因此對管理人員素質的要求也在不斷提升。與傳統檔案管理工作相比，檔案信息化管理要求管理者既要掌握基本的檔案信息歸檔、整理和分類能力，還需要主動探查市場信息，利用信息化技術對檔案信息進行搜集和管理。但是當下的檔案管理者并不具備這些素質，缺乏相關人才基礎，難以為檔案信息化管理提供人力資源保障[1]。

(二)大數據時代下檔案信息化管理工作面對的機遇

首先，能夠為檔案管理提供更多的信息資源。在大數據時代，工作者每天都會面對海量的信息資源，并對其進行挑選和截取，以充實檔案內容。這樣一來可以隨時滿足受眾的信息需要，同時也能在一定程度上保障信息類型和功能的完整性，從而為決策者的科學決策提供原始和穩定的依據。其次，有效拓展了檔案管理系統。隨著大數據時代的到來，想要提升檔案信息化管理質量，勢必要摒棄傳統信息獲取和存儲渠道，使信息加工更加明確化。同時，利用云計算管理技術，還能在一定程度上拓展檔案管理系統，擴容信息資源管理系統，使信息的傳播更具即時性和穩定性。這樣不僅提升了檔案信息化管理的智能化和數字化水平，同時也在一定程度上降低了檔案信息化管理的維護成本，在拓寬檔案管理職能的基礎上，為社會的發展提供資源動力。

二、大數據時代下檔案信息化管理工作創新的途徑

(一)有效改革檔案信息的收集方式

在信息化時代下，通過在檔案信息化管理工作中融入大數據技術，不僅大大改良了傳統的檔案信息管理和整理的渠道，也在一定程度上豐富了數據信息的搜集方式。具體來講首先，應該全力發揮檔案管理信息化的優勢，管理者在實際工作中，應該有效拓展檔案信息和數據的類別，不斷提升自身的各類結構化能力，尤其是信息搜集能力和市場敏銳性。其次，管理者應該有意識地拓寬信息資源的獲取渠道，將大量碎片化的信息納入到檔案管理中，從而建立有效的大數據庫結構，除了文字信息之外，還有圖片、網頁、視頻等資源的維護和管理，從而促進檔案信息管理的智能化和高效化[2]。

(二)全面提升檔案管理者的能力結構

有效提升檔案管理者的能力結構，是提升大數據時代下檔案信息化管理工作質量的最直接手段，也是滿足檔案服務智能化的有效策略。因此在實踐中檔案信息化管理者首先應該創新研究智能化檔案信息管理的服務模式，提升自身服務的主動性和創造性，在提高檔案信息資源利用效率的同時，使不同類型檔案資源的價值有效發揮出來。其次，檔案信息管理者應該有效提升自身的計算機處理能力，利用云計算和大數據等智能化技術手段不斷優化檔案管理的服務價值，根據不同受眾價值取向的不同，為其提供具有針對性的智慧型服務，滿足其對信息資源的索取。最后，檔案信息化管理者也應該有效分析檔案管理行業的市場導向，以自身工作為起點，有效整合市場信息資源，從而不斷更新檔案信息資源。除此之外，管理部門也應該適當引進高素質的檔案管理型人才，保證人員的流動，優勝劣汰，始終為檔案管理工作提供人才動力。

三、結語

大數據時代下，促進檔案信息化管理工作的有效展開，不僅可以滿足檔案信息的歸檔和整理，還能為決策者提供科學依據。因此在實際的管理和構建中，檔案信息化管理人員應該與時俱進，不斷調整信息化的能力結構，有效改革檔案信息的收集方式，促進檔案管理朝著智能化和數字化的方向發展，從而為社會的發展提供資源保障。