事業單位檔案管理的現狀及對策研究

王杉杉

(吉林市社會福利院，吉林 吉林 132000)

近年來，我國經濟建設的發展與轉型十分迅速，尤其在十九大之后，國內事業單位的工作績效持續上升，事業單位身為服務性質的部門，要想在國家飛速發展中持續保持活力、完成轉型，就必需強化檔案管理，強化相關的機制建設。為了解決這一難題，使事業單位能夠適應當前的高速發展、配合國家經濟建設轉型，我們必需提高檔案管理水平。關于事業單位檔案管理的問題，當前存在的問題如下：

一、事業單位的檔案管理現狀亟需在結構上整改

現行階段中，仍有大部分事業單位受傳統思想的影響和制約，對市場競爭和發展的意識比較淡薄，內部也疏于管理，這一系列意識上的問題嚴重的制約了檔案管理工作。目前部分單位對于檔案的認知，仍然是停留在文字信息、信息錄入等淺層次方面。由于層次的深度不夠，導致各種約束因素產生，使檔案管理問題變得復雜，盤根錯節。其明顯的問題體現在重視程度不夠，資金投入比例失衡，專業性人才引進力度匱乏，制度建設格局混亂等。

這一系列問題中，優先要解決的是意識問題。檔案管理是一項嚴謹復雜的工作。由于部分人員的管理意識淡薄，許多檔案管理人員把本職工作看做虛設崗位，存在感歸屬感不強。對于工作的服務性和輔助性認知出現偏差。出于以上思考，杜絕設立失格的檔案管理部門，絕不任用非專業的檔案管理人員。過去的工作中我們只是認識到檔案的記錄作用，卻忽略了“檔案管理”的重要性。

二、軟件和硬件與時代脫節

對于檔案管理工作而言，當前的各項行政要求，以及對技術水平、基礎設施的考量和評估都處于比較淺顯的狀態。所以導致大部分事業單位在這一方面投入的深度都不足，而且部分事業單位財政規劃考量不足，導致硬件跟不上現行的發展速度，更不必說相關的管理學術普及深度。由于軟件、硬件設備出現短板，使檔案管理較世界領先水平而言尚有差距，難以呈現出科學的檔案管理所應有的效果。

三、專業管理人才引入不足

不論是企業，還是事業單位，要想存活、轉型，都需要專業人才給予強有力的推進。現階段，市場發展日新月異，人才重要性也日漸突顯。事業單位的工作是認真而嚴謹的，不論哪項工作，皆需專人去監管、執行。所以單位的工作表現，與人才發揮出的作用息息相關。因此檔案管理工作對于人才的需求變得迫切，專業性人才成為了適應時代節奏的必備環節。某些檔案管理人員，對于檔案信息知識欠缺，造成工作失誤。這對于事業單位的長期發展是一個重大的隱患。

四、制度建設要適應新時代環境

對事業單位而言，各項管理制度還停留在紙質化、公理化，與時代脫節。但是不論哪項工作，皆需依照一定制度、秩序履行。要遵循為有源頭活水來的原則，不可竭澤而漁。當前檔案管理適用性出現下滑，面對新時代的發展表露出一些法律和制度上的漏洞，大多數事業單位對檔案管理，未曾設置制度的更新期限，使大量制度淪為金科玉律，這對于檔案管理工作發展是十分致命的。

針對以上問題，筆者提出一系列關于事業單位檔案管理的優化對策，筆者相信，要想提高事業單位的檔案管理水平，必需實現下述幾點：

首先，轉化傳統管理理念，做到與時代接軌。對事業單位現今檔案管理現狀，通過理論和實踐相結合的方式，使得檔案管理科學化和時效化。精確規劃檔案管理機制，確保檔案管理可以有序進行，包括檔案機密的歸檔分類、各項檔案調入調出，成立嚴格的上下審查機制，建立檔案保密機制，完善歸責制度。對事業單位檔案管理，建立專崗專職，精英任職，主管和部門互相監督配合的多維運轉體系，保證現行制度有條不紊，各級別檔案做到分層建檔和集中管理。

其次，實現檔案管理現代化。現如今，人們身處第三次科技革命時代，隨著信息技術、計算機技術，云端技術，大數據的日漸成熟，各行各業都在其中獲益匪淺。對事業單位檔案管理而言，建立信息化管理渠道，提升各級檔案的信息化程度，是事業單位檔案完成轉型的必然趨勢，合乎時代發展步伐。對于信息檔案管理，在保障各類信息完整安全的同時，重新打造一些列成熟的網絡服務云端平臺，使檔案管理的信息化建制體系與規模、科技化。事業單位必需建立完整、防范措施嚴密的數據庫，使其發揮信息檢索、分類歸置的功能，便于工作使用，提升信息處理效率，從而提高檔案管理水平和工作精度。

最后，強化檔案管理人員的業務水平。事業單位檔案管理在全新時代背景之下，需要配備專業的檔案管理人才。檔案管理人員，需具備強專業知識，才能在新形勢下表現出應有的工作能力。檔案管理人員當作檔案管理實際操作者，優秀的專業素養可以讓他們在各項工作嶄露頭角，大放異彩。因此，對檔案管理而言，事業單位必需注重專業人才培育，增強日常理論知識學習，精確提升管理人員工作水平，增進檔案管理的科學化發展。