人事檔案在人力資源管理中的應用

單金玲

(滄州經(jīng)濟開發(fā)區(qū)管理委員會，河北 滄州 061000)

一、引言

在現(xiàn)代企業(yè)在發(fā)展的過程中，人力資源管理工作起到非常重要的作用，人力資源管理工作的進行，能夠促使企業(yè)中人力資源的合理配置，充分發(fā)揮人才對企業(yè)發(fā)展的促進作用。人事檔案作為記錄企業(yè)工作人員各種信息的材料，將其應用于企業(yè)人力資源管理工作中，能夠有效促進企業(yè)的發(fā)展。

二、人事檔案應用于人力資源管理中的重要性

人事檔案中記錄著一個人各方面的重要信息，在進行人力資源管理工作時，對其合理的運用，對于企業(yè)的長遠發(fā)展具有重要的促進作用。

(一)有利于合理配置企業(yè)的人力資源。根據(jù)員工的人事檔案，對員工的個人情況進行全面的了解，結(jié)合員工個人的經(jīng)驗以及特長等，對員工進行合理的崗位分配，有利于激發(fā)員工進行企業(yè)工作的勁頭和熱情，能夠有效促進企業(yè)的長遠發(fā)展，提升企業(yè)的效益。

(二)有利于提升企業(yè)人力資源管理工作的合理性。人力資源管理工作包括多個方面，例如，薪酬管理、績效考核等等，通過合理運用人事檔案，能夠提升這些工作的合理性。

三、人事檔案在人力資源管理中的應用現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，很多企業(yè)都注重人事檔案的運用，但由于人事檔案的真實性、完整性以及管理等方面存在著一些不足之處，導致將其運用于人力資源管理的過程中存在著一些問題。

(一)人事檔案管理制度方法有待完善

員工人事檔案中包含著與他們密切相關的大量信息資料，由于很多單位并不重視對這些人事檔案的管理工作，在對其進行管理時，所采用的方法比較落后，僅僅運用紙質(zhì)文件記錄的方式管理人事檔案的單位不在少數(shù)，管理制度體系也不夠完善，這導致單位在進行人力資源管理工作時，運用人事檔案所產(chǎn)生的效果和促進作用并不明顯。

(二)人事檔案管理效率不高

當前，一些單位在進行人事檔案管理工作時，已經(jīng)引入了信息化系統(tǒng)，這對人事檔案管理效率的提升具有非常明顯的作用。但存在部分單位由于缺乏資金或者不夠重視人事檔案管理工作的原因，并沒有實現(xiàn)人事檔案管理工作的信息化，依然運用傳統(tǒng)紙筆記錄人事檔案的方法，管理效率較低。導致開展人力資源管理工作時，查找起來需要的人事檔案信息較為麻煩。

(三)人事檔案真實性和完整性有待提升

人事檔案的真實性和完整性，也會對人力資源管理工作造成很大影響。一些人為了自身的利益，私自修改自己檔案中的信息，導致人事檔案缺乏真實性。另外，一些紙質(zhì)的人事檔案在翻閱、傳遞以及保存的過程中，存在著丟失和損壞的現(xiàn)象，導致人事檔案不夠完整。單位在進行人力資源管理時，如果以這些不真實不完整的人事檔案作為依據(jù)，將會很大程度上對人力資源管理工作的質(zhì)量，造成不利影響，阻礙企業(yè)的發(fā)展。

四、人事檔案應用于人力資源管理中的策略探討

就當前人事檔案管理工作中存在的問題來看，為了充分發(fā)揮人事檔案對人力資源管理的促進作用，本文主要從以下幾個方面探討出一些策略，促使人事檔案管理工作水平的提升。

(一)健全人事檔案管理機制

通過運用有效措施，健全人事檔案管理機制，能夠促進人力資源管理工作的進行。對此，首先，需要結(jié)合當前企業(yè)或者單位的實際情況，根據(jù)人事檔案管理工作中存在的問題，制定更加完善的制度規(guī)范。其次，規(guī)范紙質(zhì)人事檔案的管理工作，對人事檔案的保存、記錄以及查閱等等進行明確的規(guī)定，提升管理人員素質(zhì)，充分發(fā)揮人事檔案對人力資源管理工作的促進作用。

(二)完善人事檔案信息化管理系統(tǒng)

信息化時代，企業(yè)在進行人事檔案工作時，也應該運用信息化技術，構建和完善人事檔案信息化管理系統(tǒng)。對此，首先，企業(yè)應該對人事檔案管理工作投入更多的資金，配備齊全的軟硬件設施，為信息化系統(tǒng)的構建提供基礎。其次，將人事檔案信息化管理系統(tǒng)與人力資源管理信息化系統(tǒng)相結(jié)合，高效運用人事檔案，促進人力資源管理工作的開展。

(三)提升人事檔案的完整性和可靠性

只有確保人事檔案的真實性與完整性，才能為人力資源管理工作提供更加可靠的依據(jù)。對此，首先，企業(yè)在進行人才招聘時，應該做好人才人事檔案真實性的審查工作，確保人事檔案的可靠性。其次，做好紙質(zhì)人事檔案的保存工作，并將其錄入信息化系統(tǒng)中，確保人事檔案的完整性，為企業(yè)進行薪酬管理、績效考核等人力資源管理工作提供可靠依據(jù)。

五、結(jié)束語

對企業(yè)來說，人力資源管理工作的開展情況，對企業(yè)的發(fā)展具有重要影響，而人事檔案作為影響人力資源工作的重要因素，必須采取有效措施，確保其管理效率以及真實性和可靠性，并將其合理運用于人力資源管理工作中，促進企業(yè)的長遠發(fā)展。