淺談建立動(dòng)態(tài)物業(yè)管理檔案的必要性

葉 惠

(邵武市住建局檔案館，福建 邵武 354000)

我們通常所說(shuō)的物業(yè)檔案管理是指常規(guī)的物業(yè)檔案資料的管理，即房地產(chǎn)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收交付之前材料的管理：物業(yè)管理區(qū)域核定證明；房屋及建筑物面積清冊(cè)；業(yè)主名冊(cè)；竣工總平面圖、單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖和配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗(yàn)收資料；交付使用的共用設(shè)施設(shè)備的相關(guān)資料；物業(yè)服務(wù)企業(yè)辦公用房、門衛(wèi)房等配置證明；業(yè)主委員會(huì)辦公用房配置證明；屬全體業(yè)主共有的不動(dòng)產(chǎn)清單等永久性資料的管理。

小區(qū)物業(yè)管理是由建筑物、業(yè)主、業(yè)主委員會(huì)、物業(yè)服務(wù)企業(yè)等幾大要素組成。

房地產(chǎn)竣工交付使用后，建筑物、業(yè)主、業(yè)主委員會(huì)、物業(yè)服務(wù)企業(yè)在不斷地發(fā)生變化，既然有變化，就會(huì)產(chǎn)生變化材料，這些變化材料經(jīng)過(guò)整理就是后物業(yè)管理檔案，即動(dòng)態(tài)物業(yè)管理檔案。

建筑發(fā)生變化的：如上世紀(jì)建成的某住宅小區(qū)由于受當(dāng)時(shí)經(jīng)濟(jì)條件的限制和規(guī)劃條件的影響，沒有建設(shè)足夠的停車位、充電樁等配套基礎(chǔ)設(shè)施。隨著社會(huì)的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，小區(qū)的車輛(包括電動(dòng)車)越來(lái)越多，原有停車位、充電樁根本無(wú)法滿足日益增多車輛停車、充電的需求，經(jīng)規(guī)劃等部門的許可，將小區(qū)原綠地整治改成停車位、充電樁，滿足了小區(qū)業(yè)主停車、充電的需求；由于小區(qū)建筑均為多層建筑(七層以下)，原來(lái)沒有安裝電梯，隨著業(yè)主年齡的逐漸增大，登梯越來(lái)越加困難，業(yè)主迫切要求安裝電梯，經(jīng)規(guī)劃等部門的許可，重新加裝了電梯，方便了業(yè)主上下樓；原小區(qū)沒有安裝監(jiān)控，小區(qū)治安案件頻發(fā)，發(fā)生偷盜、車輛碰刮等治安案件(事故)，給民警調(diào)查取證和偵破帶來(lái)困難，在業(yè)主的強(qiáng)烈要求下，重新安裝了監(jiān)控。

業(yè)主委員會(huì)發(fā)生變化的：根據(jù)物業(yè)管理有關(guān)規(guī)定，業(yè)主委員會(huì)每屆任期為3-5年，任期屆滿，必須召開業(yè)主大會(huì)換屆，改選業(yè)主委員會(huì)。如某住宅小區(qū)10年內(nèi)換了3屆業(yè)主委員會(huì)。前期物業(yè)管理期間，房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)撥給旗下物業(yè)管理部80余萬(wàn)元物業(yè)管理費(fèi)。房地產(chǎn)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收交付使用后，成立了業(yè)主委員會(huì)，由于前期物業(yè)管理部管理不到位，被業(yè)主委員會(huì)辭聘。但因前期物業(yè)管理部賬目不清，成了一堆糊涂賬，前期物業(yè)管理部賬簿既未移交給業(yè)主委員會(huì)，也未移交給新承接的物業(yè)服務(wù)企業(yè)，給后物業(yè)管理留下后遺癥，業(yè)主委員會(huì)幾經(jīng)更迭也未理清前期物業(yè)管理部留下的糊涂賬。

物業(yè)服務(wù)企業(yè)發(fā)生變化的：業(yè)主委員會(huì)與物業(yè)服務(wù)企業(yè)簽訂的物業(yè)服務(wù)合同期限一般為3-5年，合同期滿，必須召開業(yè)主大會(huì)選聘新的物業(yè)服務(wù)企業(yè)。如前物業(yè)服務(wù)企業(yè)預(yù)收部分業(yè)主全年的物業(yè)服務(wù)費(fèi)和公共水電費(fèi)，結(jié)果合同期未滿，被改聘另一家物業(yè)服務(wù)企業(yè)承接管理。前物業(yè)服務(wù)企業(yè)在退出前，將預(yù)收部分業(yè)主的公共水電費(fèi)抵扣未收齊業(yè)主的物業(yè)服務(wù)費(fèi)，移花接木，混淆收費(fèi)，以及未移交合同期內(nèi)預(yù)收的物業(yè)服務(wù)費(fèi)、公共水電費(fèi)給新承接的物業(yè)服務(wù)企業(yè)，導(dǎo)致新承接物業(yè)服務(wù)企業(yè)收取費(fèi)用困難。

業(yè)主發(fā)生變化的：隨著時(shí)間的推移，小區(qū)業(yè)主也在不斷的發(fā)生變化。有的業(yè)主因房屋沒有安裝電梯、面積小或因子女就學(xué)遠(yuǎn)等原因，需改善住房條件和環(huán)境，或因業(yè)主病故等原因?qū)⒎课蒉D(zhuǎn)讓，已不再是小區(qū)業(yè)主，新購(gòu)房戶變成新的業(yè)主。如某套住房已轉(zhuǎn)讓多年，新業(yè)主是融資詐騙在逃犯，長(zhǎng)期在外，躲避法律制裁。警察在調(diào)查該業(yè)主信息時(shí)，多次向小區(qū)業(yè)主委員會(huì)和物業(yè)服務(wù)企業(yè)征詢?cè)摌I(yè)主信息，因小區(qū)業(yè)主委員會(huì)和物業(yè)服務(wù)企業(yè)未建立該業(yè)主信息，調(diào)查無(wú)果，最終還是通過(guò)房產(chǎn)登記部門查檔確定該業(yè)主就是融資詐騙在逃犯。

上述等等的變化，都屬后物業(yè)管理變化。

我們通常只對(duì)常規(guī)物業(yè)管理資料建檔，只注重常規(guī)物業(yè)檔案資料的管理，沒有對(duì)后物業(yè)管理資料建檔，忽視了后物業(yè)檔案的管理。

由于沒有建立后物業(yè)管理資料檔案，導(dǎo)致若干年后，后物業(yè)管理資料查找沒有著落，給后物業(yè)管理留下諸多的后遺癥。

如改造后的地下管網(wǎng)、門控、樓控管線壞損維修，若沒有工程(施工)竣工圖紙，無(wú)從著手，根本無(wú)法維修；前后業(yè)主委員會(huì)、前后物業(yè)服務(wù)企業(yè)移交，若沒有建立移交檔案，因不知哪一屆業(yè)主委員會(huì)任期內(nèi)、哪一物業(yè)服務(wù)企業(yè)合同期內(nèi)發(fā)生的責(zé)任事故，時(shí)間界定不清，相互推諉，追責(zé)困難；已遷出的業(yè)主信息未作變更，新遷入的業(yè)主信息又沒有建立，業(yè)主信息混亂，非常不利小區(qū)物業(yè)管理。

由此，本人認(rèn)為建立后物業(yè)管理檔案即動(dòng)態(tài)物業(yè)管理檔案十分必要。

本人認(rèn)為，由小區(qū)業(yè)主委員會(huì)作為物業(yè)檔案(包括物業(yè)管理常規(guī)檔案和后物業(yè)管理檔案)管理專門機(jī)構(gòu)，及時(shí)對(duì)改建工程的工程竣工(施工)圖、驗(yàn)收資料、前后屆業(yè)主委員會(huì)換屆交接資料、前后物業(yè)服務(wù)企業(yè)選聘移交資料、業(yè)主變動(dòng)信息等變化資料進(jìn)行搜集，年終進(jìn)行整理，建檔保管，方便日后查詢。

只有建立齊全的物業(yè)管理常規(guī)檔案和后物業(yè)管理檔案才是完整的物業(yè)管理檔案。前業(yè)主委員會(huì)換屆改選后，必須無(wú)條件的將物業(yè)管理檔案完整地移交給新一屆業(yè)主委員會(huì)保管。