檔案管理信息系統建設中的問題分析

劉銀雪

(巨野縣康復中心，山東 巨野 274900)

檔案管理信息系統作為事業單位信息管理的重要工具，能夠幫助事業單位實現專業化、系統化的信息管理模式，促進事業單位檔案信息管理質量的提升。根據檔案管理信息系統的建設現狀來看，影響檔案管理信息系統建設的因素存在復雜性和多樣性。但是由于相關檔案系統建設單位對影響因素的復雜性和認識不足，沒有做好充分的建設準備，導致構建出的檔案管理信息系統達不到預想效果，體現不了實際的應用價值。

一、系統規劃不夠科學，無法保障系統建設進程

在近幾年的發展中，檔案管理信息系統化建設雖然已經取得一定成就，但是針對社會發展而急速增加的管理需求，當前檔案管理系統仍然存在一些局限和問題。例如：系統建設與檔案管理需求不協調、系統結構不完善、系統性能低、投資多受益少等等，都是當前檔案管理信息系統建設需要改善的問題。因而，在進行檔案管理系統建設時，需要綜合考慮社會發展變遷、部門未來規劃、系統功能需求、系統性能等多方面的因素，結合檔案管理工作的情況，構建岀科學合理的系統建設規劃方案，為系統建設樹立明確的目標和方向。通過這樣的方式，可以讓檔案管理信息系統建設的整體過程更加規范，實現系統建設與事業單位協同并進的發展。另一方面，隨著時代的發展和變遷，檔案管理工作內容、結構也會隨之變化，想要實現檔案管理信息完全系統化，需要對檔案管理信息系統建設進行科學規劃，這樣才能提升系統的使用價值。與此同時，在檔案管理信息系統建設中，包括有系統概要設計、程序開發、系統測試等基礎環節，而且還會涉及系統維護、系統更新等工作任務。由此可見，檔案管理系統建設不是一朝一夕就能完成的，而是一項長期性的工程，構建科學規劃是非常必要的。

二、用戶參與程度低，無法充分滿足管理需求

檔案管理信息系統建設的最終目的是滿足單位檔案管理需求，提升檔索管理的效率和質量。但是在實際的系統建設過程中，由于系統需求用戶參與程度不足，而系統建設人員對檔案管理需求業務了解又較少，進而導致系統達不到預想的建設效果。另一方面，由于系統用戶與建設人員缺乏有效的溝通，導致系統功能技術無法全面反映用戶需求，同時也不利于用戶對系統制約條件、建設問題進行深入了解，影響了檔案管理系統的質量。基于這樣的現狀問題，在檔案管理信息系統過程中，需要強化系統技術人員與用戶的溝通，確保系統技術人員全面深入地掌握檔案管理信息系統所需功能。由此，系統技術人員可以結合業務需求、使用特點等信息，完善檔案管理信息系統的功能，最大限度地優化系統的運行效果。與此同時，在檔案管理信息系統應用時，用戶也需要有效掌握系統的功能、結構以及運行條件，以系統建設者的身份參與到系統開發的各個不節，這樣才能構建出檔案管理需求的信息系統。

三、系統測試過于形式化，無法保障系統運行質量

在檔案管理信息系統建設中，大部分事業單位由于自身軟件技術的局限性，會將系統開發業務委托給專業軟件開發公司進行建設。與此同時，系統測試作為軟件開發的重要環節，做好系統測試環節不僅能夠保障系統質量和性能，而且還是實現系統功能的最后關卡。但是，系統測試工作需要花費大量的人力和時間，由此部分軟件開發企業在系統開發時，為了追求開發時間和速度，忽視系統軟件的測試環節，影響了檔案系統使用質量。因此，事業單位在進行檔案管理系統建設時，可以安排專業技術人員監督系統測試環節，定期檢查系統測試的成果物，有效解決測試中出現的問題，避免影響后期的測試質量。這樣，既可以及時解決糾正系統中的問題，優化系統性能，還可以提升檔案管理信息系統的開發質量，為檔案管理信息系統的實際應用提供保障。另一方面，檔案管理信息系統維護工作不到位，無法保障系統的穩定性。“系統維護”是檔案管理信息系統建設中非常關鍵的一部分，不僅影響著系統的使用年限，而且還關乎系統的運行質量和性能。將系統維護工作落實到位，可以保障系統要素及時更新和完善，優化系統的運行質量。但是在欄案管理信息建設過程中，部分事業單位由于缺乏專業技術人員而忽視了系統維護工作，一旦系統發生故障，系統用戶不僅無法及時解決，還會影響了檔案信息的管理。因此，在檔案管理信息系統建設中，強化系統維護的重視程度，培養專屬的技術維護人員，保障系統軟件能夠及時更新，才能進一步保障檔案管理信息系統的運行質量。

四、結束語

總而言之，在信息化時代不斷推進的過程中，落實檔案管理信息系統建設是事業單位發展的必經之路，對提升信息管理質量有著積極作用。與此同時，通過分析檔案管理信息系統建設的問題，加強用戶的系統開發體驗，構建出合理科學的系統建設方案，落實每個環節的系統質量檢測，可以全面提高檔案管理信息系統的質量，優化檔案信息管理環境，促進事業單位的健康成長。