淺談加強檔案管理優化的有效措施

陳恒

（乳山市教育人才服務中心，山東 乳山 264500）

隨著經濟社會信息化的快速發展，大數據、物聯網技術的普遍運用以及智慧城市建設，檔案信息化工作對檔案工作的重要性進一步凸顯，檔案信息化工作在服務大局、服務民生以及強化內部管理等方面都將起著決定性作用。檔案管理工作對單位的發展具有十分重要的意義。我市創建全國智慧城市的城市中，智慧檔案工作必將成為下一步建設的重中之重，因此，我們一定要抓住機遇，乘勢而上，以豐富多元的數字信息為支撐，以便捷的網絡化服務為手段，加速推進檔案信息化建設，使檔案信息化成果在教育教學領域中發揮更大的作用，惠及更多的廣大學生家長，助推全市教育事業再上新臺階。但同時我們也清醒地認識到在學校檔案管理中仍然存在一些問題。

一是檔案管理工作認識不足

很多學校管理者認為檔案管理僅僅是一項輔助性工作，沒有必要投入太多人力物力，造成一些不必要的浪費。由于管理者對檔案管理工作缺乏應有的重視，從而導致相關管理規劃制度欠缺實施力度。

二是管理工作缺乏信息化建設

現在，計算機廣泛應用到人們的生活中，但檔案管理仍采用傳統管理方式。紙質檔案和電子檔案同步填寫，反而給檔案管理帶來了更高的成本，不利于檔案工作的順利開展。

三是管理人員專業水平相對低下

學校檔案管理人員絕大部分不是專業的，缺乏管理經驗，大部分僅限于將紙質信息材料收藏保管。

如何加強檔案管理優化呢？筆者認為可以從以下幾個方面有效提升檔案管理，創新工作思路，不斷提高檔案管理工作的質量，管理好、利用好檔案。

一是嚴格落實從嚴治黨主體責任。

學校檔案管理工作要始終以黨的政治建設為統領，進一步強化政治意識，嚴肅黨內政治生活，明確職責定位、優勢特色和短板弱項，認真履行“為黨管檔、為國守史、為民服務”的神圣職責。

二是重視人事檔案管理工作

單位領導應高度重視檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，并將其納入到議事日程。建立檔案管理工作領導小組，定期對人事檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決；建立檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案管理工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態管理，進一步推進檔案管理工作的有序開展。

三是建立完善的檔案管理制度

學校管理工作內容瑣碎復雜，工作量較大，為了方便管理應將檔案管理工作納入到統一管理中來，建立相對完善的檔案管理制度，增強管理依據性、規范性及權威性，對單位文件進行編制歸檔。實行責任追究制，將責任分解到具體管檔人員，保證工作質量，明確每一級負責人與管理人員的工作責任任務，并列入個人考核中，以促進檔案管理工作的發展。同時，要定期檢查檔案歸檔工作，在錄入檔案時遵守制度與規范，以保證檔案材料的準確與完整，維護檔案的真實性與嚴肅性。

四是實施檔案管理一體化，加強檔案管理

為確保檔案的完整性，要加強檔案管理一體化，確保檔案資料的準確性。檔案管理人員可以利用信息技術將紙質檔案轉化為電子檔案，電子檔案便于查閱，具有方便、快捷的特點，不過電子檔案涉及到學校內部信息等重要資料，一旦丟失便很難找回。因此，檔案管理人員必須對檔案的歸檔、保存工作做好，實現學校檔案的安全管理。

五是加大對檔案信息化建設的力度

網絡信息覆蓋校園，應將網絡信息技術完美融合到學校檔案管理中，檔案管理工作的順利開展。加快推進數字檔案館建設，盡快實現部門與市檔案館之間檔案信息資源的互聯互通，方便人民群眾查詢利用檔案；對檔案信息網升級改造。同時打造好檔案館微信公眾平臺建設，加強與群眾的互動交流。

六是將檔案管理納入合同

合同扮演著決定性作用的角色，它是強有力的法律依據、相關單位應該將檔案管理納入到合同，為檔案管理爭取主動權，加強檔案歸檔的完整性及準確性。

七是加強檔案信息化人才隊伍建設

信息化人才是推動檔案信息化發展的動力，是檔案信息化建設最寶貴的資源。重視信息化人才培養，提高檔案從業者的信息素養和信息技能，是檔案信息化建設的迫切任務，定期對檔案管理人員進行全面培訓，學習檔案管理工作的專業知識，積累管理經驗，提升管理水平。重點加大對檔案人員計算機技能及信息化水平的培訓力度，為信息化建設的持續發展做好準備。檔案員要積極參加各類計算機應用技能培訓班和檔案信息化培訓班，掌握檔案信息化基礎知識；二是安排專人定期到各個部門進行信息化指導，遇到有關信息化方面的疑問，不厭其煩、耐心指導。例如，在為各市直單位安裝數字檔案室軟件時就聘請技術人員對檔案員進行一對一、面對面指導，現場解答他們在工作中遇到的問題。經過努力，全市檔案人員的信息化技能水平實現了質的飛躍，已基本能夠適應當前的工作要求。