機關事業單位文書檔案管理探討

聶衛華

（株洲市建設工程質量安全監督站，湖南 株洲 412007）

由于機關事業單位的發展過程是通過歷史資料記錄在文書檔案當中，不僅記錄著單位的歷史發展過程同時也留下了很多較為珍貴的歷史數據，也能夠讓很多工作做通過總結歷史經驗從而提升工作效率并且為以后的各項決策提供經驗支持。其中文書檔案有很多形式隨著科技的發現不僅有圖表也有視頻還有PPT，而這些資料都反映了事業單位的發展脈絡。所以做好文書檔案管理工作，不僅能夠為單位領導提供相應的決策支持，同時也能夠幫助單位職工總結經驗并且為以后的發展提供堅實的基礎。

一、機關事業單位文書檔案管理

雖然說在機關事業單位當中文書檔案管理工作是最普通也是最不起眼的，然而他卻記錄著所有職工的基本信息，還有單位本身存在的各種信息。比如說，單位的領導想要對某件事情進行做出決策，很多時候也會需要參照另一部文書檔案。如果單位能夠擁有較為完善的文書檔案，那么領導在做出決策的時候也會更加的合理，同時也能夠提高單位的辦事效率和工作水平。事業機關單位文書檔案也是我國國家檔案的重要組成部分，能夠為經濟的發展提供重要的信息服務。

二、機關事業單位文書檔案管理問題

（一）缺乏獨立性

由于機關事業單位當中的文書檔案管理工作很普通，同時也不具備很多技術含量，對于大多數的職工來說也不重視檔案管理工作。并且很多工作人員對于檔案管理工作也是處于較為懶散的心態，以至于讓整個事業單位對整個檔案管理工作的重要性都沒有予以重視，所以這就使得檔案管理工作嚴重缺乏獨立性以及積極性，直到今天大部分的檔案管理工作都依附于行政管理部門。所以這也就要求對于檔案管理工作不僅要擁有獨立性同時也要求相關職工也要積極面對，同時對于整個單位來說也必須要對檔案管理工作的重要性予以重視。

（二）管理素養有待提高

在當前大部分文書檔案管理工作人員存在的普遍現象就是，流動性強年齡偏大，對于現在的新技術新知識也不能夠予以及時掌握。隨著科技的不斷發展現在檔案的存儲方式也發生了明顯的變化，同時管理的內容不僅變得更加復雜同時來源也變得更加多元。由于沒有具備相關的素養或者是專業知識，在對檔案進行保管的時候沒有嚴格的儲存程序或者說是沒有保存在恒溫恒濕，這樣就很容易導致因為低劣質的管理從而讓大量珍貴的文件或者是檔案出現丟失的現象。

（三）檔案管理水平有待提升

現在由于無線網絡在我們的生活中是無處不在，所以網絡安全隱患也必須要引起重視。比如說某些單位在對檔案信息化管理過程當中沒有認識到安全的重要性，這樣很容易造成資料泄露。同時也有部分事業單位對相關的答案沒有有效的整理，在進行存儲的時候完全就是隨意性的，那么在以后想要查閱檔案的時候也會帶來很大的麻煩。

三、文書檔案管理優化

（一）提高檔案管理工作的獨立性

由于文書檔案管理工作專業性以及獨立性很強，但由于大多數的機關事業單位都將文書檔案管理工作都歸屬于行政服務部門，所以在發展空間上就受到了很大限制。但是文書檔案管理工作畢竟記錄了整個單位的發展歷程，以及相關職工的個人狀態，所以還需要引起重視。在平時除了要文書檔案管理工作的相關制度提出創新，并且還要保證部門的獨立性不會受到任何干涉，當然也要擴大職工人員的閱讀權同是也讓大多數的群眾有查閱資料的權利。除了這些之外在工作時間上也需要盡量滿足人民群眾的需要，這樣才能促進檔案工作的長久發展。

（二）加強工作人員培訓

在當前隨著科技的不斷發展，文書檔案管理工作已經不再是像以前那樣只是整理資料而已，由于檔案種類以及方式的不斷增加，同時在儲存的方式上也得到了很大改變。除了是紙質書籍之外還有電子檔案以及各種網絡云盤，在對普通的文書檔案進行儲藏的時候，就需要考慮到溫度、濕度以及不能夠受到陽光的直接照射。在對電子文檔儲存的時候，除了要考慮到儲存設備的質量之外，還需要盡量減少干擾。同時還需要加強對相關人員的考核，要保證文書檔案始終處于良好保存狀態，這樣也便于以后的查詢和檢查。

（三）提高安全管理意識

要知道現在隨著移動互聯網的不斷發展，文書檔案管理工作相關人員也必須要提高安全意識。尤其是要避免因為錯誤的操作從而導致數據丟失或者是被誤刪除，也要避免出現信息泄露的情況。很有必要對原始數據進行備份，由于工作的重要性最好還是需要有專業的庫房，最好還是配備空調，滅火器，除濕機等相關設備。

（四）加強信息化建設

隨著科技的不斷發展文書檔案管理工作的儲存方式也發生了巨大改變，尤其是現在很多單位無論是在辦理業務還是在處理公務的時候都是通過網絡平臺來進行的，而在這其中就產生了大量的電子檔案，可是對這些資料的保存也需要較為完善的電子基礎設施。作為機關事業單位首先還是要引進先進的信息技術設施，這樣才能夠提高工作效率。其次就是作為管理人員也需要更加努力學習現代化的信息技術。作為文書檔案管理人員除了要利用相關設施來對數據進行收集和管理，還需要對這些數據進行全面整合，這樣對以后在查閱資料的時候不僅方便，同時也提高了效率。而加強數據管理的信息化建設，可以避免不必要的資源浪費同時也有利于管理工作水平的提高。

四、結束語

在機關事業單位當中雖然在這之前文書檔案管理工的重要性不被人們所重視，但由于現在科技的不斷發展，不僅能夠促進單位資源的優化同時也有利于辦事效率的提高，在這種前提下還需要進一步強化文書檔案管理工作。因為這不僅能夠相關領導在制定各項決策的時候提供經驗支持，并且還能夠促進事業單位的良好穩定發展。