大數據環境電子文件收集歸檔

周軍

（宜昌市政府文印服務中心，湖北 宜昌 443000）

大數據時代的到來，打破了許多傳統行業固有的工作方式和固有流程，特別是對電子文件管理而言，這種沖擊更是巨大的。數字技術發展越來越深入，電子文件的數量也隨之得到提升，此時如果繼續沿用過去的電子文件歸檔收集方式，那么其管理質量就難以得到保證。本文就從電子文件收集歸檔的實際發展情況，結合大數據環境的技術特征，對大數據環境下電子文件歸檔收集進行研究。

一、大數據環境下電子文件收集歸檔概述

回顧檔案管理的整個歷史不難看出，無論是從書簡到紙質文書、還是從紙質文書到電子文件，其始終與高新科技的發展和產生相伴而行，每一次技術手段的變更和發展，都會帶來檔案管理手段和方法的高速進步。而進入二十一世紀以后，一場全新的巨大的技術變革又給檔案管理帶來了天翻地覆的影響，那就是大數據時代的到來，讓各種傳統產業和傳統技術手段以光速被淘汰，一種新的數字技術環境悄然的、毫無聲息的進入到了社會發展的各行各業中。這種變化也確實帶動了信息處理技術的變化，越來越多的電子文檔開始代替過去的紙質文檔，數量也是在不斷的爆炸性增長當中，這使得檔案管理、也就是我們提到的電子文件歸檔收集工作，從過去的傳統載體形態轉換成了數字形態，提到檔案管理和文件歸檔，人們也開始越來越多的想到電子環境，而非傳統環境。實際早在2006年，黨和政府的有關部門就已經開始著手促進檔案信息資源的利用和開發，國家檔案局和原國務院信息辦公室在這個過程中充分的發揮了帶動作用，以中國石化集團為主要實驗單位，進行了一系列的檔案信息標準化管理嘗試。到了2015年，電子公文、合同等生產經營核心數據就已經完成了信息化管理的改制，當然一些獨立的專業管理系統還沒有與檔案管理系統形成連接，這一部分數據如土地信息管理系統等，目前正在以一種獨特的“雙套式”歸檔管理模式進行歸檔。總體來看，目前我國大部分企業的現代化信息化建設都進行的如火如荼，但是檔案管理工作普遍存在薄弱點，檔案管理部門在資金人力等方面都存在欠缺和不足，這使得檔案管理的信息化、電子文檔歸檔收集的難度變得更高。

二、大數據環境電子文件收集歸檔策略

（一）建立健全檔案信息管理系統

檔案管理系統本身的功能就包括不受空間限制的即時制歸檔功能，而電子文件的生成部門配備的檔案人員可以借助計算機終端，利用這種即時制歸檔功能，把生成的電子文件根據檔案分類原則進行分類以后，上傳到對應的部門檔案數據庫服務器中，讓電子文件快速準確的結束歸檔。這種歸檔方式目前來說一般有兩種，分別成為在線實時歸檔和在線按時集中式歸檔。其中在線實時歸檔指的是，文件生成部門在辦理業務結束以后、直接利用系統的的入口對電子文件進行處理和上傳，完成邏輯歸檔；而在線按時集中式歸檔指的是，電子文件的生成部門暫時把生成的電子文件保存到本地終端，也可以直接存放在檔案管理部門的數據庫服務器中，而后根據歸檔的時間進行調取，在此基礎上對歸檔的電子文件進行整理，按照時間、類型、內容等等，分別把它們上傳到服務器對應的數據庫中去。特別需要提到的是，電子文件歸檔過程中，務必要保證對電子文件分類整理的準確性，而對于一些目前還仍然以紙質文件形式保存的檔案信息，需要與電子文件同時進行移交。

（二）積極建設電子文件備份中心

電子文件本身具有一定的易變性，它主要是基于信息系統而存在的，因此更加容易被修改和調整，和傳統的紙質文檔比較起來，穩定性有待提升，因此我們需要盡可能提升電子文件歸檔的完整性和安全性，而建立一個文件備份中心就是最行之有效的措施。這樣一來能夠讓電子文件在有效期內得到最穩妥的保護，二來能夠讓后續的電子文件調閱服務等變得更加便利。上文中簡單涉及到，電子文件歸檔的方法可以分成邏輯歸檔和物理歸檔，其中邏輯歸檔指的就是直接在網絡平臺上進行，不調整原本的存儲方式直接移交電子文件的管理權限，這種方式歸檔下來的電子文件不會從原部門的保存系統中消失，一直能夠在生成部門的信息系統中保留，其優勢在于文件的完整性不會被破壞，同時在以后需要的時候也可以直接調閱不需要重新下載和讀入；而電子文件的物理歸檔，指的則是在移交電子文件的時候把電子文件從生成部門的信息系統中下載出來，以轉移的形式移交檔案管理部門的系統中去，一般來說就是把電子文件拷貝到u盤或者載體上交給檔案部門，這種歸檔方法的優勢在于一經移交，電子文件的生成部門就不再具有電子文件的管理權限甚至是讀取權限，電子文件的安全性得到了強有力的保障，當然這種方式也有一定的缺陷，那就是在以后需要讀取調閱有關電子文件的時候，會有一定的麻煩，往往需要重新調閱和下載。從這兩種方式不難看出，無論是哪一種歸檔手段都不可能盡善盡美，因此建立文件備份中心就更加重要。在今后的工作中，企業方面應該積極的參與到文件備份中心的建設中去，從而從根本上解決現有歸檔方式存在的一系列不足之處。

結語

總而言之，電子文件的形成方式和管理方法和過去的紙質文檔有很大的區別，這也就決定了其歸檔工作和收集工作手段有一定的獨特之處。無論是前期的技術要求還是后續的存檔方式，都具有更加細致更加穩定的特征。在今后的工作中，企業的有關檔案管理人員應該有意識的參考和學習先進技術經驗，結合本單位電子文件的具體情況，爭取找到最行之有效的電子文件收集歸檔措施，為推動企業長遠發展做出貢獻。