新時(shí)期下事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理研究

張艷茹

（唐山市陡河河道管理處，河北 唐山 063000）

一、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的價(jià)值

（一）令檔案運(yùn)行效率提升

事業(yè)單位在檔案管理中引入數(shù)字化技術(shù)能夠顯著地提升工作效率，解決以往紙質(zhì)檔案管理中存在的多種問(wèn)題。在檔案管理系統(tǒng)的作用下，各種資源都能夠得到科學(xué)配置，這對(duì)于檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有深遠(yuǎn)意義。現(xiàn)階段，檔案信息呈現(xiàn)出海量的特點(diǎn)。在數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用下，基層檔案管理人員的工作壓力得以減輕，其工作效率與工作質(zhì)量均能得到充分提升。這能令檔案管理的成本有效降低，使得整個(gè)檔案運(yùn)行系統(tǒng)更為高效。這還能夠令事業(yè)單位向外部單位或個(gè)人提供更高效的檔案使用服務(wù)，外部人員可以借助信息系統(tǒng)而快速獲取所需要的資料，這進(jìn)一步減輕了檔案管理人員的工作壓力，有助于檔案管理事業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

（二）令檔案使用需要得到更好地滿(mǎn)足

在數(shù)字化的管理方式下，事業(yè)單位應(yīng)構(gòu)建起高效的信息系統(tǒng)，從而令檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化與智能化。在此過(guò)程中，事業(yè)單位可以充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)與云計(jì)算技術(shù)，從而更為高效地處理各種檔案信息，為檔案信息的使用者提供便利。在我國(guó)事業(yè)單位全面改革的過(guò)程中，檔案管理除了保管工作外，更多的是檔案資源的建設(shè)與利用。事業(yè)單位應(yīng)積極構(gòu)建起開(kāi)放體系，充分發(fā)揮檔案資源的利用價(jià)值，滿(mǎn)足各方檔案使用者的需求。

二、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理中的不足之處

（一）為做好科學(xué)的規(guī)劃工作

現(xiàn)階段，很多事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理時(shí)采用紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案并行的雙軌管理辦法。在部分事業(yè)單位中，紙質(zhì)檔案管理仍然為工作重點(diǎn)，個(gè)別事業(yè)單位并未就檔案資源的數(shù)字化建設(shè)而制定出合理的方案。還有的單位未就該方面而制定配套的制度，也未配置相關(guān)專(zhuān)業(yè)的人才與各種硬件設(shè)備。相當(dāng)一部分基層事業(yè)單位在檔案管理方面仍沿襲傳統(tǒng)的管理模式，未展開(kāi)數(shù)字化建設(shè)工作，相關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)及崗位等均缺失。在這種狀況下，事業(yè)單位未能建立起高水平的數(shù)字化檔案管理中心，不同崗位的工作人員難以有效配合，很多事業(yè)單位一度陷入信息孤島中。部分單位在開(kāi)展數(shù)字化檔案管理工作時(shí)未建立配套機(jī)制，導(dǎo)致整體工作成效不佳，未能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)。事業(yè)單位當(dāng)前的檔案管理方式制約了檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，不利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

（二）專(zhuān)業(yè)人才匱乏

當(dāng)新時(shí)代下，事業(yè)單位應(yīng)積極做好檔案管理的數(shù)字化建設(shè)工作，借助數(shù)字化技術(shù)而優(yōu)化管理模式，使得數(shù)字化的檔案資源能夠更好地滿(mǎn)足檔案使用者的信息需求。在此過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)科學(xué)地規(guī)劃，確定工作目的，構(gòu)建起科學(xué)的檔案管理工作體系，合理地設(shè)置崗位并配置高水平的專(zhuān)業(yè)人才，從而保障各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。現(xiàn)階段，專(zhuān)業(yè)人才缺失已經(jīng)成為制約事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化發(fā)展的關(guān)鍵問(wèn)題，亟待解決。在人才不到位的情況下，事業(yè)單位無(wú)法組建高效的數(shù)字化檔案管理隊(duì)伍，無(wú)法完成檔案數(shù)據(jù)資源的深度挖掘、檔案系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與建設(shè)等工作。

三、促進(jìn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的有效策略

（一）建立完善的檔案管理系統(tǒng)

為了令事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理?yè)碛懈叩某尚В浔赜薪⑼晟频臋n案管理系統(tǒng)。在這一過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)展開(kāi)科學(xué)的規(guī)劃。一是積極獲得上級(jí)部門(mén)的支持，基于本單位的特點(diǎn)而開(kāi)發(fā)出于自身需求一致的檔案管理信息系統(tǒng)。二是高度重視珍貴檔案，加強(qiáng)這類(lèi)檔案資源的管理。三是建立高效的數(shù)字化資源收集機(jī)制，令整個(gè)工作體系持續(xù)優(yōu)化，使得數(shù)字化檔案資源擁有更加豐富的開(kāi)發(fā)辦法。

（二）配置專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才

在促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化發(fā)展時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)針對(duì)該方面做好人才建設(shè)工作，健全工作體系，借助專(zhuān)業(yè)人才的力量而提高檔案管理的工作質(zhì)量。一是事業(yè)單位應(yīng)積極引入專(zhuān)業(yè)的檔案技術(shù)人才，不但要從內(nèi)部挖掘該方面的人才，還應(yīng)當(dāng)綜合運(yùn)用各種招聘手段，引入專(zhuān)職的高水平技術(shù)人才，組建起專(zhuān)業(yè)化的檔案數(shù)字化管理隊(duì)伍。二是事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)做好培訓(xùn)與教育工作，綜合運(yùn)用崗位培訓(xùn)、脫產(chǎn)學(xué)習(xí)等辦法，提高相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)技能。三是積極參與到上級(jí)部門(mén)組織的檔案管理培訓(xùn)中，提高本單位檔案管理人員的工作水平。

（三）提升檔案管理的安全性

在新時(shí)代下，為了令事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理有更好的成效，相關(guān)工作人員必須提升檔案管理的安全性，重視檔案資源的數(shù)字化，并開(kāi)發(fā)出相應(yīng)的安全工作系統(tǒng)，具體策略為：一是基于檔案資源的使用需求而開(kāi)發(fā)出安全性突出的檔案管理系統(tǒng)。強(qiáng)化數(shù)字檔案資源的建設(shè)力度，數(shù)據(jù)庫(kù)資源應(yīng)安全且及時(shí)被備份。二是健全訪(fǎng)問(wèn)管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案資源的科學(xué)配置，令數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性提升。

四、結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)前時(shí)代下，事業(yè)單位的檔案管理必然向著數(shù)字化的方向發(fā)展。針對(duì)此，事業(yè)單位應(yīng)做好該方面的規(guī)劃，構(gòu)建起完善的制度，配置高水平的檔案管理技術(shù)人員，從而令檔案管理水平有效提升。