高校學(xué)生檔案服務(wù)提升的對(duì)策研究

王克付

（南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，河南 南陽 473000）

2016年，國(guó)家檔案局印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》將發(fā)展目標(biāo)定為：到2020年，初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，基本建成與全面建成小康社會(huì)相適應(yīng)、有效服務(wù)國(guó)家治理和“五位一體”建設(shè)的檔案事業(yè)發(fā)展體系。“提高檔案公共服務(wù)能力”“持續(xù)推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)”“加快提升電子檔案管理水平”，這份文件也給我們的檔案研究提供了很多思路。

一、及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案觀，強(qiáng)化學(xué)生的檔案意識(shí)

當(dāng)前，對(duì)高校有諸多的考評(píng)和硬性指標(biāo)，管理者在制定計(jì)劃、開展工作的時(shí)候?qū)ι霞?jí)部門要求比較嚴(yán)格的任務(wù)或是利害關(guān)系比較大的工作往往優(yōu)先考慮，比如黨建評(píng)估、辦學(xué)質(zhì)量評(píng)估、就業(yè)質(zhì)量的考評(píng)等。檔案管理這一塊工作從未有過什么單獨(dú)考評(píng)，綜合考評(píng)也往往不涉及。高校管理者首先應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)學(xué)校發(fā)展、學(xué)生職業(yè)發(fā)展的重要性。主動(dòng)加強(qiáng)教育，以多種生動(dòng)活潑的方式，去強(qiáng)化學(xué)生的檔案意識(shí)。

二、更新檔案管理體制，規(guī)范和高效并重

管理體制直接決定著管理效果，是管理水平高低的重要指標(biāo)。要想真正提高高校的檔案管理水平，首先要更新管理理念，然后便是對(duì)管理體制進(jìn)行大刀闊斧的改革。衡量管理體制的另一個(gè)維度是高效，單有規(guī)范是不夠的，高效同樣至關(guān)重要。高校若是管理通暢，各項(xiàng)檔案材料會(huì)在特定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)順利地匯聚到檔案管理部門；若是疏于管理，檔案管理部門就不得不四處催交材料，所搜集的材料既然是應(yīng)付工作得來的，質(zhì)量也必然參差不齊。學(xué)生的每一個(gè)需求，都可以看作對(duì)檔案管理部門發(fā)出的具體指令。

三、以生為本，重視檔案的開發(fā)利用

每個(gè)學(xué)生都是一個(gè)鮮活的個(gè)體，投射在檔案里也應(yīng)該是多姿多彩，個(gè)性化極強(qiáng)的。從檔案袋制作、紙張的選取，到相關(guān)資料的填寫、獎(jiǎng)證的收集，再到個(gè)性化資料的制作，檔案的含金量體現(xiàn)在檔案的各個(gè)流程和每個(gè)層面。重視檔案的開發(fā)利用，拓展增值服務(wù)。服務(wù)對(duì)象的需求可能是確定的，但服務(wù)是無止境的。如何給服務(wù)對(duì)象提供更多優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，高校檔案管理部門需要好好思考。若是在服務(wù)中增加一些人文關(guān)懷，這就難能可貴了，比如學(xué)生畢業(yè)時(shí)可以發(fā)放一些貼心的小冊(cè)子，網(wǎng)站及時(shí)更新檔案轉(zhuǎn)寄信息，微信公眾號(hào)及時(shí)推送最新的檔案政策或辦理須知，給校友贈(zèng)送一些有紀(jì)念意義的小禮品等。

四、重視人才培養(yǎng)，依靠科技和互聯(lián)網(wǎng)的力量

人才是關(guān)鍵，再好的理念也需要人去貫徹，再好的設(shè)備也得有人會(huì)用才行，高校學(xué)生檔案管理要想實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型和提升，就必須重視人才的培養(yǎng)，必須重視檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)。作為新時(shí)期的檔案工作人員，首先要有較強(qiáng)的政治素質(zhì)和高度的責(zé)任感，有的高校要求必須是黨員，雖有些矯枉過正，但出發(fā)點(diǎn)是好的。學(xué)生檔案也屬于國(guó)家機(jī)密文件，收集、整理、轉(zhuǎn)遞都有具有的法規(guī)要求，一定要照章辦事，以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度去完成各項(xiàng)工作。

五、保密工作不能放松，加強(qiáng)安全防范

歸根結(jié)底，學(xué)生檔案是學(xué)生個(gè)人信息的綜合體，工作之后人事檔案的管理更是嚴(yán)格，國(guó)家法律規(guī)定檔案管理人員必須嚴(yán)格保密。從道德層面來看，檔案管理人員也有義務(wù)為學(xué)生保密。倘若發(fā)生泄密，可能會(huì)對(duì)學(xué)生利益造成不同程度的損害。除了法律約束、制度建設(shè)、安全教育外，學(xué)校網(wǎng)絡(luò)中心也應(yīng)加強(qiáng)安全防范工作，保障校園網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)安全。檔案管理部門要保證計(jì)算機(jī)環(huán)境安全，指派專人對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行維護(hù)。

六、推廣電子檔案，實(shí)現(xiàn)信息互通

《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔”，以后電子檔案（數(shù)字檔案）的地位將變得日益重要，很可能取代紙質(zhì)檔案。如今，電子身份證、電子社?？?、電子駕照已經(jīng)出現(xiàn)，諸多信息已經(jīng)聯(lián)網(wǎng)，時(shí)代對(duì)電子檔案的需求也變得清晰可見了。紙質(zhì)檔案的制作和保存需要大量的成本，如人員、場(chǎng)地、物資等。在轉(zhuǎn)遞時(shí)比較麻煩，也容易丟失。電子檔案制作起來可控性更強(qiáng)，攜帶方便，轉(zhuǎn)遞時(shí)也比較安全，并且能夠做到隨時(shí)調(diào)取。

七、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，全面提升高校的檔案服務(wù)水平

一提到增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，人們自然而然地想到檔案工作人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，或是檔案服務(wù)窗口工作人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。實(shí)際上，上至主管校長(zhǎng)，下至檔案工作人員、輔導(dǎo)員，也包括參與檔案工作的其他部門、各級(jí)人員都應(yīng)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。前面提到，學(xué)生檔案管理雖不是重大項(xiàng)目，但也是一個(gè)系統(tǒng)工程，任何環(huán)節(jié)出了問題，都會(huì)對(duì)檔案的質(zhì)量產(chǎn)生直接影響。

我們要正視當(dāng)前高校檔案管理中存在的諸多問題，要看到檔案服務(wù)提升的必要性，認(rèn)識(shí)到“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代走向及其磅礴的價(jià)值驅(qū)動(dòng)力。高校應(yīng)立足于實(shí)際，補(bǔ)齊短板，將學(xué)生檔案的服務(wù)提升徹底融入到高校的改革大局中。