提高辦公室檔案管理工作效率的對策

潘波

（黑龍江省婦女干部學院，黑龍江 哈爾濱 150040）

在網絡信息高速發展的時代，我們對于信息技術的應用也在不斷增加。對于辦公室管理工作而言，檔案工作的管理也屬于信息管理的一種，而辦公室檔案管理的目的就是為了保存工作中所使用的信息，保證檔案的有序性、完整性、全面性，為之后流程中需要的檢索工作和查詢工作提供基礎性的平臺服務。而信息化的出現，讓檔案管理的工作有了新的要求和發展，因此，針對檔案管理工作效率的問題，相關工作人員必須作出相應的調整，并且要深刻理解崗位的重要性，最大程度地提高檔案管理工作的效率，發揮出檔案管理的作用和意義。

一、辦公室檔案管理工作的難點

由于網絡信息化的快速發展，我們每天需要進行大量的信息處理工作，而對于辦公室檔案工作者而言，需要處理的檔案信息量也會相應提高。但由于目前檔案管理的工作中仍存在許多大大小小的問題，想要從根本上找出解決方案，必須要先了解尚未處理的問題以及檔案管理工作上的難點。首先，傳統的管理方式難以適應現代單位發展的需求，管理方式的落后導致內部之間協調問題的難度加大，在檔案管理工作的過程中一旦出現問題，不能進行有效的解決和管理。其次，由于目前許多單位的檔案管理工作者并非專業出身的人才，工作效率低。除此之外，由于網絡信息化的發展也對我們的檔案管理工作提出了新的要求，現有的管理體系沒有完善的數據中心來支撐，因此管理員缺少一個科學的平臺來進行檔案的整合和處理，從而導致工作效率低下。最后，由于當下網絡技術應用到檔案管理上的體系并沒有完善，沒有形成全系統、全方位的管理模式，因而會出現檔案信息化和檔案紙質化并存的尷尬場面，同時也會讓采集的信息沒有得到準確的歸檔，影響了檔案管理工作的效率。

二、提高檔案管理工作的效率

在辦公室的資源記錄中，檔案記錄是最為有效的一種形式。面對復雜、繁瑣的辦公流程，檔案的存在可以詳細保存辦公室內的每一項工作活動和細節內容，同時能夠讓辦公室工作有序地進行。但由于目前的檔案管理工作受到某些問題的制約，影響了辦公室的工作效率，因此我們必須從單位的實際角度出發，采取科學、有效、合理的方案來提高檔案管理工作的效率。

（一）創新管理體系

在檔案管理工作的過程當中，管理體系的合理性和有效性是提高工作效率的保障因素，因此，針對檔案管理的體系進行優化和創新，可以提高管理工作的效率。在辦公室活動中，由于不合理的管理體系的存在，會導致出現員工之間、甚至部門之間溝通不當的問題，從而使加大了協調的難度，阻礙了工作進行的進度。通過對管理體系的創新，可以有效提高員工工作的積極性，同時可以激發員工的工作潛能。而辦公室領導更要加強對檔案管理工作的認識和了解，深刻領悟其影響意義和重要性，根據辦公室的實際要求，制定一套適合本單位發展的管理體系，用更為科學、更為全面的機制去指導檔案管理的工作。而完善的管理體系，需要從明確工作職責、制定工作流程、創建檔案瀏覽平臺、劃分網絡檔案信息類別、建立檔案檢索及查詢中心這五個內容出發，不斷豐富管理體系的內容和方式。

（二）實施合理有效的管理手段

在保證辦公室工作有序開展的前提下，檔案管理的手段選擇將直接影響著管理體系的發揮。在創新完善檔案管理體系的基礎上，還需要選擇更為快捷有效的管理手段來輔助檔案管理工作的開展。由于時代發展的腳步逐漸加快，在面對當前存在的管理問題時，也需要與時俱進的管理手段，為此，我們需要做到將最新的信息技術應用到檔案處理的環節中，不斷提高管理手段的現代化水平，以信息數據的形式將檔案更為有效地規劃整理，同時也能提高檔案查詢和信息瀏覽的便利性。除此之外，我們還可以通過建立信息數據庫等手段，來加強對采集信息的利用率；還可以和其他機構相互合作，針對檔案規劃建立專業的管理中心。以上的管理手段不僅可以保證數據信息的資源共享，同時還能提高信息的使用效率，從而加快檔案信息處理的速度，提高辦公室檔案管理工作的效率。

（三）提高管理人員的專業水平

由于單位對檔案管理工作重要性的不重視，且單位領導缺乏相應的管理意識，因此導致檔案管理相關人員的專業水平不高。由此可見，提高管理人員的專業能力有利于促進檔案管理工作的發展。首先，單位應該正確把握管理人員的選擇方向，提高自身的管理意識，針對辦公室檔案管理的工作內容，打造一支高素質、專業能力強的高級人才隊伍；其次，還應為現有的管理人員開展針對性的培訓和講座，讓他們能夠深刻領悟檔案管理工作的重要性，并且加強對信息技術的學習和應用，以此滿足信息發展的需求。管理人員還應該不斷創新自身的理念，從實際應用的角度出發，找出現有工作中存在的不足并加以改正，不斷提高管理人員的工作水平。

三、結語

在單位工作的開展中，檔案的重要意義在于能夠為單位未來的發展提供一個信息查詢的平臺，也能夠配合其他部門將辦公室工作有效進行下去。其次，單位領導通過對檔案的查詢和了解，能夠及時明晰工作情況，若出現管理問題時還可以通過檔案來作出調整方針，提高決策的科學性。除此之外，提高檔案管理工作的效率，可以盡早地做好單位資源分配等問題，也可以提高單位的競爭力。因此，從單位長期發展的角度出發， 提高辦公室檔案工作的效率已是大勢所趨，我們必須正確看待檔案管理工作的重要性，使其更好的服務于單位工作。