堅持五大發展理念做好新時代高校檔案征集工作

王寧

（武漢輕工大學檔案館，湖北 武漢 430000）

檔案征集工作是檔案全生命鏈條的邏輯起點，是檔案工作的重要一環。只有通過開展有計劃有目的的征集工作，把散存在高校二級單位或教職工處甚至校外組織或個人處的資料集中到高校檔案管理部門，并經過整理鑒定，這些資料才能成為高校檔案。新時代是高質量發展的時代，對照高質量標準，當前高校檔案征集工作還存在理念比較落后、手段比較陳舊等現實問題。為進一步推動高校檔案征集工作，必須堅持五大發展理念，做好新時代高校檔案征集工作。

一、堅持創新發展。習近平總書記強調：創新是引領發展的第一動力。當前，互聯網+、大數據、云計算、人工智能等信息技術廣泛應用于整個檔案行業，對檔案工作各環節提出了新的更高要求。作為檔案工作的重要一環，征集工作的思路、技術及內容均發生了巨大變化。推動檔案征集工作發展必須跳出舊有模式，在思路、技術及內容都要進行全面創新。一是思路創新。要切實提高高校檔案征集工作重要性的認識，沒有檔案征集工作，也就沒有檔案保管、利用等后續工作。要徹底扭轉“坐等上門”、“守柜臺”的傳統思維模式，切實增強征集工作的主動意識，由之前的“你交什么我要什么”，變“我要什么你交什么”的主動工作思路。二是技術創新。征集紙質檔案相對容易，幾乎不需要技術。但今天OA系統原生電子文件在線歸檔、數碼設備直接產生的聲像檔案歸檔等對高校檔案管理人員提出技術層面更高要求。高校檔案管理人員要熟練掌握專門的檔案管理系統，做好電子文件、聲像檔案等征集工作。三是內容創新。高校事業發展到哪一步，檔案工作就要跟進到哪一步，檔案管理部門要隨時把高校發展過程中所形成的檔案資料征集進館。同時，在做好傳統文書檔案、科技檔案等歸檔的同時，還要做好彰顯學校特色的檔案資料，學校組織開展重大活動的檔案資料，學校領導或知名專家教授的名人檔案等等。

二、堅持協調發展。征集工作牽涉到檔案管理部門、檔案形成部門、檔案形成個人等多方關系，必須通盤考慮，全面協調各方各要素，理順關系，補齊短板，形成合力。一是要協調好檔案管理部門與檔案形成部門的關系。檔案資源最終來自于檔案形成部門，檔案征集也是向檔案形成部門進行征集。各檔案形成部門由于工作分工、工作職責不同，其資料形成、整理、移交時間也各有不同。檔案管理部門要切實與形成部門保持密切聯系，加強業務指導，指導檔案形成部門做好文件資料整理和移交工作。二是要協調好檔案管理部門與個人關系。向個人征集檔案要更加耐心細致，除了需要協調與個人關系，必要時還要通過其本人所在部門進行。三是要協調好檔案管理部門與相關單位的關系。對于學校在履行服務社會職能中形成檔案材料，檔案管理部門要積極協調校外相關單位，加強溝通聯系，把應由學校保管的檔案征集進館。

三、堅持綠色發展。征集工作要站在加強生態文明建設的高度進行，切實體現節約型社會建設要求。一是不重復征集。堅持誰產生檔案資料，誰負責歸檔的原則，對于同一項工作，只對產生檔案資料的部門進行征集。二是堅持紙質版電子版同步歸檔。在做好紙質版檔案征集工作的同時，要同步做好電子版檔案的征集，尤其是聲像檔案的征集工作。堅持具體問題具體分析，能夠用電子版代替的，盡量減少紙質版檔案的征集。三是妥善做好紙質檔案的保管工作。在建設檔案庫房之初，按照國家相關規定，建設綠色庫房，并做好“八防”工作，切實做好紙質版檔案的保管工作，盡最大努力延長紙質檔案生命周期。

四、堅持開放發展。隨著高校辦學國際化程度的不斷擴大，按照應收盡收、應管盡管的基本要求，檔案征集工作也要貫徹開放發展理念，做好境外相關檔案資料的征集。一是與校內相關部門保持密切聯系，尤其是學校的校辦、人事、外事、科研以及相關學院等部門單位，隨時通過這些部門單位，把開放辦學過程中形成的檔案資料征集進館。二是“走出去”。制定詳細征集方案，專赴合作高校或機構的檔案工作部門，采用移交、捐贈、寄存或復制等多種方式，有針對性開展征集工作。三是“請進來”。邀請與學校有合作關系的高校或機構來校，共同制定征集方案，開展征集工作。

五、堅持共享發展。必須堅持發展為了人民、發展依靠人民、發展成果由人民共享的發展理念。為師生服務是高校檔案工作的基本職責，一是檔案征集更加貼近大學生。專門增設“學生”實體門類，做好與在校大學生密切相關的成績、學籍、錄取及畢業名冊、學歷學位證書發放登記表等檔案資料的征集工作，以備更好利用。同時，根據大學生自身需求，結合檔案資源建設實際情況，有針對性的在大學生中開展其重要學術成果、優秀獲獎榮譽證書、志愿活動等資料的征集工作，幫助其建立個性化檔案。二是檔案征集更加貼近在職專任教師。定期不定期在專任教師中開展檔案征集工作，征集其優秀科研成果、優秀教案、獲獎情況以及參加社會兼職活動所形成的文件資料。同時，有針對性在離退休老同志中開展檔案征集工作。三是檔案征集與檔案利用緊密結合。在征集過程中加強對檔案利用的宣傳，把征集過程作為檔案工作宣傳和教育的過程，使檔案工作更加貼近師生，貼近生活，貼近實際，引導公眾更好的利用檔案。