提升檔案管理科學化，開創(chuàng)檔案工作新局面

曾卓

（黑龍江省二九〇農(nóng)場，黑龍江 綏濱 156202）

面對新的發(fā)展形勢，檔案管理工作也需要不斷提升自身的管理水平，才能滿足單位的發(fā)展需求。但是目前許多單位在開展檔案管理工作的過程中，還是應(yīng)用傳統(tǒng)的管理理念和管理方法，管理效率得不到保證，而且也會在一定程度上抑制單位的進一步發(fā)展。要加強檔案管理的科學化水平，將現(xiàn)代化管理理念融入到該項工作中，優(yōu)化管理方式，更新管理模式，對檔案資料進行科學化管理，確保可以滿足檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)需求。

一、當前檔案管理存在的問題

（一）管理理念較為落后

從目前檔案管理工作開展的情況來看，許多單位管理人員的管理理念較為落后，對檔案管理工作沒有一個正確的認知，認為檔案管理工作對單位的發(fā)展沒有太多的影響，所以對這方面的重視程度不夠，檔案管理人員的專業(yè)水平比低，整體的管理質(zhì)量和效率無法得到保證。另外，許多檔案資料得不到有效應(yīng)用，無法將這項檔案資料的作用充分發(fā)揮出來，整體的管理水平有待提高。

（二）管理模式較為落后

在很多地方，檔案管理雖有一定規(guī)模，但內(nèi)部管理與實際發(fā)展脫節(jié)，檔案分散保存在各個職能部門：如有的單位文書檔案保存在辦公室，財務(wù)檔案保存在財務(wù)科，科技檔案零散保存在其它業(yè)務(wù)性科室。各部門之間互相封閉，整體上處于零散無序狀態(tài)，而大多數(shù)檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)正規(guī)的培訓，檔案管理知識有限，不懂分類整理，影響檔案的查閱利用。

（三）缺乏信息化建設(shè)

伴隨著計算機技術(shù)的普及，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化成了信息時代的必然趨勢。盡管如此，一些檔案管理部門依然沒有屬于自己的檔案管理系統(tǒng)，有些地方盡管有了類似的系統(tǒng)，但卻沒有配備相應(yīng)的管理人員，還是習慣于純手工操作。雖然紙質(zhì)檔案相對要安全穩(wěn)定很多，但是這樣并不利于紙質(zhì)檔案的長期保存，也讓工作效率大打折扣。因此，要運用現(xiàn)代化管理手段解決電子文件中原始信息的長期保存問題，任重而道遠。

二、提高檔案管理科學化水平的路徑

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理理念

要想提升檔案管理科學化，推動檔案工作的進一步發(fā)展，首先要打破傳統(tǒng)理念的束縛，建立科學化管理理念，尋找新的管理思路和方法，只有建立正確的思想觀念，對檔案管理工作的重要性進行了解，才能推動檔案工作的長遠發(fā)展。要結(jié)合當前時代的發(fā)展形式，跟緊社會的發(fā)展腳步，樹立全新的檔案管理工作理念，保證檔案管理工作的開展可以滿足當前時代的發(fā)展需要。其次，要對檔案管理工作的重要性有一個正確的理解，加強對這項工作的重視，對傳統(tǒng)管理理念中存在的問題進行優(yōu)化和完善，明確目前單位檔案管理工作開展過程中的主要目標，對存在的不足進行改進，以此實現(xiàn)檔案資料的科學化管理。

（二）建立完善的檔案管理機制

為了保證檔案資料可以及時進行收集和更新，讓檔案管理工作更加適應(yīng)當前時代的發(fā)展形勢，需要建立完善的檔案管理機制，保證工作的有序開展，這對檔案管理工作的進一步發(fā)展有著積極的影響。在實際進行管理機制的建立時，需要以國家相關(guān)政策和法律法規(guī)作為依據(jù)，根據(jù)檔案管理工作開展的實際情況對管理機制進行完善，保證檔案管理工作在開展的過程中可以實現(xiàn)優(yōu)化和創(chuàng)新。另外，要提升檔案管理人員的思想意識，讓管理者對這項工作有一個正確的認知，建立專門的檔案管理機構(gòu)，并實現(xiàn)檔案人員的合理分配，明確每個工作人員的職責和任務(wù)，建立獎懲機制，實現(xiàn)對當管理制度的深化改革，保證檔案管理工作的科學化開展。

（三）提升檔案管理的現(xiàn)代化水平

要想實現(xiàn)對檔案資源的科學化管理，首先要加強檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，熟練應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，將現(xiàn)代化管理理念與檔案管理工作相結(jié)合，提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。首先，要加強技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用，為檔案管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。利用網(wǎng)絡(luò)計算機信息技術(shù)對檔案資料進行錄入和管理，實現(xiàn)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級，科學應(yīng)用電子檔案，這是進行現(xiàn)代化建設(shè)的主要途徑。其次，要對檔案資源進行科學的管理和維護，實現(xiàn)多種現(xiàn)代化技術(shù)的有效應(yīng)用，保證檔案資料在網(wǎng)絡(luò)平臺上可以安全穩(wěn)定的傳輸，要加強信息安全建設(shè)。最后，利用現(xiàn)代化技術(shù)對檔案管理工作的模式進行創(chuàng)新，讓人們可以在網(wǎng)絡(luò)平臺上進行檔案資料的檢索和應(yīng)用，為人們的應(yīng)用提供便利。

（四）實現(xiàn)檔案資源的高效應(yīng)用

對檔案資料進行規(guī)范化管理主要的目的就是提高檔案資源的應(yīng)用效率，檔案資料的種類有很多，只有實現(xiàn)檔案資源的合理利用，才能將資源的價值體現(xiàn)出來，這是檔案管理工作開展的核心。這就需要在開展檔案管理工作的過程中，從提高檔案資源的利用度出發(fā)，通過科學管理來促進檔案資源的價值發(fā)揮，提高檔案資源整體效益得體升。首先，采用開放式的服務(wù)方式，結(jié)合社會的發(fā)展形勢，創(chuàng)新服務(wù)方法和理念，確保可以滿足人們的個性化需求。其次，要提升檔案資源的管理質(zhì)量，要對有價值的檔案資料進行分類和處理，為人們提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，滿足人們的不同需要。最后，對于大量的信息資源，在整理的過程中一定要進行科學的分類，對檔案資源的內(nèi)在價值進行深入挖掘，加強與其他單位的交流合作，實現(xiàn)檔案資源共享，將檔案資源的作用充分發(fā)揮出來，為人們提供更加全面的信息資料。

結(jié)語：檔案管理工作在開展的過程中，需要與時俱進，改變傳統(tǒng)的思想理念，提高對這項工作的重視程度，樹立正確的檔案意識，根據(jù)單位發(fā)展的實際情況，建立完善的管理制度，并嚴格按照相關(guān)制度來開展檔案管理工作，提高檔案管理工作的科學化水平。另外，為了保證檔案管理工作的有序開展，還需要加強專業(yè)人才的培養(yǎng)，對管理措施進行完善和創(chuàng)新，并對檔案管理工作中存在的問題進行深入探討，實現(xiàn)對影響因素的有效控制，以此提升檔案管理科學化。