民政局社會救助文件檔案的規范化管理

董少勉

（吉林省公主嶺市民政局社會救助事業中心，吉林 公主嶺 136100）

前言：社會救助檔案就是指日常工作管理中形成具有保存價值的電子數據、聲像、圖表、文字、等不同形式的記錄。社會救助文件檔案是社會救助管理機構對被救助對象的審核、審批和申請辦理，是在救助中發放資金和領取過程中的重要材料。維護檔案安全和完整，才能更好為民生工作服務。

一、民政局社會救助文件檔案的概念及特點

（一）民政局社會救助檔案的概念

從廣義的角度來說，民政局社會救助檔案是各地在實施救助工作過程中長久以來積累下來的檔案，這些檔案包括文書類檔案、救助專業檔案、會計類檔案等[1]。但本文是從狹義角度來說的，民政局社會救助檔案就是指救助專業的檔案，同時由各級人民政府、街道辦事處、村委會，對全國低收入人群的醫療救助、傷殘救助、災后救助、居民最低生活保障救助。以及對在救助動作過程中產生的具有儲存意義的，電子數據、聲音、影像等多種不同的載體來記錄檔案。并包括，流浪未成年人救助機構和救助管理機構，并對流浪者救助的過程中具有儲存意義的多種檔案。

（二）民政局社會救助檔案的特點

1.種類多：救助檔案可以分成生活救助檔案和臨時救助檔案。而被救助的居民情況也不相同，根據這些被救助居民的實際情況我們還可以把救助檔案分成臨時生活救助檔案、鄉村與城鎮醫療救助檔案、流浪人員檔案、城市居民生活救助檔案、災區救助檔案等。

2.來源廣：民政局社會救助文件檔案都是各地民政局展開工作的事實記錄，這里面含有被民政局救助居民的詳細資料。這也是民政局展開工作的基本條件。

3.檔案有一定的共性：在這些檔案中除了流浪乞討人員救助檔案外，其他的救助檔案都包括日常材料管理和申請、審批材料。

4.工具性和基礎性強：民政局救助檔案是以單位形式來展開救助工作的原始記錄，是往下開展工作的基礎和工具。

二、民政局社會救助檔案的規范化管理

（一）提高檔案管理人員的素質，配用專業的工作人員

民政局社會救助文件檔案管理的好壞，完全取決于管理檔案的工作人員。管理檔案工作人員的素質和工作水平要能勝任管理救助文件檔案的需求。所以在選擇管理救助文件檔案的員工上一定要選擇有責任心的、有愛心的、生活作風正派、政治清白的熱來從事這一工作[2]。從事管理救助文件檔案的工作人員要經常的進行培訓，系統地學習社會救助文件檔案管理工作的法律法規和管理檔案的相關工作內容。幫助工作人員掌握操作技能和檔案知識，從而提高社會救助文件檔案的管理水平。在這基礎上還要培養管理人員的心理素質和思想素質，培訓工作人員要嚴守紀律、絕不泄密、認真嚴謹、堅守原則。作為社會救助站的一名員工要注重提高自身的專業水平，通過培訓、自學等方式，熟練工作中的每一個環節。努力掌握科學管理救助文件檔案的方式和方法，提高工作效率，提高管理檔案的質量。

（二）完善制度，確保救助文件檔案的規范化

社會救助工作范圍廣，工作內容也比較復雜，這也給社會救助部門提出了較高的工作要求。例如，不同救助對象的救助資金不同、醫療救助對象的統計、城鄉居民最低生活保障對象的統計、救助對象的更新都離不開救助檔案系統的管理。從而，必須要加大一步完善救助文件檔案系統的管理。來提高民政局救助文件檔案管理的規范化。同時，要堅持依法管理的原則、完善管理機制和制度。分層分級管理的原則和分類管理的原則。依法管理是最要的，要是不能依法管理救助機構有可能出現徇私舞弊等現象。分層分級管理是管理檔案時要責任分明，只要責任明確了，才能從根本把救助檔案管理好。分類管理救助檔案，就是把社會上的救助具體范圍進行更仔細的劃分。然后在每個大類的社會救助中按照救助標準在進行劃分，從而來提高救助檔案管理的實效性。

（三）實行嚴謹的管理，定期更新

慈善救助對象和城鄉低保對象一般是以戶為單位，每家每戶都有一個檔案。五保戶救助對象、醫療救助對象、優撫對象則是采取以人為單位每一個人一個檔案。在救助文件檔案建立時要保證里面的材料是真實有效的。材料包括申請書、審批表、居民身份證復印件、戶口本、收入證明、以及政府給出的其它材料。這些材料工作人員會按照工作規范進行整理粘[3]。檔案整理時要統一裝訂，使用規定的檔案盒裝并進行編號管理。工作人員還會定期的整理救助檔案，把陳舊的救助檔案進行更新，對救助對象的成員變化、家庭住址、聯系方式、收入情況，等基本信息進行更新。一律把救助檔案分為3個管理類別，第一個類別標記成綠色，一年入戶一次進行走訪調查，調查家庭情況，根據家庭情況進行調整。第二個類別標成黃色，半年入戶進行走訪調查，按照交調查表進行填表，在根據家庭具體的生活條件、進行調整。第三個類別標記紅色，根據家庭的收入，子女上學的狀況就業等情況進行調整。以上保證實際信息的真實錄入。使社會救助文件檔案更加的規范化。

結論：隨著社會的發展，人們對檔案資源的管理也越來越重視。信息化發展為檔案管理提供了非常大的便利。檔案信息資源管理系統也越來越正規，工作人員通過培訓提高自身各方面的素質，也使的檔案管理的質量和效果不斷的提高。