淺談人事檔案信息化管理

劉媛媛

（中國石油遼寧阜新銷售分公司，遼寧 阜新 123000）

一、現(xiàn)階段人事檔案信息化的建設管理優(yōu)勢

簡單來講，所謂“人事檔案”其實指的是在人們成長和實踐作業(yè)過程中，個人經歷、品德、學歷、社會關系以及社會榮譽獲取等方面的原始記錄，在一定程度上不僅能真實地反映出個人的自然情況，同時在當前多元化的社會主義市場環(huán)境下，人事檔案還是企業(yè)全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。經大量科研數(shù)據(jù)分析可知，在當前社會信息化高速發(fā)展的今天，計算機網絡的廣泛應用在便捷人們日常生活，提高企業(yè)生產效益的同時，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，將計算機和網絡技術應用到人事檔案管理中，從某方面而言，不僅能從根本上提高人事檔案管理的科學性、合理性和有效性，同時在提高管理工作效率和人事檔案管理水平等方面也發(fā)揮了顯著優(yōu)勢，是實現(xiàn)檔案動態(tài)管理的重要途徑。

從目前來看，伴隨當前社會主義市場經濟的不斷發(fā)展和科學技術的廣泛應用，檔案信息化管理是社會信息化對于檔案工作提出的必然要求，也是企業(yè)人事管理發(fā)展的必然趨勢，所謂的“信息化管理”早在二零零年，國家檔案管理局就提出了明確的定義，即在國家檔案行政管理部門統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，各行各業(yè)在發(fā)展過程中通過借助當前先進的電子信息技術，將其應用到檔案信息資源的管理中，從而為信息資源的處置、管理創(chuàng)造良好條件的一種管理模式，而根據(jù)相關實踐數(shù)據(jù)分析可知，現(xiàn)階段傳統(tǒng)紙質檔案向電子化載體、網絡化載體以及數(shù)字化載體的轉變過程中，人事檔案的信息化管理不僅為人事檔案資料的收集奠定了良好基礎，從而切實保障了人事檔案資料的完整性，進而為后期企業(yè)各項作業(yè)的順利開展奠定了良好基礎，而另一方面人事檔案信息化管理還極大地降低了傳統(tǒng)紙質資料查詢的工作強度，為相關部門的人事檔案查詢創(chuàng)造了良好條件。除此之外，隨著網絡通信的大力發(fā)展，現(xiàn)階段在企業(yè)數(shù)量不斷增加、市場規(guī)模逐漸擴大的多元化產業(yè)環(huán)境下，自動化和無紙化成為了企業(yè)辦公的核心發(fā)展方向，而從某方面而言人事檔案信息化不僅是社會發(fā)展的必然趨勢，同時在降低檔案保管壓力、減輕檔案管理工作人員勞動強度、提高工作效率等方面也發(fā)揮了顯著優(yōu)勢。

二、人事檔案信息化管理的實踐策略

（一）做好人事檔案原始資料的各項工作

人事檔案的收集、鑒別和整體作為檔案管理的基礎工作，其工作質量和工作效率在一定程度上對人事檔案信息化的整體管理效率具有重要影響，故此為從根本上確保資料的真實性、準確性和完整性，在進行人事檔案信息化管理過程中，做好人事檔案的三項基礎工作是極為重要的，究其原因這不僅是由于人事檔案是人力資源管理的重要依據(jù)，同時它也是企業(yè)各項作業(yè)實施的關鍵基礎。

（二）加強計算機的硬件配套設施，并對個人電子檔案進行完善

從某方面來講，加大計算機硬件配套設施的投入是確保人事檔案信息化管理順利實施的重要基礎和根本前提，換言之只有從根本上保證計算機硬件設施的完善性、先進性，才能為后續(xù)人事檔案資料的數(shù)據(jù)轉化創(chuàng)造良好條件。除此之外，在完善計算機硬件設施之后，在第一時間建立個人電子檔案，使得企業(yè)人員信息數(shù)據(jù)可在計算機上自由瀏覽、下載，從而不僅極大地降低了檔案管理工作的工作量，同時也達到了長期保存使用的目的，進而為企業(yè)的進一步發(fā)展也奠定了良好基礎。

（三）采用專業(yè)管理軟件，建立電子檔案和信息數(shù)據(jù)庫

計算機硬件設施的完善性、先進性與否在一定程度上固然對人事檔案信息化管理的工作質量有著重要影響，但在其管理過程中，管理軟件應用的科學性、合理性和有效性與否對其管理工作的整體效益更是息息相關，故此為從根本確保人事檔案管理的專業(yè)性、安全性和有效性，在進行人事檔案信息化建設過程中，一方面企業(yè)的管理人員根據(jù)自身多年經驗，綜合考慮企業(yè)的實際發(fā)展現(xiàn)狀，從而選擇專業(yè)的管理軟件，使檔案信息的查閱、統(tǒng)計、分析等日常工作方面實行電子化操作的目的，而另一方面為了使信息得到充分共享，提高勞動效率與工作質量，在進行人事檔案信息化管理過程中，企業(yè)還需加快人事檔案信息網絡化平臺的建設步伐，以期通過網絡化的平臺，能實時滿足各領導以及部門的信息需求，進而在提高信息實效性的同時，保證數(shù)據(jù)的及時性和準確性

（四）建立健全完善的人事檔案信息化管理制度，加大管理人員的培訓力度

根據(jù)相關數(shù)據(jù)調查可知，由于人事檔案信息化管理工作較為復雜，因此在實際管理過程中往往存在或多或少的問題，從而在影響檔案管理質量和管理效率的同時也給企業(yè)的發(fā)展帶來了極為不利的影響，故此為從根本確保人事檔案信息化管理的科學性、規(guī)范性，在實際管理過程中，建立健全完善的人事檔案管理制度是十分必要的。此外從某方面來講，作為檔案信息的管理者，檔案管理人員自身專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)水平的高低，對于信息化檔案管理工作的整體效益有著重要影響，故此為有效完成檔案信息化管理中的安全維護工作，一方面企業(yè)需加大對檔案人員的培訓力度，確保其在全面掌握現(xiàn)相關電子信息技術知識的基礎上，不斷地增強自身的專業(yè)素養(yǎng)，進而使其逐漸成為既熟悉檔案管理業(yè)務知識，又懂得計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才。

三、結語

綜上所述，在當前社會信息化高速發(fā)展的新時代背景下，企業(yè)人事檔案信息化管理是企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理發(fā)展的必然趨勢，也是檔案管理工作改革的需要，故此為從根本切實推進企業(yè)的進一步發(fā)展，企業(yè)人力資源管理部門不僅要從根本上提高對人事檔案信息化建設的高度重視，還是還要充分開發(fā)和利用計算機和網絡技術促進人事檔案信息資源，以期為檔案管理作業(yè)的順利實施奠定良好基礎。