試論國企人事檔案管理水平的提升空間及其對策

孫攀

（黑龍江北大荒農墾集團嫩江農場有限公司，黑龍江 黑河 161405）

為眾所知，人事管理工作就包括人事檔案管理工作，因為人員的管理問題，現在用人單位把人事檔案的管理工作看的非常重要，人事檔案管理工作是整個企業人才信息的根本，是企業發展的根本。隨著科技的進步，國有企業的人事檔案管理工作也遇到了許多新的難題，所以如何管理好人事檔案管理已經成為非常重要的等待解決的企業管理問題之一。

一、人事檔案管理工作的基本情況

（一）人事檔案管理制度不完善 ，以及檔案管理體制落后

對員工來說，人事檔案有著非常重要的意義，它直接影響著企業員工的個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系等，而且如果不小心把人員檔案弄丟，檔案補辦是非常麻煩的事情，需要各種各樣的手續。而眼前的情況，我國部分國有企業中關于人事檔案管理的規章制度并不健全。

企業的人力資源管理部門并沒有明確規定，專門針對國有企業的人事檔案如何管理，這就導致了國有企業人事檔案的管理制度參差不齊。在國有企業中，人事檔案管理的規章制度也模糊不清。根據筆者訪查發現，有些國有企業會針對員工檔案遺失做出一些規定，例如如果檔案消失不見，檔案管理人員將會受到固定的懲罰，但是這些針對檔案管理人員的規定幾乎被視而不見，這樣對規定的無視，就導致了人事檔案管理人員對檔案管理工作的工作態度不夠嚴謹，玩忽職守，從而影響國有企業中人事檔案管理規章制度的實行。

（二）落后的人事檔案管理制度

社會的發展，科技的進步，使得國有企業人事檔案管理工作必須從手工方式轉換成信息化。不同軟件公司開發的各種人事檔案管理系統運用在不同的企業中，但是先進的信息化科學技術在人事檔案管理工作中并沒有發揮充分的作用。很多國企的人事檔案管理工作依舊采取人工保存的方式，不能很好地利用和使用現代化的檔案管理軟件，導致現代化檔案管理軟件幾乎沒有使用，仍然使用傳統的手工方式，就導致了人事檔案管理的效果依然停滯不前，查找檔案的依舊很麻煩。目前為止，我國仍有部分國企的人事檔案仍然使用傳統的方式，導致檔案特別容易損壞，甚至不小心弄丟。紙質檔案需要較大的實體空間，并且沒有按照員工的種類對檔案進行嚴格的分類，例如把正式雇傭員工與外部聘請來的員工檔案放在同一個地方，沒有進行分門別類的管理，這就在很大程度上影響了國有企業的檔案管理，進而影響了檔案的整體管理水平。

（三）國企人事檔案管理的不足

人事檔案管理工作是一項非常復雜的工作，并且對人員的業務能力要求比較高。檔案管理人員必須對其進行管理的檔案有必須充分的了解和人說，可以根據實際情況及時對檔案進處理，同時檔案管理人員必須要有為人民服務的思想意識，從而嚴格遵守人事檔案的保管與使用的規章制度。而對于大多數國企，領導者對于人事檔案管理工作都不太在意，導致檔案管理工作人員的人數不夠，而可以對檔案進行專業的判斷和管理的人就更少了，甚至一些企業管理檔案的人員都是從其他一些職能部門的在職人員中臨時調用，這些工作人員都沒有經過專業的檔案知識技術培訓，而無法認識到檔案管理工作的作為人事檔案管理一部分的重要性，而且對檔案業務整體的不熟悉，這些情況多少都會影響了國企人事檔案管理工作的水平。

二、如何提升人事檔案管理水平

（一）增強檔案管理意識，更新管理觀念

在很多國有企業的人事檔案管理工作都不受到重視，想要改變現在的情況，開始要從企業領導者的想法上著手改變，讓企業的領導人覺悟到人事檔案管理工作對于整個企業經濟發展的重要作用，從而增強對人事檔案管理進行改革變化想法。另外，也可以定期對領導者進行檔案管理方面的一些相關培訓，通過專業的培訓對這些國有企業人事檔案管理的現實情況進行深入剝離式的分析，以及對整個人事管理以后的發展方向進行描述，讓所有員工真正認為人事檔案管理工作對企業的重要性，從而不斷推動國有企業人事檔案管理改進。

（二）建設國有企業的數字化檔案

建設一套適合企業的數字化檔案系統已經破不容緩，與時俱進的數字信息化檔案管理是整個檔案改革的關鍵，自動化的檔案管理工作一定要通過數字信息化建設來實現，這就要求檔案管理工作擁有很強的技術性，數字信息化檔案管理系統的建立可以提高整個人事檔案管理的安全性；同時，數字信息化檔案管理系統的建設可以提升檔案的整體管理水平，增強監管的方向力度。數字信息化檔案管理系統的建立充分開發了人員檔案的信息資源。

（三）提高檔案管理人員的職業素養

企業要發展，就必須要提高人事檔案的整體管理水平，那就一定要培養專門的檔案管理人員，同時要對檔案管理人員進行不定期的思想教育和各種技術培訓，使檔案管理人員與時俱進，可以完全的掌握流行的檔案管理知識和管理技術，提高爭議檔案管理人員的綜合職業素質。此外，企業人事檔案管理工作對管理人員的綜合素質有很高的要求，檔案管理工作人員不但要具有服務性，同時要具有良好的保密精神。

（四）數字化的檔案管理系統的建立

傳統的人事管理工作都是通過紙質記錄來完成，所有的人事資料都保存在檔案袋中，不僅浪費大量的紙質資源，對環境產生不好的影響，同時對存儲空間也有相當大的浪費，并且當需要對人事資料進行查詢和變更的時候需要查找大量的檔案，這樣不僅浪費時間，同時也浪費了人力，在科學技術如此發展的今天，人工的方式已經變得落后。所以現代化國企的人事檔案管理必須跟上科技發展的速度，建立一套完整的、高效的、科學的檔案管理系統，實現所有的人事檔案管理工作。

結束語：人事檔案管理制度模式的創新發展，制定統一合理的管理制度，促進了我國社會經濟的發展，為更好的提高國企人事檔案管理水平做出更好的貢獻。