王雪芬

（汪清縣交通運輸管理所，吉林 汪清 133200）

社會主義市場經濟體制的建立為我國教育事業的發展奠定了堅實基礎，也給我國運輸系統工作的發展提供了極大的動力支持。交通檔案屬于運輸事業中的重要組成部分，這一工作水平的高低與交通事業發展之間的關系非常緊密。在這樣的大環境下，要抓住機遇，借助信息化技術來不斷強化運輸的檔案管理工作，以便其更好地適應當前社會經濟發展的需要。

一、信息化檔案管理的作用

（一）人事檔案包含的內容

人事檔案就是一個工作人員的身份證，它是面試的敲門磚，檔案將伴隨我們整個職業旅程。所以單位的檔案管理十分重要，但檔案管理采集工作涉及的問題非常多，關乎到各個方面的內容，包括收集、整理、校對、調研、抽查和歸檔等內容。上述這些步驟將直接關乎到檔案的真實性和可靠性，這些基礎工作的內容必須要交給專門的人事負責人員，由工作人員統一整理，同時事情責任必須要落實到個人。

（二）人事檔案的作用

關于檔案其實許多人都不太注意這類問題，導致現在許多單位都不太注重這內問題，使得許多部門出現人事檔案管理亂象。現代經濟的快速增長，人事變動也快速增加，這對人事檔案管理提出了新的要求。現在許多工作人員經常想著換工作，但單位的人事檔案沒有及時更新，這將會嚴重的影響到人事工作變動，同時也阻礙了個人事業的發展。檔案是求職者邁進新工作大門的基石，無論個人多優秀，也必須要有一份優秀的檔案。無論去那個單位都離不開人事檔案推薦。

二、信息化管理辦法

（一）重視檔案管理

人事部門領導必須做好對下屬工作人員檢察力度，不定期組織部門員工進行培訓，從思想上端正工作人員的態度。只有這樣才能從根本上解決人事管理工作懈怠、滯后等亂象，才能讓員工工作更加認真。信息化檔案管理辦法可以有效地簡化人事檔案的收集和處理工作，在很大程度上節約了時間，提高工作效率。檔案管理者必須研究單位人事年齡結構，優化人事管理辦法，找到適合單位發展人事管理制度。

（二）嚴格監察制度

檔案管理辦法改革需要一段時間，首先需做好前期的收集和整理工作。單位領導必須要作出嚴格的檔案審批制度，做好分層、分批次審批。堅決制止人事工作人員懈怠工作。收集工作必須具體到個人、各片區，收集的材料及時整理分析，盡快交給上級領導部門審批，工作人員不能越級上報。整理數據時必須對檔案全面普查，對于未編寫標題、頁碼、類別號、案卷號或者標題不明的檔案，進行重新的整理，必須在短時間內把內容補充完整。

（三）強化運輸檔案管理服務的主動化

為了實現運輸檔案管理的服務主動化，需要在管理工作中強化信息化建設，首先，對信息檢索工具進行完善，熟練掌握運輸建設的實時化信息動態。建立起科學化的目錄以及專業化的索引，便于信息的查找，借助多種途徑收集運輸系統的信息，形成交通檔案，為領導決策提供依據。其次，強化信息反饋。在信息化建設工作中，相關檔案管理人員需要及時把所收集到的信息實施整理與反饋，比如借助效果實例實施匯編，不僅可以反映出檔案信息價值，還可以增強相應的社會檔案意識，對檔案工作起到一定的宣傳作用，使其更好地服務于運輸建設事業。

（四）實現檔案管理的規范化

在運輸檔案管理的信息化建設中，建立檔案綜合管理體系非常重要。從整個社會的發展形勢來看，運輸檔案在現代化社會中所產生的作用已經越來越明顯，而且運輸檔案管理與公路工程建設之間的聯系也是越來越緊密。在檔案管理工作中，檔案管理的信息化可以讓檔案管理部門由最開始的直接提供信息向著選擇信息的方向轉變，使工作人員更容易從大量繁重的檔案資料中選擇出具備較強規律性的數據信息，進而實現檔案管理的科學化和完善化。而交通運輸部門也要在信息化建設中，根據檔案管理的實際情況建設一個統一的計算機網絡體系，運用這一體系來促進交通運輸中各個部門的資源共享，相互監督，并根據檔案資料的不同來對資料信息進行整理歸集，進而全面促進檔案管理工作的規范化運行。

（五）進一步完善電子文件的管理

在交通檔案管理中，電子文件受損害的時候非常多，而且其穩定性也非常差，現如今已經有很多的重要文件被傳輸到網絡上。如果此時僅僅是依賴單個交通運輸部門的力量很難完成數據傳輸，一般都是需要多個部門共同協助才可以。像網絡技術部門和檔案部門想要進行文件傳輸的時候，就可以利用網絡管理建立專業的信息傳輸系統來完成相互之間的文件傳送。這樣不僅可以方便數據信息與信息之間的高效傳輸，還能夠提升其自身的穩定性。而且各個部門之間還可以充分發揮自己的特長，取長補短，進而形成質量很好的電子文檔。工作人員再對電子文檔進行數據更新和維護，進一步促進電子文檔的高效運用。

結語

信息化檔案管理辦法的實行，在今后一段時間內交通信息化將臨著非常大的發展機遇，發展信息化人事管理辦法將是交通信息化建設的重要方向。檔案管理是非常基礎的工作，也是評判一個單位的標準之一。為了使單位各部門井然有序的發展，需加快信息化進程。信息快速增長的社會中做好此項工作十分必要。通過信息化建設改革，目前單位的人事檔案管理亂象基本消除，同時也逐漸形成了一種完善的制度，促進單位的發展。