人事檔案管理中存在的問題及解決策略

朱莉

（河南永華能源有限公司，河南 偃師 471900）

當前市場競爭壓力不斷擴大，企業(yè)要想脫穎而出，還應當提升企業(yè)內部的管理能力。人事檔案管理工作是企業(yè)內部管理的核心內容，它實現(xiàn)了人力的合理配置，是企業(yè)人力資源部門的主要工作內容，只有企業(yè)內部配備高質量人才，管理機制不斷完善，企業(yè)本身才能發(fā)展壯大。因此，企業(yè)負責人應當更新自身觀念，帶動企業(yè)人力資源管理部門與時俱進，結合當下新型的信息化技術，構建新型的人事檔案管理模式，為企業(yè)的發(fā)展助力。

一、人事檔案管理的意義

人事檔案是將人們在生活、學習和工作中的德智表現(xiàn)以書面的形式記錄下來，檔案管理單位需要對記錄內容進行豐富和核實，并且將記錄以個人為單位加以保管。人事檔案管理具有以下幾方面特點：首先，人事檔案不是一個固定不變的記錄，會隨著個人的生活、學習和工作閱歷的改變而改變，所以具有動態(tài)性特點。其次，人事檔案具有說服性，因為人事檔案是相關單位在真實考核了個人的真實情況之后所做的記錄，所以人事檔案中的評價和記錄是客觀存在的，并且其內容是被官方認可的。最后，人事檔案的內容涉及個人的生活經(jīng)歷，所以具有私密性。為了保護個人的相關利益，任何檔案管理單位都不能對個人的人事檔案進行任意的傳播。人事檔案管理對于社會發(fā)現(xiàn)和利用人才非常關鍵，因為人事檔案中記錄了個人真實的生活和學習經(jīng)歷，并且檔案也對個人的思想道德和才能表現(xiàn)予以真實的評價。

二、當前企業(yè)人事檔案管理存在的問題

（一）檔案管理方式方法較為落后

近年來我國社會經(jīng)濟不斷地增長，為企業(yè)的發(fā)展注入了活力，但是很多企業(yè)在目前的市場競爭環(huán)境下，主要關注怎么樣能獲得經(jīng)濟利潤，并沒有重視企業(yè)內部管理工作的加強，導致了對于人事檔案管理工作的重視程度較低，檔案管理方式存在落后的現(xiàn)象。目前，我國很多企業(yè)在進行檔案管理的過程中，仍采取手工操作的手段，簡單地將人事資料進行記錄，并隨意進行放置與保管，并沒有提升企業(yè)的人力資源管理效率。同時，手工管理存在弊端，不僅操作手續(xù)繁瑣，增加了工作人員的負擔，同時造成了資料易丟失、記錯等情況。當前是現(xiàn)代化社會，電子信息技術應當成為企業(yè)內部管理的主要形式，但是企業(yè)內部沒有結合現(xiàn)代化的信息管理手段，導致了檔案信息陳舊，即使部分企業(yè)建立了人事檔案數(shù)據(jù)庫，功能也相對單一，沒有發(fā)揮出信息化系統(tǒng)的最大作用。

（二）對人事檔案管理工作重視度不夠

部分企事業(yè)單位并沒有建立健全的人事檔案工作意識，認為人事檔案管理就是管理文件、保存材料，意識的不足造成單位人事檔案管理工作不規(guī)范，對人事檔案管理軟硬件投入不夠。尤其是從現(xiàn)階段來看，部分企業(yè)的硬件設備有待升級和更新，檔案管理室物理環(huán)境不符合管理要求，表現(xiàn)為室內環(huán)境較差、空間狹小、空氣潮濕、光照不足以及室內缺乏必備的防火防盜設施。在這種保存環(huán)境下，人事檔案管理會遭遇各種外在環(huán)境的干擾，出現(xiàn)各種火災、霉變和蟲噬現(xiàn)象。

（三）檔案功效未發(fā)揮作用

一是入檔材料把關不嚴。在提供入檔材料時，對有些材料在內容和形式不能嚴格審核把關，如一些鑒定、考核和評價材料描述簡單不具體，存在大多是套話，雷同現(xiàn)象等，給人以“千篇一律”不能準確反映個人的真實情況，不具備人事檔案的參考價值。二是入檔材料缺失嚴重。檔案管理人員未嚴格落實相關制度，未明確入檔材料的范圍、入檔材料標準格式，哪些材料應該入檔，未能為員工提供晉升、調動、退休的有力依據(jù)，未能發(fā)揮人事檔案的作用。三是信息化程度不高。人事檔案管理過分將重點放在保存、存檔、保密的功能上，未將人事檔案實現(xiàn)資源共享，忽略了對它的開發(fā)利用，使檔案信息資源在社會發(fā)展中的作用沒有很好地凸顯出來，通過“互聯(lián)網(wǎng)+”，局域網(wǎng)等資源提高人事檔案信息化水平。

三、提升企業(yè)人事檔案管理工作水平的創(chuàng)新手段

（一）加強人事檔案重要性的宣傳

人事檔案管理之所以不被重視，是因為其重要性并未被人們所意識到。所以，為了增強整個社會對人事檔案重要性的認識，可以通過政府下達相關文件、公益宣傳等方式，使人們從思想上認識其重要性，特別是應該強化企事業(yè)單位領導對人事檔案管理的認識。在單位中，領導起到帶頭作用，領導重視的問題往往是員工隨之重視的問題，因此要將重視人事檔案管理融入到企業(yè)文化中去。

（二）制定合理的檔案管理制度

由于數(shù)據(jù)化技術是新興的技術手段，因此目前傳統(tǒng)的檔案制度難以應對當下的需求，應當跟隨新技術的出現(xiàn)而不斷地完善，制定出更加合理的檔案管理制度，將具體的工作內容進行細化，帶動員工水平的不斷提高。企業(yè)應當不斷提升自身的責任意識，除了注重企業(yè)的經(jīng)濟效益之外，更應當注重企業(yè)內部的管理，認識到人事檔案管理工作的重要性，為檔案管理工作注入新的活力。只有領導者重視檔案管理工作，相關工作人員才會從根本上提升自身的責任意識，避免在工作過程中出現(xiàn)消極懈怠的情況。完善檔案管理制度，將應當收集什么信息、收集方式、管理部門的主要職責等明示，保證企業(yè)內部的人事檔案管理工作正規(guī)化。

（三）加強人事檔案管理的信息化建設

現(xiàn)階段，我國人事檔案管理的信息化水平在持續(xù)不斷地提升，但與我國的人事檔案管理信息化需求尚有脫鉤，急需專業(yè)人士建立以企事業(yè)單位為載體的現(xiàn)代信息化檔案管理系統(tǒng)。其最基本要求是在企事業(yè)單位中實現(xiàn)以計算機、互聯(lián)網(wǎng)等為主的人事檔案管理機制，利用現(xiàn)代信息技術推動人事檔案管理的智能化、數(shù)字化，如，檔案信息錄入、存儲，借助現(xiàn)代化設備將檔案信息、數(shù)據(jù)錄入計算機并存儲其中，在單位需要時直接檢索、調閱出來即可，改變傳統(tǒng)的紙質文檔保存形式，以文檔、圖片和視頻等形式進行保存，提高人事檔案的內容豐富度和完整性。

結束語

綜上所述，當下，科學技術突飛猛進，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為了引領時代潮流的主要技術手段，各大企業(yè)必須迎合時代需求，為保證自己不被市場所淘汰，重視人事檔案的管理工作，將檔案管理與信息技術手段相結合，提升企業(yè)人力資源管理質量。企業(yè)負責人應當認識到人事檔案管理的重要性，針對當前管理過程中存在的不足不斷地進行整改，從而擴大企業(yè)在市場上的競爭力，帶動企業(yè)健康發(fā)展。