關于對人事檔案實現信息化、模塊化管理的研究

張景勝

（河南大有能源鐵路運輸處，河南 義馬 472300）

隨著20世紀計算機技術的興起，計算機逐漸影響到人們的工作和生活，隨著近些年網絡及信息技術的進一步飛速發展，計算機信息技術已經深入到人們生活與工作的方方面面，因而人們將之稱為第三次科技革命。這種顛覆性的變革，影響著我們的學習、影響著我們的工作、影響著我們的出行……人事檔案管理是人事管理的一個重要組成部分，傳統的人事檔案材料多、查找難、管理繁，傳統的人事檔案管理已經嚴重落后于時代，人事檔案管理信息化勢在必行。

一、人事檔案信息化管理工作具體實施策略

（一）建設信息化管理體系

電子信息管理業務培訓是各級檔案管理人員要實施的，對當前人事檔案運用計算機、掃描儀等電子設備實施統一的處理，在計算機中輸入審核準確的全面檔案資料然后轉變成電子檔案，把人事檔案管理由陳舊紙質管理改變為信息化、數據化的信息化管理，對流轉與抽查人事信息有利，同時管理權限還要逐層設置好，把人事檔案管理局域網建設好，經過確認身份、設置密碼等形式和互聯網連接，讓人事檔案網絡化管理切實的完成，使人事檔案信息的運用率提高。

（二）信息化建設與信息化管理的時效性提高

信息化管理機制在人事檔案中應用，人事檔案信息可以確保完整度，并且信息的傳遞方法也相對豐富，跟現代化的人事檔案管理需要相符。當然，人事檔案信息處理機制在運行的同時，管理人員要清楚、全面的認識到信息化管理的時效性，對原始信息的關注度提高，尤其是針對不穩定性、可變性特點的信息，信息管理構造要通過信息化建設方法來完善，并對原始信息增強管理。在信息化迅速發展的背景下，人事檔案管理中出現越來越多的問題，例如電腦內部硬件由于不合理的操作、病毒侵犯等原因會關系到檔案信息恢復，這就需要標準操作程序，使管理人員的網絡檢驗、維護能力提高，通過體系、標準性的管理機制提高信息化建設與信息化管理的時效性。

（三）健全檔案信息系統維護制度

檔案人員需要持續的更新與維護人事檔案信息系統，其是一個動態的體系。想要人事檔案信息體系發揮最大的作用，重點所在就是提高工作人員的素質與培養信息化環境下的意識。要完整與正確的錄入信息，要有更新意識，及時實施更新與核準數據庫。同時，數據安全監測機制要建設好，保證人事信息數據安全、軟件安全、網絡安全、運行安全等。在人事檔案信息化管理工作中，一定要清楚的確定檔案管理工作紀律，網絡信息安全保密的規章制度要嚴格實施，工作人員的政治思想教育要增強，樹立信息化下保密觀念。要依據不一樣人員的檢索權限，規定檢索信息的內容與區域，避免人事檔案管理業務的計算機和外網連接，保證信息數據庫的安全。

二、模塊化思想在人事檔案管理中的實踐效應

（一）人事檔案造假

為了升官、延長在任時間或更好地得到其它一些體制內的好處，有些在工作的人員“年齡越填越小、工齡越填越早、學歷越填越高、身份越造越假”，這主要包括修改三齡(年齡、工齡、黨齡)和篡改兩歷(學歷和工作經歷)。這點可以通過將流程管理中的法律管理模塊、錄入模塊、信息管理的過濾模塊組合加以改革。

（二）人事檔案管理人員的素質偏低

這主要包括人事檔案管理人員的思想上不重視、業務能力不強等方面。這點可以通過人事檔案管理中的部門檔案管理模塊中加強對人事檔案管理人員的培訓、激勵和懲罰模塊的組合來解決。

（三）人事檔案信息記錄不全面、不真實、不及時

不全面主要體現在人事檔案信息記錄的是當事人的基本信息，如年齡、性別等，而對于當事人的工作履歷、興趣、愛好、特長以及在工作中的專業和特長、進步歷程等沒有進行詳細的描述，也包括記錄的信息是很早就有的，而對最近的信息記錄則很少甚至沒有。不真實主要體現在記錄的信息小部分甚至大部分是虛假的。不及時體現在記錄的信息是很早就有的，而對最近的信息記錄則很少甚至沒有。這點可以從檔案管理中的流程管理、人力資源管理、法律法規管理等模塊的組合進行綜合改革，加強檔案登記的全面性、真實性、及時性的管理，加強對檔案管理人、檔案當事人的教育，強化他們對這方面的認識，使他們主動的使檔案的信息記錄保持透明性、真實性、及時性，并對相關人員進行獎勵和處罰。

（四）人事檔案管理技術水平不高

這點可從法律模塊、信息管理模塊等各個模塊綜合入手，制定要求升級管理技術的法律法規，對相關人事檔案管理人員進行培訓和考核，提升人事檔案管理整體的技術水平。

（五）人事檔案管理相關法律法規不完善

這點可以對人事檔案管理的法律法規管理模塊內部的各種小模塊進行改革，既包括方針性的指導文件，又包括具體操作中的規程，制定相關的上位法與下位法，覆蓋中央和地方，涵蓋錄入前的資料收集、錄入中的操作、調檔閱讀、信息更新等各個小的模塊。

結束語

信息化快速發展對世界各國各個領域都造成了巨大的沖擊，同時也創造了很多機會，企業作為默守陳規的一個領域，進行如此大程度的改變實際上是有一定的難度的。盡管如此，也不能停止前進的腳步，因為傳統人事檔案管理方式的弊端在當今社會下顯露無疑，肯定是不能再沿用下去的，信息化管理是一個必然的發展趨勢，要積極面對。無論是從哪一個角度來講，這都是大勢所趨的，優勢也顯而易見，所以只能夠在不足的方面加以提高。