關(guān)于對(duì)人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化、模塊化管理的研究

張景勝

（河南大有能源鐵路運(yùn)輸處，河南 義馬 472300）

隨著20世紀(jì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的興起，計(jì)算機(jī)逐漸影響到人們的工作和生活，隨著近些年網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的進(jìn)一步飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)深入到人們生活與工作的方方面面，因而人們將之稱為第三次科技革命。這種顛覆性的變革，影響著我們的學(xué)習(xí)、影響著我們的工作、影響著我們的出行……人事檔案管理是人事管理的一個(gè)重要組成部分，傳統(tǒng)的人事檔案材料多、查找難、管理繁，傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)嚴(yán)重落后于時(shí)代，人事檔案管理信息化勢(shì)在必行。

一、人事檔案信息化管理工作具體實(shí)施策略

（一）建設(shè)信息化管理體系

電子信息管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)是各級(jí)檔案管理人員要實(shí)施的，對(duì)當(dāng)前人事檔案運(yùn)用計(jì)算機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備實(shí)施統(tǒng)一的處理，在計(jì)算機(jī)中輸入審核準(zhǔn)確的全面檔案資料然后轉(zhuǎn)變成電子檔案，把人事檔案管理由陳舊紙質(zhì)管理改變?yōu)樾畔⒒?shù)據(jù)化的信息化管理，對(duì)流轉(zhuǎn)與抽查人事信息有利，同時(shí)管理權(quán)限還要逐層設(shè)置好，把人事檔案管理局域網(wǎng)建設(shè)好，經(jīng)過確認(rèn)身份、設(shè)置密碼等形式和互聯(lián)網(wǎng)連接，讓人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理切實(shí)的完成，使人事檔案信息的運(yùn)用率提高。

（二）信息化建設(shè)與信息化管理的時(shí)效性提高

信息化管理機(jī)制在人事檔案中應(yīng)用，人事檔案信息可以確保完整度，并且信息的傳遞方法也相對(duì)豐富，跟現(xiàn)代化的人事檔案管理需要相符。當(dāng)然，人事檔案信息處理機(jī)制在運(yùn)行的同時(shí)，管理人員要清楚、全面的認(rèn)識(shí)到信息化管理的時(shí)效性，對(duì)原始信息的關(guān)注度提高，尤其是針對(duì)不穩(wěn)定性、可變性特點(diǎn)的信息，信息管理構(gòu)造要通過信息化建設(shè)方法來完善，并對(duì)原始信息增強(qiáng)管理。在信息化迅速發(fā)展的背景下，人事檔案管理中出現(xiàn)越來越多的問題，例如電腦內(nèi)部硬件由于不合理的操作、病毒侵犯等原因會(huì)關(guān)系到檔案信息恢復(fù)，這就需要標(biāo)準(zhǔn)操作程序，使管理人員的網(wǎng)絡(luò)檢驗(yàn)、維護(hù)能力提高，通過體系、標(biāo)準(zhǔn)性的管理機(jī)制提高信息化建設(shè)與信息化管理的時(shí)效性。

（三）健全檔案信息系統(tǒng)維護(hù)制度

檔案人員需要持續(xù)的更新與維護(hù)人事檔案信息系統(tǒng)，其是一個(gè)動(dòng)態(tài)的體系。想要人事檔案信息體系發(fā)揮最大的作用，重點(diǎn)所在就是提高工作人員的素質(zhì)與培養(yǎng)信息化環(huán)境下的意識(shí)。要完整與正確的錄入信息，要有更新意識(shí)，及時(shí)實(shí)施更新與核準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫。同時(shí)，數(shù)據(jù)安全監(jiān)測(cè)機(jī)制要建設(shè)好，保證人事信息數(shù)據(jù)安全、軟件安全、網(wǎng)絡(luò)安全、運(yùn)行安全等。在人事檔案信息化管理工作中，一定要清楚的確定檔案管理工作紀(jì)律，網(wǎng)絡(luò)信息安全保密的規(guī)章制度要嚴(yán)格實(shí)施，工作人員的政治思想教育要增強(qiáng)，樹立信息化下保密觀念。要依據(jù)不一樣人員的檢索權(quán)限，規(guī)定檢索信息的內(nèi)容與區(qū)域，避免人事檔案管理業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)和外網(wǎng)連接，保證信息數(shù)據(jù)庫的安全。

二、模塊化思想在人事檔案管理中的實(shí)踐效應(yīng)

（一）人事檔案造假

為了升官、延長(zhǎng)在任時(shí)間或更好地得到其它一些體制內(nèi)的好處，有些在工作的人員“年齡越填越小、工齡越填越早、學(xué)歷越填越高、身份越造越假”，這主要包括修改三齡(年齡、工齡、黨齡)和篡改兩歷(學(xué)歷和工作經(jīng)歷)。這點(diǎn)可以通過將流程管理中的法律管理模塊、錄入模塊、信息管理的過濾模塊組合加以改革。

（二）人事檔案管理人員的素質(zhì)偏低

這主要包括人事檔案管理人員的思想上不重視、業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)等方面。這點(diǎn)可以通過人事檔案管理中的部門檔案管理模塊中加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)、激勵(lì)和懲罰模塊的組合來解決。

（三）人事檔案信息記錄不全面、不真實(shí)、不及時(shí)

不全面主要體現(xiàn)在人事檔案信息記錄的是當(dāng)事人的基本信息，如年齡、性別等，而對(duì)于當(dāng)事人的工作履歷、興趣、愛好、特長(zhǎng)以及在工作中的專業(yè)和特長(zhǎng)、進(jìn)步歷程等沒有進(jìn)行詳細(xì)的描述，也包括記錄的信息是很早就有的，而對(duì)最近的信息記錄則很少甚至沒有。不真實(shí)主要體現(xiàn)在記錄的信息小部分甚至大部分是虛假的。不及時(shí)體現(xiàn)在記錄的信息是很早就有的，而對(duì)最近的信息記錄則很少甚至沒有。這點(diǎn)可以從檔案管理中的流程管理、人力資源管理、法律法規(guī)管理等模塊的組合進(jìn)行綜合改革，加強(qiáng)檔案登記的全面性、真實(shí)性、及時(shí)性的管理，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人、檔案當(dāng)事人的教育，強(qiáng)化他們對(duì)這方面的認(rèn)識(shí)，使他們主動(dòng)的使檔案的信息記錄保持透明性、真實(shí)性、及時(shí)性，并對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)和處罰。

（四）人事檔案管理技術(shù)水平不高

這點(diǎn)可從法律模塊、信息管理模塊等各個(gè)模塊綜合入手，制定要求升級(jí)管理技術(shù)的法律法規(guī)，對(duì)相關(guān)人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提升人事檔案管理整體的技術(shù)水平。

（五）人事檔案管理相關(guān)法律法規(guī)不完善

這點(diǎn)可以對(duì)人事檔案管理的法律法規(guī)管理模塊內(nèi)部的各種小模塊進(jìn)行改革，既包括方針性的指導(dǎo)文件，又包括具體操作中的規(guī)程，制定相關(guān)的上位法與下位法，覆蓋中央和地方，涵蓋錄入前的資料收集、錄入中的操作、調(diào)檔閱讀、信息更新等各個(gè)小的模塊。

結(jié)束語

信息化快速發(fā)展對(duì)世界各國(guó)各個(gè)領(lǐng)域都造成了巨大的沖擊，同時(shí)也創(chuàng)造了很多機(jī)會(huì)，企業(yè)作為默守陳規(guī)的一個(gè)領(lǐng)域，進(jìn)行如此大程度的改變實(shí)際上是有一定的難度的。盡管如此，也不能停止前進(jìn)的腳步，因?yàn)閭鹘y(tǒng)人事檔案管理方式的弊端在當(dāng)今社會(huì)下顯露無疑，肯定是不能再沿用下去的，信息化管理是一個(gè)必然的發(fā)展趨勢(shì)，要積極面對(duì)。無論是從哪一個(gè)角度來講，這都是大勢(shì)所趨的，優(yōu)勢(shì)也顯而易見，所以只能夠在不足的方面加以提高。