疾控中心檔案管理質量提升對策研究

張宏陽

（山東省鄄城縣疾病預防控制中心，山東 鄄城 274600）

隨著我國公共衛生體系不斷深化改革，疾病預防控制業務不斷發展，疾控中心的檔案數量越來越多，但由于該部門的檔案管理工作起步較晚，在檔案管理過程中還面臨不少突出問題，不能切實發揮檔案應有的價值和作用，阻礙了檔案管理工作向著信息化、現代化發展進程。

一、疾控中心檔案管理質量存在的問題

（一）信息化建設意識不足

國內很多疾控中心對檔案管理信息化建設意識不足，一般只重視疾控中心運行的經濟效益以及業務發展，對檔案資源方面的管理認識不足，未將檔案資源管理和整體的管理聯系起來，導致檔案管理的質量無法得到提升。隨著信息技術水平的不斷發展，疾控中心的信息化建設也應該隨之前進，雖然很多疾控中心已經開始采用計算機進行管理，并且也有了內部的局域網。但是很多疾控中心對于信息化的認識還存在不足，不夠重視檔案信息化建設，所以使得信息化水平較低，沒有完善的基礎設施配置，甚至還有少部分疾控中心采用手工管理檔案，在人員配備上的要求也不嚴格。

（二）軟件以及硬件無法滿足管理需求

在硬件上面來說，檔案管理的配套設施投入不夠，紙質檔案方面常出現變黃、開裂、變色的現象。而且計算機設備也不夠先進，電子檔案在保存上存在困難，時常會發生丟失以及損壞的情況，因為計算機老化出現故障，電子檔案很有可能在沒來得及備份的情況下遭到損壞。有的檔案采用CD 光盤進行存檔，但由于保存措施不到位，電子檔案時有發生變形、彎曲的情況。雖然現在有非常多的檔案管理軟件，但是還欠缺有針對性的檔案管理軟件，沒有一套有效而且針對性強的檔案管理軟件，很多管理人員還需要通過原始的手工計算方式來統計以及整理檔案，工作效率較為低下，給檔案管理質量造成了影響。

（三）制度不健全

在檔案管理制度上來說，還存在欠缺，雖然有一些疾控中心已經建立了檔案管理的制度，但實際的運行中還存在很多漏洞。很多無關人員可以任意進入到檔案室來改變電子檔案，還有的工作人員將重要的檔案隨意的放在辦公桌上面，檔案很容易出現丟失以及損壞，還有人為的惡意泄露。由于疾控中心的醫療專業人員較多，對于電子檔案的管理認知不夠，不明白具體的操作技能，所以沒有滿足檔案管理的需求。

二、疾控中心檔案管理工作的應對策略

（一）完善疾控中心檔案管理基礎設施

要想做好檔案管理工作，就需要有高質量的基礎設施作為后備支撐。檔案部門基礎設施建設是一個十分復雜的系統性工程，涉及到很多方面。為此就要求疾控中心管理者應該充分認識到做好檔案管理工作的重要性，及時轉變傳統認識，加強對檔案管理部門的資金投入。為疾控中心檔案部門購置先進的保存設備，確保疾控中心日常產生的有價值的檔案材料能夠保存在恒溫恒濕的環境下，避免檔案在保存過程中出現遺失，損壞，以提高檔案保存質量。同時，通過健全整個檔案管理組織，明確工作職責，確保組織成員能夠分工協作，高質量完成檔案管理工作，為更加高效的做好檔案管理，奠定堅實基礎。

（二）健全完善的檔案管理制度

在疾控中心檔案管理部門，通過制定完善的檔案管理制度，對各項檔案管理行為進行規范，是確保檔案管理工作順利開展的基礎。在全面遵循衛生檔案管理暫行規定和檔案法的基礎上，要結合部門實際情況，設計出一套具有可操作性、規范性的檔案管理制度，將檔案資料收集、整理、分類、保存、利用等諸多環節全面考慮進去。同時，還要制定與檔案管理制度相聯系的責任考核制度，在全面采用崗位責任制的基礎上，將檔案的立卷、歸檔納入到各個管理部門中，并設計相應的考核指標，進一步確保疾控中心檔案管理質量。

（三）加大檔案管理信息化建設力度

在今后的檔案管理過程中實現檔案管理信息化，已經成為檔案管理工作的主要發展方向。對于疾控中心來說，應該充分認識到信息化技術在檔案管理方面的重要性，要不斷加大對檔案管理信息化建設的支持力度和投入力度，增加檔案管理信息化建設的投資，構建完善的硬件和軟件系統，使得疾控中心檔案材料收集、整理、分類、保存、檢索利用全面實現信息化操作，從而更好的配合疾控中心開展各項工作。

（四）提升疾控中心工作人員的檔案管理意識

疾控中心應該通過會議以及培訓等方式，讓疾控中心的每個工作人員都可以對檔案管理提升重視度，并對檔案管理工作的每個環節做詳細的了解。在疾控中心將檔案管理的相關職責以及具體要求做明確，進而保證檔案信息的交接以及共享。由于疾控中心的檔案管理工作的保密性非常重要，所以需要選擇生活、政治方面作風良好的管理人員，并定期對這些管理人員開展教育活動以及培養工作，讓其能夠勝任疾控中心的檔案管理工作。

（五）提升檔案管理人員的綜合素質

疾控中心可以加強管理人員的綜合素質，可以通過定期培訓的方式或者引進專業能力強的復合型人才。根據檔案管理人員的實際情況，開展有效的培訓措施，明確管理人員的工作方向以及工作內容，讓其端正態度，去積極學習信息化管理知識，并了解網絡管理安全的知識。對于信息技術強的人員，讓其學習疾控中心的分工以及相關的醫療知識。

（六）制定完善檔案管理法規體系

疾控中心應根據自身檔案管理特點制定科學、完善的管理法規體系，對檔案管理原則、主體、方法、開發準則、利用等內容進行明確規定，同時還要確定疾控中心檔案管理范圍、責任人、歸檔期限、歸檔標準及相關流程手續等內容；制定保管期限規定、保管期限表和疾控檔案保密規定；應明確檔案開發利用相關章程內容，包括檔案開發原則、開發權限、開發時間等；制定檔案分類標準及檔案類目級次，構建疾控中心檔案分類體系；明確疾控檔案檔號編制規則及檔號代碼編制疾控檔案類目、歸檔、保管期限、密級一覽表，規范疾控中心檔案全國統一分級管理，提高疾控中心檔案管理的規范化、標準化和信息化。

三、結語

疾控中心有大量的專業技術檔案，科技逐漸進步的情況下，疾控檔案管理工作也有了更多的變化。要提升檔案管理質量必須要緊隨時代變化的腳步，在結合實際并通過內外的改進后才能不斷前進，并為社會提供更加良好的服務，促進疾控中心進一步發展。