建設工程檔案管理的重要性及其規(guī)范化

李紅

（江蘇省太湖地區(qū)水利工程管理處，江蘇 蘇州 215000）

隨著我國的快速發(fā)展，城市化進程的不斷推進，我國的建筑事業(yè)迎來了一個新的發(fā)展機遇。眾所周知，對于一項建筑施工來說，工程檔案管理工作的落實，有助于提高建筑的整體質(zhì)量。建筑檔案是一項建設工程整體的見證，詳細的檔案記錄也有助于后期的建筑物竣工期間的驗收工作開展，并且為后期的審查與維護提供有力的依據(jù)。所以說，建立完善的檔案對于建筑施工來說是非常有必要的，負責記錄檔案的工作人員一定要嚴格的按照實際情況來進行記錄，保證記錄的檔案具有法律效益。

一、建設工程檔案管理的重要性及其社會價值

建筑施工檔案是需要跟進建筑實際情況的，要在施工期間進行詳細的整理記錄，以表格、圖像、文字等形式表現(xiàn)出來，是具有一定法律意義的。隨著當前建筑工程的不斷增長，需要記錄的有價值的資料越來越多，這就對檔案記錄人員提出了更高的要求。在工程建設的施工前期，檔案應當包括計劃書、批文、勘測記錄、招標記錄等有價值的資料。在施工進行中，需要詳細整理記錄的資料包括建筑材料的質(zhì)量檢測、施工材料的用量等。這些內(nèi)容都是需要在檔案中詳細記載，是評價建筑質(zhì)量的最真實資料，對建筑物后期的審查與維護有著非常關鍵的作用。

目前我國在檔案整理工作當中，不同的行業(yè)對于不同的檔案整理有著不同的屬性，檔案的整理記錄方法并不唯一，是根據(jù)行業(yè)的相關要求來制定的。我國已經(jīng)針對于檔案管理工作制定了相關的管理制度，這一制度對于檔案管理工作的開展是有積極作用的，無論是個人還是一個企業(yè)，都需要將其作為檔案管理的核心指導內(nèi)容，最大限度的保護檔案管理工作的順利開展。

二、建設工程檔案管理的規(guī)范化措施

為了更好的推動檔案管理工作的開展，需要相關部門輔助建立檔案工作的市場經(jīng)濟地位，完善相關的管理方法，從開始建設檔案之初，就要保證檔案的質(zhì)量。

（一）建設工程檔案管理工作的執(zhí)行依據(jù)

目前，我國針對于建筑工程檔案的收集與整理歸檔等方面制定了較為嚴格法律法規(guī)，并且加大了檔案的審查力度，然檔案管理工作中的每一個環(huán)節(jié)都能夠做到有法可依，有據(jù)可循。

（二）建設工程檔案管理工作中的指導、協(xié)調(diào)、監(jiān)督與檢查

在進行建筑施工當中，施工單位需要設立獨立的檔案管理部門，并且讓此部門獨立于建筑施工隊伍中，使其能夠更好的投入到檔案記錄管理工作當中。在進行建設施工過程中，檔案管理部門需要多多參與有關建設工作的會議，并且做好會議的記錄工作。檔案管理人員的自身素質(zhì)決定著檔案管理工作開展的嚴謹性，需要有專業(yè)的管理人員來跟進，不僅如此，還需要對檔案管理部門中的工作人員進行定期的教學指導，使檔案管理工作人員能夠牢記自己的使命，規(guī)范自己的工作，明確工作的具體內(nèi)容與重點內(nèi)容。這對于建筑檔案的管理工作來說是非常重要的，是保障建筑檔案管理工作順利開展的關鍵。

（三）建筑工程檔案管理體制和工作程序

當前我國在建筑檔案管理工作中，主要實行的制度依然是統(tǒng)一領導、分級管理的工作體制，具體的表現(xiàn)如下：

1.檔案管理體系

建立健全完善的檔案管理體系，好的管理體系可以有效地完成檔案的管理工作，可以使每一個管理環(huán)節(jié)都有相應的管理工作，實現(xiàn)統(tǒng)一領導、分級管理的體系，將管理任務明確的進行劃分，使得每一個管理人員都有自己的管理工作，更好的進行管理工作。

2.監(jiān)理單位檔案管理體系

檔案管理工作需要有專業(yè)的監(jiān)管人員進行跟蹤檢查，還需要配有不同專業(yè)的工程監(jiān)理人員共同進行監(jiān)控，全過程的跟進整項建筑工程，將建設中的每一個環(huán)節(jié)都做好詳細的管理與記錄。

3.施工單位的檔案管理體系

建筑工程是一項比較復雜的施工，在施工過程中分有許多小的環(huán)節(jié)，大部分建筑企業(yè)都在一項完整的施工當中設立有不同的工作部門，大概分為工程部、技術質(zhì)量部、計劃部、財務部以及檔案部門，這幾個部門協(xié)同合作，共同促進建筑施工的進行，分部不分家，可以有效地促進建筑檔案的收集管理工作，確保收集的資料時完整準確的。

（四）對建設工程項目的合同與最終結(jié)算的控制

建筑檔案管理工作最需要重點記錄的就是相關單位簽署合同的資料，必須要將合同等重要資料完整的收集整理，將簽訂時期、具體的合同要求都記錄在案，為后期的驗收等環(huán)節(jié)提供幫助。

三、建設工程檔案的實際應用

（一）施工管理中的作用

建筑施工檔案是對正項建筑工程的一種完善的總結(jié)，是評定建筑物質(zhì)量的關鍵因素，也是后期進行驗收等重要環(huán)節(jié)的有力保障。一旦后期的建筑施工出現(xiàn)問題，或者是需要在前期的設計上進行改動，都需要借助建筑施工檔案來進行。完善的建筑檔案也可以有效地降低建筑事故的責任，一旦發(fā)生建筑事故，可以根據(jù)施工檔案來進行責任調(diào)查，并作出合理的解決措施。所以說，建設工程檔案的管理工作是非常關鍵的，是具有實際作用的工作。

四、結(jié)束語

綜上所述，建筑工程中的檔案管理工作是非常關鍵的，有效的檔案管理可以為建筑施工提供有效的參考依據(jù)。無論是在建筑施工中的哪一個環(huán)節(jié)，檔案的完善管理都是非常有必要的，是整項工程項目的重要記錄，檔案中是關于建設工程本身的各項關鍵數(shù)據(jù)以及核心的建筑資料，檔案的質(zhì)量好壞決定著建筑工程整體的施工質(zhì)量，是保證建筑資源有效利用的關鍵。所以說，在進行建筑工程施工時，一定要加強檔案管理的規(guī)范性，提高檔案管理人員的工作能力，進一步推動建設工程檔案管理工作的有效落實。