提升事業單位檔案管理信息化建設的對策研究

吳蘇日塔拉圖

（內蒙古自治區興安盟學生資助管理中心，內蒙古 烏蘭浩特 137400）

檔案信息工作是聯系過去、現在和將來的重要環節紐帶。事業單位檔案管理是公共事業單位管理的重要組成部分，是提高事業單位工作質量和效率的必要條件。在現代事業單位的發展中，檔案信息化建設對于事業單位檔案管理具有重要意義。

一、當前事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

（一）檔案管理人員對信息化技術的掌握程度較低

從當前國內事業單位中從事檔案管理工作信息化建設的人員組成情況來看，由于受到傳統檔案管理工作的影響，整體的人員組成較為老化，這些人員在接受信息化技術方面總體的速度較慢，特別是受到長時間傳統工作思路的影響，對于檔案管理工作開展信息化建設總體有著較強的抵觸思想，這些問題給事業單位開展高質量的檔案管理工作信息化建設帶來的影響是非常巨大的。

（二）檔案管理工作制度不夠完善

從當前很多事業單位內部開展的檔案管理工作實際情況來看，其中的制度在很多方面已經相對于當前實際需求表現出較大的差距，特別是隨著當前涉及的檔案數量不斷增多，傳統的管理制度在具體運行時漏洞百出。尤其為隨著信息技術的不斷融入其中，其中很多的條款就應當根據技術的更新而進行調整，但是從實際開展情況來看，這些管理制度并沒有得到及時的更新，限制了信息化技術在具體的檔案管理工作中的使用水平。

（三）檔案信息作用發揮不明顯

檔案資料不單純是信息的保存，其主要作用是對原始資料的查找以及未來決策提供依據，尤其是在重要性決策時能夠發揮檔案資料的信息作用。同時，由于檔案管理具有保密性的特點，造成的信息利用率不高。事業單位如果不能充分認識到檔案管理的實質作用，不能充分發揮檔案資料的利用效果，會造成檔案管理的信息化建設得不到發展和提升。

二、提升事業單位檔案管理信息化建設的對策

（一）加強檔案管理專業培訓

針對當前事業單位檔案管理方法落后這一問題，檔案管理工作人員要積極對傳統檔案管理方式進行改革和創新，將現代信息技術融入到傳統檔案管理工作中，以此逐步推進信息化建設。此外，為了切實提高檔案管理人員的能力和素質，單位還應對其積極進行培訓。由于傳統事業單位檔案管理人員專業知識更新不及時，大多都只具備初級的計算機使用水平，懂得高級電腦知識和操作技能的較少。此次以外，大部分檔案管理工作都是人工處理完成，不僅效率不高，而且容易出現差錯，很難滿足現代化事業單位發展的需求。為此，事業單位在開展培訓工作時，應注意為傳統檔案管理人員帶來新的能源和動力，使其更好的適應現代化事業單位檔案管理工作需要，為傳統的檔案管理隊伍注入當前新的信息科學技術。

（二）樹立起事業單位檔案管理的現代化發展意識

隨著現代社會各種高新技術的發展和應用，很多新的思想觀念也隨之涌現，檔案管理工作也必須做到與時俱進，通過利用各種有效途徑來不斷對自我管理進行優化。事業單位檔案管理人員為此必須要樹立起現代化的檔案管理發展意識，不斷開拓進取，從而改變傳統的檔案管理方式，實現電子一體化的檔案管理目標，以此推進事業單位檔案管理工作的信息化發展，存進檔案管理人員應用現代信息技術來實現檔案管理信息化建設。

（三）完善檔案管理基礎設施

在事業單位檔案信息化建設過程中，需要重視各項基礎設施的建設。一是健全檔案管理制度。事業單位要結合自身實際情況，建立相應的檔案管理制度，制定檔案信息化管理的各項標準與規范，如在電子文件檔案管理中，要將人員具體職責明確下來。二是提升自動化辦公水平。事業單位要以計算機為基礎，利用計算機收集、整理、保管檔案資料。同時借助計算機自動檢索功能，實現對檔案的快速查找，提升其利用率。三是加強電子檔案管理工作。事業單位要從實際情況出發，以紙質檔案為依據，科學設置電子檔案，讓信息保存更加完整與全面，加強對電子檔案形成、整理和鑒定等工作的管理。

（四）明確檔案管理標準與規范

事業單位檔案內容眾多，分散保存于各個部門，同時每天會形成大量的檔案資料，管理難度很大，需要統一進行檔案的收集、整理和利用工作。這要求事業單位不斷提升檔案管理信息化水平，運用集中統一管理的模式，提升檔案管理工作的規范性。并將檔案管理信息化建設標準明確下來，規范檔案管理人員工作行為，避免浪費人力、財力和物力，為事業單位帶來更大的效益。

（五）強化檔案信息數據的安全性

在檔案管理工作中，電子設備的利用、信息化的建設體系，與傳統的檔案管理相比具有方便快捷的優勢。但檔案系統或者設備發生故障時，容易對檔案信息造成損害。所以，在強化事業單位檔案管理信息化建設進程中，要加強對檔案資料的保護，要明確專人對整個檔案管理系統及技術支持進行負責，確保檔案系統信息化管理處于有序正常的運行。同時，要加強對設備及設施資金上的投入，對檔案信息化建設進程中的弊端，要及時改正和糾正，確保檔案管理信息化工作深入發展。

結束語：

總之，事業單位做好檔案管理工作，可以促進各項工作的順利開展，并為領導制定決策提供可靠、準確的依據。對此，事業單位要及時轉變思想觀念，在檔案管理信息化建設中投入更多的資金，并加強對檔案管理人員的培訓，提升他們的綜合素質。只有這樣才能讓檔案管理工作更加科學化、規范化，讓檔案資源得到充分利用，為自身的更快發展提供全面、科學的依據。