基于共享數據中心的高校學生事務業務流程再造研究

鮑紹武 楊銳

（安徽工商職業學院，安徽 合肥 231131）

一、共享數據中心

在高校信息化建設過程中，由于建設初期缺乏統一規劃，大多數應用系統都是從部門和個人業務需求出發實施的。沒有統一的數據標準，無法共享數據。并且，同類信息存在于不同應用系統中而無法同步，業務數據無法在不同應用系統之間流動，造成諸多問題的出現。因此，在各種應用系統之間集成數據，建立統一的數據中心，實現應用系統之間的數據共享和同步，是當前高校信息化和數字化校園建設亟待解決的問題。

大學共享數據中心是一個數據平臺，可收集、處理和存儲各種共享數據，并為整個學校的各種應用系統提供共享服務。為了實現各種應用系統之間的數據共享，需要建立基于數據管理和利用的共享數據中心來存儲大量數據。同時，它有效地管理數據并提供數據訪問手段，為各種應用系統之間的數據共享提供平臺，以確保數據的實時性，完整性和一致性。高校的各類應用系統數據紛雜繁多，共享數據中心要收集處理和存儲的數據是學校各類應用系統共同的數據、各類業務相互關聯的核心的數據，以及可供進一步共享和利用的數據。

二、學生事務業務流程重構

學生事務是高校維護大學生正常學習生活秩序，促進大學生全面發展，實現高等教育目標的重要手段。我們將教學過程之外必須提供的具體事項劃分為管理學生事務和指導和服務學生事務。管理學生事務主要涉及招生，學生身份管理，日常行為管理，社區和課外活動管理獎懲管理，獎學金、助學金、貸款管理，宿舍管理，就業創業管理等；相關指導和服務學生事務涉及學生干部培訓，活動咨詢，心理咨詢，學習指導以及就業指導等。

高校涉及學生事務的業務不僅是跨部門的，也可能是跨應用系統的，有些業務在各高校的管理部門可能不同，如學生學籍有的學校是教務部門負責，有的高校是學生部門負責，共享數據中心必須打破這種部門分工和應用系統的界限，按照學生為根本的原則和學生事務自身的規律重構業務流程。

（一）新生入學報到注冊出現的一系列問題

新學生的報到工作是高校的學生事務基礎性工作之一。學生報到涉及了學生處、財務處、后勤服務管理中心、信息化建設與發展處及各二級學院等多個部門。例如，招生辦公室提供新生名冊，教務處和二級學院做出專業調整，從信息化建設與發展處得到技術支持。由于各應用系統數據不可共享，為完成新生人學報到工作，各部門之間需要進行大量的協調。招生辦公室從錄取系統載新生錄取名冊，分發給各職能部門，各部門根據應用系統需要進行整理，錄入或導入到相關應用系統。報到當天各部門在報到現場各自設置的辦公點處理新生報到事項，新生報到需要到不同部門辦理各種手續，由于新生報到時間不可預測，加上其它各種不可預期的因素，往往造成現場到處需要排長隊，場面混亂等常見的現象。

（二）新生數據處理業務流程的重構

由于高校錄取的新生不是百分之百報到，由錄取獲得的數據新生報到后還要進行處理，包括對實際報到的名冊進行整理，剔除(注銷)未報到學生，加上因特殊原因進行的專業調整，生成分專業的新生正式名冊，進行分班和編制正式學號，根據學生報到、交費或者申請綠色通道等情況進行注冊等。

（三）新生報道過程的業務重構

共享數據中心的建立為新生報到業務流程重構提供了基礎，但還要根據高校自身的新生報到事務實際和應用系統的邏輯關聯分析，實現流程的優化。招生部門的新生錄取數據是迎新數據的基礎，迎新工作可以直接利用招生錄取下載的數據，招生辦公室將新生數據提交給學籍管理部門編制臨時學號，并導入到共享數據中心生成新生主題數據。新生主題數據生成后，共享數據中心按照預先設置好的調度流程將學生信息推送到其他應用系統，實現新生報到前數據的初始化工作。

新生報到現場出現混亂的根本原因是報到手續繁雜，需要到不同部門辦理手續，為此應該建立新生報到一站式服務，也就是新生僅需到院系一次性辦理入學報到手續。共享數據中心的建立和數據流程的重構為新生報到一站式服務提供了基礎，在此基礎上對迎新現場的報到業務流程進行整合和重構實現一站式服務。

（四）新生學籍注冊流程重構

新生報到的信息同步到共享數據中心后，共享數據中心可以基于學籍注冊業務的要求進行注冊條件判斷，符合條件的新生在學籍管理系統中自動生成注冊信息，不符合注冊條件的新生則自動生成”未注冊”通知，通過郵件發送相關的院系學生管理人員或新生本人。

（五）學籍數據更新流程重構

新生學籍正式生成后，若學生信息發生變更，需要在不同應用系統中做相應的同步更新，如學生臨時學號采用教務處最終確定的正式學號學生專業與班級的調整等屬于批量信息變更，而個別學生的身份信息的變更屬于個別變更。無論批量信息變更還是個別信息變更，共享數據中心都可以捕捉學生學籍系統學生信息的變化，實時更新學生信息的數據，更新后再將這種變化推送到相關聯的其他應用系統，實現數據的自動同步更新。

結束語：高校學生事務業務繁多，涉及面廣，工作量較大，高校應借助于校園數字化的良機和共享數據中心建設的基礎，針對學校的實際，優化和重構學生事務的業務流程，大大降低了學生事務的復雜性，提高工作效率，減少對學生管理的負擔。