關于新時期報社檔案管理工作的思考

李紅

（濰坊日報社，山東 濰坊 261041）

前言：網絡信息時代下，加速了報社產業發展，在報社工作實踐中會產生大量圖表、照片、稿件等資料，具有信息豐富、增長速度快的特點。檔案管理工作是指進行報社工作中各類信息的收集和整理，隨著報社運營中信息量的增多，需要創新檔案管理方法，以提高檔案管理水平為主，完善構建管理體系。

一、新時期下做好報社檔案管理的重要性

報社檔案是指對本地以及本單位歷史信息的記錄，能客觀反映地域發展規律和人民生活習俗，相較于其他檔案來講具有明顯應用價值，需要做好檔案資料整理，確保檔案資料在報社工作中的有效應用，發揮報社檔案資料在國家及社會發展上的參考價值。因此，加大對報社檔案工作改進手段的研究是必要的，是保證檔案信息可靠的關鍵[1]。新時代背景下，科技進步為檔案管理措施的優化提供了技術保障，具體體現在數據篩選及整合效率提高上。面對大量的檔案資料信息，利用大數據技術、數據挖掘技術等，可提高信息處理效率，逐漸完善檔案資料，為工作人員提供準確、有效的數據信息。計算機技術在報社檔案管理中的廣泛應用，提高了數據共享質量和范圍，在報社管理水平提升上有著促進作用，推動了報社改革。今后報社檔案管理將更加注重管理信息化及現代化，加大計算機設備的使用，從而提高管理效率、加強檔案資料信息的保密性。

二、新時期下增強檔案管理效果的對策

信息技術的發展，為報社檔案管理效率及質量的提升提供了基礎條件，為了取得理想的管理效果，要注重信息技術在檔案管理中的充分利用，將先進技術貫徹在檔案資料收集、整理、分析和存檔各個階段。在人工管理和電子管理相結合的條件下，建立系統的檔案管理體系，能提高報社檔案利用價值。下面本文將具體分析新形勢下報社檔案管理措施。

（一）提高檔案管理認識

檔案管理主要任務在于保證檔案資料的完整性和準確性，要求管理人員具有較好責任心和管理意識，能規范檔案管理及使用操作，是發揮檔案資料使用價值的基本條件。實際管理工作中，在保證不丟、不亂、不壞的前提下，做好資料分類，不僅能提高檔案信息有效性，還方便了之后檔案資料的使用。當前報社檔案管理大多是在網絡平臺上進行的，為了提高數據安全性，要求工作人員能掌握計算機設備操作技巧，并在實踐中積累經驗，做好檔案保密工作。檔案管理工作開展質量的好壞與管理人員素質水平有緊密聯系，為了保證報社檔案管理作業高效開展，應從管理隊伍素質培養出發，通過組織實踐活動，使其了解檔案管理實際意義，并能形成較高的職業素養、責任意識，全身心投入到管理工作中。

（二）重視培訓活動的組織

檔案管理人員是報社檔案管理計劃的踐行者，管理人員對檔案管理工作的了解程度及其自身水平，會直接影響檔案管理效果。因此，應將管理人員培訓教育作為報社檔案管理工作發展主要方向，結合崗位職能，制定針對性培訓方案，為管理人員具體闡述不同管理階段的管理手段和信息收集范圍等，明確管理步驟，為之后管理工作順利展開奠定基礎。另外，應培訓管理人員能規范使用計算機設備，減少人為操作失誤引起的數據安全風險事件。同時要求工作人員具有一定計算機專業知識，能及時發展設備故障問題。

（三）加大檔案硬件投入

從報社檔案管理要求和特點來看，現代化建設將是報社檔案管理主要發展方向，應加大在檔案硬件上的投入，確保檔案管理信息化建設的不斷推進，能實現管理手段的完善，通過計算機軟件的合理利用，解決傳統檔案管理不及時和操作失誤的問題[2]。實踐表明，在線檔案管理相較于人工管理有明顯優勢，單位管理者應加大在檔案管理體系信息化建設上的資金投入，定期維護計算機設備，并及時更新管理硬件，在上述措施落實下，為檔案管理提供工具，進而逐步提高檔案管理效益。同時，檔案管理工作高效展開的關鍵在于報社工作信息及時共享，如目前大多數報社單位構建了統一的內部管理網站，各部門做好工作記錄并將數據及時上傳到網站中，將檔案信息存儲到數據庫中，是應用效果顯著的管理模式。

（四）注重檔案編研整理

加大對檔案編研整理的重視，有助于提升檔案管理科學性，是進行檔案管理時要重點考慮的內容。報社檔案管理人員要自覺發展自身能力及素養，學習先進管理手段，確保自身崗位職能的充分發揮，為報社檔案管理事業改革作出貢獻。并且在管理人員技能提升的基礎上，為管理規劃的執行提供了條件，管理人員能根據自己對檔案的了解程度，進行檔案資料分類整理，并將檔案信息以數字信息的形式存儲到數據庫中，建立相應的搜索機制，提高數據查找效率，避免出現檔案資料混亂、使用效果低下的現象。檔案資料對報社事業發展有著重要作用，因此，應從日常工作中提煉有價值信息，豐富檔案資料內容，達到系統展開檔案管理的目的。同時，應盡快完善報社檔案管理有關制度，利用制度依據作用，有機銜接各個管理環節，提高管理操作的規范性，從多個渠道收集檔案資料信息。面對大量檔案信息時要做好科學歸檔，突出管理重點，是新時期下對檔案管理工作的根本要求。

結論：綜上所述，科學技術的進步，使得報社工作中會產生大量信息化內容，要做好這些內容的整理和存儲，以便發揮資料信息在之后工作優化開展中的參考作用。新的時代背景下，檔案資料重要性更加凸顯，現代報社檔案管理，不僅注重管理質量，還要提高管理效率，突出檔案管理在報社事業改革上的積極作用。