報業檔案數字化管理優勢分析與管理策略

周亮亮

（濰坊日報社，山東 濰坊 261041）

引言：在新媒體技術應用之前，報業檔案的利用流程較為繁瑣，因此被利用的情況相對較少，但是在實現檔案數字化管理之后，檔案的閱覽和利用變得十分簡單。與此同時，部分報社還配置了備用服務器，在最大限度上保證了檔案數字化管理的效果。因此，對報業檔案數字化管理優勢和策略進行分析，具有重要的意義。

一、報業檔案數字化管理的內容

報業檔案數字化管理主要有以下方面的內容：

1.實現與數字技術的有效結合。目前，新媒體逐漸受到了人們的認可，大有取代傳統媒體之勢，現代人喜歡利用新媒體采集和獲取各類的信息。而報業作為專業的信息采編機構，擁有專業的采編人才，因此，在信息采編和解讀分析上的優勢十分明顯。而應用數字化檔案管理系統，可以將各類資源整合到一起，充分發揮數字化技術的應用優勢[1]。

2.與傳統技術進行結合，建立報業檔案管理數據庫，對以往的信息收集和處理職能進行強化，對信息資源進行堅實。此外，同傳統媒體進行合作，還能對新聞內容進行豐富和拓展，有利于激發讀者的興趣，從而促進報業的發展。

二、報業檔案數字化管理的優勢

（一）有利于提高經濟效益

與報業檔案傳統的管理方式相比，數字化管理方式有利于節省成本，提高經濟效益。傳統檔案多以紙質檔案為主，管理流程十分繁瑣，需要大量的人力和物力支持，加大了管理成本，而且在保存時，需要占用非常大的空間。查閱和調用檔案資料，需要進行多次復印，如果操作不慎，還容易損壞檔案。而數字化管理則有效解決了這些問題，通過數字化技術和信息化技術的使用，可以縮減管理流程，節省人力和物力的使用成本，經濟效益也會隨之提升。

（二）能夠使檔案辦公效率得到提升

報業實現檔案數字化管理之后，可以將每個工作人員的行為作為依據，設置不同的輔助功能。例如：記者在采寫新聞時，就可以使用檔案數字化管理系統的錄入、上傳和查閱最新事件的功能；如果記者想要改進已經上傳的新聞，則可以依靠自身的權限，對已經上傳的新聞內容進行修改；同時，記者也可以利用服務器，打印檔案信息。這些操作都可以在線上進行，與傳統的線下利用和管理方式相比，檔案數字化管理的效率無疑更高。

（三）有利于資源共享和加強交流

檔案數字化管理系統的應用，可以將報社內各個部門和同行業之間，通過局域網連接為一個整體，有利于報業工作人員之間的交流，可以利用局域網實現資源信息的呼喚和共享，檔案利用效率也會得以顯著提升。尤其是對報業來說，報業的發展離不開信息資源的支持，掌握了第一手的信息，才能增強報紙的吸引力和競爭力，與傳統信息收集方式相比，數字化管理在信息收集和共享方面更具優勢，打破了時間和空間的限制。

（四）使文件安全性得到提升，有利于檔案的長期保存

首先，通過權限模式的設置和認證，報業檔案數字化管理的安全性將會大大提升，因為只有具備權限的工作人員，方能對檔案進行查閱和傳輸，有利于防止檔案的泄漏。第二，如果全部檔案都以紙張作為保存形式的話，如果長期放置，紙張容易出現損壞，報業檔案會因此而遺失。而檔案數字化管理則可以避免這一問題的產生，只有做好備份和保存工作，且保證服務器的正常運轉，那么就可以實現檔案的長久保存。

三、報業檔案數字化管理策略

（一）轉化紙質檔案，并做好安全防護工作

首先應該將報業紙質檔案轉化為數字化資源，將其上傳至數據庫，并根據檔案的類別，設置相應的欄目，做好電子檔案的歸檔工作，在歸檔過程中，應該遵循標準的流程，并應用安全防護措施，保護電子檔案的安全，避免電子檔案在保存和轉化過程中丟失和泄漏，工作人員應該對電子檔案進行備份。與此同時，還要設置防火墻，并安裝殺毒軟件，防止電子檔案數據庫受到木馬病毒的威脅。在數字化管理時，應該對現代科學技術進行充分的使用，對報業檔案處理方法進行優化和創新[2]。例如：移動互聯網技術和設備的應用。通過對檔案處理技術的優化和創新，能夠使數字化檔案管理效率和質量得到提升。

（二）存儲和應用

在科學技術發展的推動下，網絡技術實現了飛躍式的發展，硬盤、內存卡等存儲設備為電子檔案保存提供了充足的空間。基于此，報業檔案數字化管理必須對這些設備和技術進行應用，實現對電子檔案的存儲。工作人員應基于這些技術，對檔案資料恢復、信息備份和數據采集工作進行研究，并利用現代存儲技術，解決以往電子檔案存儲中存在的問題。在制定電子文檔格式時，盡量統一標準，確保電子檔案的通用性。

（三）做好檔案資料的數字化

在物聯網技術的支持下，檔案資料數字化取得了顯著的發展成果。尤其是電子標簽技術的應用，使數字檔案管理效率顯著提升，無線通信識別能力是該技術的主要特點，具體表現為利用無線通信，設備電子標簽。將其應用于電子檔案管理，可以將原始紙質檔案錄入至電子檔案室，然后利用標簽，將檔案的全部信息進行提取。例如：檔案資料的放置地點、編號、名稱和歸檔等等，無需手動操作，就可以實現對檔案的高效處理。電子標簽技術能夠遠距離的感知檔案，具有非常強的靈活性和適應性，在報業檔案數字化管理中取得了十分廣泛的應用。

結論：綜上所述，在新媒體時代下，報社應該基于數字化技術和信息化技術，對檔案管理方式加以創新和優化，建立數字化檔案管理體系，以解決傳統檔案管理方式中存在的不足，從而促進報社的發展。